Bài viết

12 Th12 2019

Đưa ra quyết định với đội nhóm

Đạt được sự đồng thuận để đưa ra quyết định tốt hơn

Mặc dù nhiều quyết định hàng ngày chúng ta đưa ra khá đơn giản, nhưng một số thì không. Những quyết định này cần thu thập một số lượng lớn thông tin, khám phá nhiều ý tưởng khác nhau và rút ra  kinh nghiệm.

Và hậu quả của một quyết định cho dù đúng hay sai đều ảnh hưởng rất lớn đến cả nhóm hoặc tổ chức.

Vì vậy, các nhà lãnh đạo nên quyết định, suy nghĩ về các vấn đề một cách cẩn thận và hành động vững chắc?

Có một giới hạn về số lượng thông tin mà một cá nhân có thể xử lý và giới hạn số lượng quan điểm một người có thể có. Nhiều quyết định cần có sự tham gia đầy đủ của cả nhóm để khám phá vấn đề, cung cấp đầu vào và đưa ra sự lựa chọn cuối cùng. Như bạn đã từng thấy, đội nhóm thường đưa ra quyết định tốt hơn so với làm việc cá nhân. Đây là một trong những lý do chính vì sao các công ty thường có hội đồng quản trị nơi những quyết định quan trọng được đưa ra.

Hơn nữa, nhiều quyết định cần sự đóng góp từ những người bị ảnh hưởng và thật khó nếu mọi người không tham gia vào quá trình ra quyết định.

Vấn đề là khi bạn đưa người khác vào quá trình ra quyết định, bạn phải tiếp cận nhiều quyết định khác nhau. Những cách tiếp cận này tùy thuộc vào một số yếu tố khác nhau, bao gồm:

  • Kiểu quyết định.
  • Thời gian và nguồn lực sẵn có.
  • Bản chất của nhiệm vụ đang được thực hiện.
  • Môi trường mà nhóm muốn tạo ra.
  • Số lượng người tham gia góp ý cần thiết

Hiểu lý do tại sao và làm thế nào tốt nhất để đưa ra quyết định cho nhóm là một kỹ năng quan trọng. Chúng tôi sẽ cho bạn thấy một số  công cụ chính mà bạn có thể sử dụng khi muốn toàn bộ đội nhóm tham gia vào quá trình ra quyết định.

Thách thức của Quyết định Nhóm

Để đội nhóm tham gia đóng góp là một thách thức và phải mất khá nhiều thời gian. Nếu bạn đặt 3 người trong một căn phòng, bạn thường nhận được bốn ý kiến. Mọi người thường nhìn nhận vấn đề khác nhau – và tất cả họ đều có kinh nghiệm, giá trị, tính cách, phong cách và nhu cầu khác nhau. Do đó để đạt được sự đồng thuận bạn cần sử dụng các chiến lược ra quyết định nhóm.

Khi bản chất là thời gian, một quyết đinh tốt là cái được thực hiện nhanh chóng. Điều đó thường không xảy ra với việc ra quyết định theo đội nhóm. Và khi một hoặc hai người có khả năng chuyên môn cần thiết đưa ra quyết định, không có nghĩa là phải tham gia cả nhóm – các chuyên gia cung cấp hầu hết các ý kiến đóng góp và đưa ra quyết định cuối cùng.

Tuy nhiên, nếu tình huống phức tạp và có thể dẫn đến hậu quả không tốt, lúc này cam kết và sự đồng thuận là rất quan trọng và khi các thành viên trong nhóm có thể làm việc cùng nhau thì quyết định của nhóm thường là tốt nhất.

Mẹo:

Nếu hướng đi không rõ ràng, hãy xem bài viết về Mô hình Quyết định của Vroom. Mặc dù nó khá phức tạp nhưng sẽ mang lại cho bạn một cây quyết định được suy nghĩ cẩn thận để bạn có thể sử dụng xử lý vấn đề thành công.

Phương pháp Đồng thuận Nhóm

Khi toàn bộ nhóm cần phải tham gia vào quá trình này, bạn cần phải khám phá các mô hình ra quyết định đồng thuận. Với việc này, mỗi thành viên trong nhóm đều có cơ hội để cung cấp ý kiến. Tất cả các thành viên thảo luận các lựa chọn thay thế cho đến khi họ đồng ý về một giải pháp.

Với sự đồng thuận, thường có sự thỏa hiệp. Không phải ai cũng có được mọi thứ họ muốn trong quyết định cuối cùng. Tuy nhiên, vì mọi người đều có ý kiến hợp lý nên quyết định cuối cùng đạt được là điều mà tất cả mọi người đều muốn.

Hãy xem xét một số chiến lược ra quyết định nhóm sau đây.

Bảo đảm sự tham gia

Quyết định đồng thuận phụ thuộc vào việc lắng nghe ý kiến mọi người. Trong tình huống đội nhóm, điều đó không phải lúc nào cũng xảy ra tự nhiên: những người quyết đoán có xu hướng lấn át. Thành viên khác ít quyết đoán hơn thường cảm thấy bị hăm dọa và không phải lúc nào cũng lên tiếng, đặc biệt khi ý tưởng của họ khác biệt so với quan điểm phổ biến. 

