Tránh nhầm lẫn và phức tạp
Trong thế giới phức tạp ngày nay, sự đơn giản là rất quan trọng. Rất nhiều thứ cạnh tranh để thu hút sự chú ý của mọi người, càng đơn giản, càng tốt.
Đơn giản giải thích lý do tại sao slogan lại rất quan trọng. Khi bạn nghe “Just do it” bạn sẽ nghĩ đến thương hiệu Nike và tất cả những thứ liên quan đến nó – Michael Jordan, không khí, chạy, chất lượng cao, hiệu suất cao, đổi mới, v.v..Có thể bạn sẽ không tin được sức mạnh ba từ đó lớn đến thế nào.
Khi nhìn thấy một số tài liệu quảng cáo, cái nào bạn sẽ nhận lấy/ nhặt lên – quảng cáo nhiều từ viết bằng giấy in nhỏ hay quảng cáo với nền đậm và chỉ một vài từ khóa? Thông điệp càng đơn giản càng có nhiều tác động – và càng thu hút sự chú ý của ai đó.
Chi tiết không bao giờ ngắn. Mọi người thường tìm kiếm thông tin chi tiết sau khi có điều gì đó hấp dẫn họ. Để thu hút sự quan tâm, bạn cần một cách tiếp cận đơn giản.
Mục lục
Khi nào đơn giản sẽ đem lại hiệu quả
Thật khó để đơn giản. Có quá nhiều thứ bạn muốn truyền thông và bạn không muốn bỏ qua bất cứ điều gì. Mọi người thường có xu hướng quên việc để truyền đạt hiệu quả một điều gì đó, trước tiên bạn cần chia nhỏ nó xuống thành những điều cơ bản.
Hãy xem đoạn văn sau:
Về cơ bản, thông điệp quan trọng mà bạn cần hiểu thường ít hơn có thể nhiều hơn một chút. Khi bạn nghĩ một cái gì đó giống như cấu trúc câu, bạn càng sử dụng ít từ, câu đó có khả năng sẽ tốt hơn. Khi bạn có khá nhiều câu tốt hơn bạn sẽ cải thiện khả năng hiểu biết hơn.
Bây giờ chúng ta hãy đọc lại và rút ngắn đoạn cuối:
Càng đơn giản càng có lợi. Ví dụ, trong một câu, ít từ hơn có thể dễ hiểu hơn.
Bạn thích đoạn văn nào và hiểu đoạn nào hơn?
Nguyên tắc KISS thường được sử dụng để truyền đạt khái niệm này. KISS là viết tắt câu “Keep It Simple, Stupid”. Các biến thể khác là “Keep It Simple, Silly”, “Keep It Short and Sweet” và “Keep It Simple, Sweetheart”. Dù bạn đang đánh vần nó như thế nào nhưng thông điệp nó rất đơn giản đầy mạnh mẽ.
Nhưng KISS không chỉ hữu ích trong giao tiếp, nó còn có vai trò quan trọng trong thiết kế và suy nghĩ: những thứ càng phức tạp, càng ít người hiểu được. Hơn nữa, có nhiều khả năng sẽ dẫn đến sai lầm, ý chính có thể bị bỏ qua và mọi người hiểu sai điều gì đó.
Nguyên tắc KISS
Có nhiều cơ hội xung quanh mà chúng ta có thể áp dụng nguyên tắc KISS. Cho dù bạn đang cố gắng tạo ra sản phẩm dễ sử dụng, tinh giản quy trình hay truyền đạt thông tin quan trọng, lúc này một cách tiếp cận đơn giản sẽ đem lại hiệu quả cao nhất.
Một câu hỏi thường xuyên xuất hiện là: “Nếu đơn giản là hiệu quả, vậy tại sao chúng ta không nhìn thấy nó thường xuyên hơn?” Câu trả lời là làm cho mọi thứ đơn giản không phải là giảm hay làm ít hơn chỉ để loại bỏ về mặt khối lượng hay số lượng. Mà đó là việc cắt giảm để làm sáng tỏ và đạt được ý nghĩa thực sự, mà cần rất nhiều suy nghĩ và phân tích.
Đơn giản không nhất thiết là ít hơn và nó không có nghĩa là hời hợt hay ngu ngốc. Đơn giản là sự vắng mặt của các yếu tố không cần thiết. Và thử thách là tìm ra những điều không cần thiết đó.