Kỹ thuật bậc thang giúp bạn quản lý những khác biệt này. Mỗi thành viên trong nhóm nghĩ về một vấn đề và từng người giới thiệu ý tưởng mới cho lãnh đạo nhóm. Sau khi hai người đầu tiên trình bày ý tưởng, cả nhóm sẽ thảo luận với nhau. Sau đó, người lãnh đạo bổ sung thêm một người thứ ba, người này trình bày ý tưởng của mình trước khi nghe 2 ý tưởng trước. Chu trình trình bày và thảo luận này tiếp tục cho đến khi cả nhóm có cơ hội đưa ra ý kiến ​​của mình.

Lợi ích của quá trình này là mọi người đều cảm thấy được lắng nghe và thừa nhận. Khi tất cả các ý tưởng đã được trình bày, nhóm tìm cách thu hẹp các lựa chọn và đưa ra quyết định.

Bỏ phiếu đồng thuận

Bỏ phiếu là một phương pháp phổ biến để đưa ra quyết định và là một cách tiếp cận tốt khi cân nhắc giữa 2 hoặc 3 lựa chọn.

Thật không may, nó trở nên kém hữu ích khi có nhiều lựa chọn – tưởng tượng một cuộc bầu cử, mọi người chỉ có một phiếu để lựa chọn giữa 8 ứng cử viên:  một ứng cử viên có thể giành chiến thắng với ít nhất là 13 % phiếu bầu. Điều này có thể dẫn đến 87% những người bầu cho 7 người còn lại cảm thấy rất không hài lòng.

Multi-voting có thể giải quyết vấn đề này. Qua một số vòng bỏ phiếu, các cá nhân được cung cấp một số lượng phiếu nhất định để phân bổ cho các lựa chọn khác nhau mà họ muốn. Về cơ bản, họ đưa ra trọng số cho lựa chọn của mình. Họ có thể đưa ra phiếu bầu cho mỗi trong số các khác nhau hoặc tất cả phiếu bầu cho một lựa chọn hoặc kết hợp 2 hình thức trên. Sau khi đã bỏ phiếu, những lựa chọn có số phiếu bầu cao nhất sẽ được đưa vào vòng tiếp theo, cho tới khi người chiến thắng xuất hiện.

Phương pháp này cho phép nhiều người tham gia vào quyết định cuối cùng.

Thiết lập ưu tiên nhóm

Một tình huống tương tự là khi bạn cần ưu tiên để thiết lập các lựa chọn thì mọi người lại có quan điểm khác nhau và không có khuôn khổ khách quan nào để quyết định. (Tình huống này thường xảy ra khi mọi người đang phân bổ nguồn lực giữa các dự án cạnh tranh.)

Ở đây, Hệ thông đếm của Borda  cung cấp một khuôn khổ hiệu quả để sắp xếp các ưu tiên và chọn ra lựa chọn phù hợp nhất với những ưu tiên đó. Đầu tiên, đội nhóm thảo luận vấn đề, sau đó các thành viên thu hẹp vấn đề thành những lựa chọn chính họ phải đánh giá. Từ đó, mỗi người tham gia xếp hạng các lựa chọn hàng đầu của họ. Nhóm đánh giá kết quả xếp hạng cho mỗi giải pháp thay thế và chọn ra lựa chọn có xếp hạng cao nhất sẽ trở thành lựa chọn ưu tiên của nhóm.

Đóng góp ẩn danh

Đôi khi, những người có chuyên môn sâu không thích làm việc cùng nhau. Số khác, mọi người có thể cần thảo luận vấn đề thực tế nhưng không hấp dẫn, lúng túng. Trường hợp khác, các đề xuất cần được phát triển và khám phá một cách chi tiết, phù hợp với xem xét và phân tích cá nhân ngoài cuộc họp.

Đối với những tình huống này, quản lý quy trình ra quyết định theo cách đóng góp ẩn danh và từ xa giúp bạn tránh được các tình huống khó xử và đạt được một quyết định tốt.

Với phương pháp Delphi, người điều phối giúp người  tham gia brainstorming các giải pháp và gửi ý tưởng “ẩn danh” – các thành viên khác không biết người gửi ý tưởng. Người hướng dẫn thu thập và sắp xếp thông tin, trình bày cho người khác để phát triển, phê bình và sàng lọc cho đến khi mọi người đồng ý với lựa chọn cuối cùng và đưa ra quyết định.

Tiến hành thảo luận như này rất tốn thời gian và bạn cần một người điều phối có kinh nghiệm giúp các cá nhân đến với nhau, tìm ra giải pháp. Nhưng kết quả thường là một quyết định cuối cùng đã được nghiên cứu và hỗ trợ bởi mỗi thành viên trong nhóm.

Lợi thế khác của Phương pháp Delphi là loại bỏ tư duy tập thể.Trong một số trường hợp, sự gắn kết và đồng thuận của nhóm quan trọng hơn việc đưa ra quyết định đúng. Nếu tư duy tập thể không được thừa nhận và khắc phục, nó có thể dẫn đến những quyết định nghèo nàn và đem lại hậu quả tiêu cực nghiêm trọng.

Những điểm chính

Quá trình ra quyết định nhóm thường tốn nhiều thời gian, có nghĩa là bạn nên chuẩn bị kỹ càng và đúng cách. Trước khi cho toàn đội tham gia vào quá trình ra quyết định, đảm bảo nó thích hợp, đủ thời gian cần thiết và nguồn lực có sẵn.

Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm có thể cam kết nhiệt tình hơn thông qua sự đồng thuận. Sử dụng nhiều kỹ thuật được đưa ra trong bài viết, bạn có thể đạt được điều này.

Chia sẻ cho Đồng nghiệp, nếu bạn thấy hữu ích!

hướng dẫn okr cho ceo
shares