Ví dụ, vẽ sơ đồ sẽ mất nhiều nỗ lực hơn là viết một bản tóm tắt. Hãy nghĩ tới tác động của kết quả cuối cùng. Cụm từ “một bức tranh nói lên ngàn từ” là bằng chứng rõ ràng về sức mạnh của KISS.
Áp dụng KISS vào công việc
Chọn những từ ngữ cẩn thận trong giao tiếp bằng văn bản kể cả khi bạn cố gắng viết email hiệu quả:
- Rõ ràng về điều bạn muốn nói.
- Sử dụng tiêu đề nhấn mạnh thông tin quan trọng.
- Đọc lại thông điệp và loại bỏ các từ, thông tin không có giá trị
Định dạng tác phẩm hiệu quả:
- Sử dụng nhiều không gian trắng.
- Làm nổi bật hoặc nhấn mạnh từ và khái niệm chính hoặc sử dụng định dạng bôi đậm.
- Hiểu đối tượng và mục tiêu, phát triển giao tiếp phù hợp.
Tạo bài thuyết trình đơn giản và hiệu quả:
- Giữ thông tin ngắn gọn và trực tiếp.
- Tạo hỗ trợ trực quan gọn gàng và dễ đọc.
- Sử dụng tài liệu hướng dẫn để trình bày chi tiết.
- Giảm thiểu sự phân tâm để giữ mọi người tập trung.
Tập trung giải quyết vấn đề:
- Sử dụng kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ đưa vấn đề vào đúng góc độ.
- Sử dụng cải tiến liên tục để đơn giản hóa hệ thống và quy trình.
- Tạo ra hệ thống hỗ trợ khuyến khích mọi người tìm kiếm cơ hội cải thiện hiệu quả. Tham khảo bài viết về Kanban và Just In Time.
Hãy nhớ khiêm tốn. Đừng quá kiêu ngạo hay quyết đoán. Nếu không khi bạn muốn chứng minh bản thân, bạn có thể làm quá nhiều. Nếu không biết khi nào nên ngừng nói chuyện trong một cuộc họp hay đang cố gắng quá mức để thuyết phục ai đó làm thế nào để tài giỏi hơn, bạn có thể sẽ bị xem là ngu ngốc.
Cho thấy bạn thực sự thông minh bằng cách nói cho mọi người biết những gì họ cần làm một cách nhanh chóng và đơn giản – những người cố gắng phóng đại kiến thức, kỹ năng của mình có thể mất rất nhiều thời gian. Khối lượng những gì bạn nói, viết hay làm ít quan trọng hơn giá trị bạn truyền đạt.
Những điểm chính
Đơn giản không dễ dàng. Bạn phải suy nghĩ và lên kế hoạch những điều muốn nói, muốn làm và hiểu tại sao bạn nói hay làm điều đó. Khi bạn tập trung cao độ vào đầu ra hay kết quả của nỗ lực bản thân, bạn có thể điều chỉnh hành động theo mục tiêu cụ thể và các yếu tố quan trọng nhất.
Chi tiết xuất hiện vào thời gian và địa điểm thích hợp. Nếu bạn mắc kẹt với chi tiết quá sớm, nó sẽ trở nên ít hiệu quả hơn và khiến thông điệp khó hiểu.
Bằng cách giữ thông điệp đơn giản, nó đem lại tác động lớn nhất và tạo ra giá trị nhất. Đừng cố gắng nói hay làm tất cả mọi thứ – tập trung nhiều hơn vào những điều thực sự cần nói, làm.
Khi bạn có thể thay đổi một cái gì đó phức tạp thành đơn giản, bạn đã thực sự tạo thêm giá trị!
Áp dụng vào cuộc sống
Nghĩ lại các tình huống tại nơi làm việc, khiến bạn quá tải và làm việc quá sức. Bạn có nghĩ cách đơn giản hóa cách thực hiện công việc? Có bất kỳ chức năng hay bước nào có thể loại bỏ? Và liệu bạn có thể ủy thác nó?
Khi chuẩn bị bản báo cáo tiếp theo, hãy nhớ nguyên tắc KISS. Tìm cách rút ngắn và tập trung vào thông điệp của bạn. Tìm hiểu xem điều gì sẽ thu hút sự chú ý của người nghe. Cắt giảm thông điệp xuống những điều cơ bản và để người nghe đặt câu hỏi.
Khi giải quyết vấn đề, sử dụng kỹ thuật 5 Whys như một trong những cách tiếp cận đầu tiên của bạn. Tìm nguyên nhân gốc rễ và đơn giản hóa vấn đề càng nhiều càng tốt.
