Học cách Ưu tiên rủi ro
Quản lý rủi ro là một chức năng quan trọng trong các tổ chức ngày nay. Các công ty với các dự án ngày càng phức tạp và nhiều tham vọng và những dự án đó phải thành công, trong môi trường bất ổn và đầy rủi ro.
Là một người quản lý có trách nhiệm, bạn cần nhận thức được những rủi ro này. Có nghĩa, bạn cần giải quyết tất cả các rủi ro mà dự án có thể gặp phải? Có lẽ là không, hầu hết, nó tốn kém quá nhiều, cả về thời gian và nguồn lực.
Thay vào đó, bạn cần ưu tiên rủi ro. Nếu làm việc này một cách hiệu quả, bạn có thể tập trung phần lớn thời gian và công sức vào những rủi ro quan trọng nhất.
Biểu đồ phân tích rủi ro dự án giúp bạn xác định rủi ro cần chú ý.
Làm thế nào để sử dụng công cụ
Biểu đồ phân tích rủi ro được xây dựng dựa trên nguyên tắc, đó là một rủi ro có hai nội dung:
- Xác suất – Rủi ro là một sự kiện “có thể” xảy ra. Xác suất xảy ra nó nằm trong khoảng trên 0 – 100%. (Lưu ý: Xác suất xảy ra rủi ro không thể là 100 %, bởi nếu vậy thì đây là một điều chắc chắn, chứ không phải là một rủi ro. Và nó không thể là 0 %, nếu không nó sẽ không phải là một rủi ro.)
- Tác động – Một rủi ro, bản chất của nó luôn luôn có tác động tiêu cực. Tuy nhiên, quy mô ảnh hưởng thay đổi về mặt chi phí và tác động tới đến sức khỏe, tính mạng con người hoặc một số yếu tố quan trọng khác.
Biểu đồ phân tích rủi ro cho phép bạn đánh giá các rủi ro tiềm ẩn dựa trên 2 khía cạnh trên. Xác suất xảy ra một rủi ro được biểu diễn trên một trục của biểu đồ – và tác động của rủi ro, nếu xảy ra, biểu diễn trên trục khác.
Bạn sử dụng hai đơn vị đo lường này để vẽ biểu đồ rủi ro. Phương pháp này giúp bạn có một cái nhìn rõ ràng và nhanh chóng về thứ tự ưu tiên với mỗi rủi ro. Sau đó bạn có thể quyết định phân bổ nguồn lực cho rủi ro đặc biệt quan trọng.
Hình dạng cơ bản của biểu đồ phân tích tác động rủi ro được thể hiện trong hình 1 bên dưới.
Hình 1: Biểu đồ tác động/xác xuất xảy ra rủi ro
Các góc của biểu đồ:
- Tác động thấp/ xác suất thấp – Những rủi ro này ở góc dưới cùng bên trái và bạn thường có thể bỏ qua chúng.
- Tác động thấp/ xác suất cao – Những rủi ro này ở góc trên bên trái có mức độ quan trọng vừa phải – nếu rủi ro này xảy ra, bạn có thể giải quyết chúng và tiếp tục dự án. Tuy nhiên, bạn nên cố gắng giảm khả năng xảy ra các rủi ro này.
- Tác động cao/ xác suất thấp – Những rủi ro này ở góc dưới bên phải có mức độ quan trọng cao nếu chúng xảy ra, nhưng chúng rất khó xảy ra. Tuy nhiên, với rủi ro này, bạn nên thực hiện làm giảm tác động của chúng nếu chúng xảy ra và bạn cần có kế hoạch dự phòng kịp thời trong trường hợp chúng xảy ra.
- Tác động cao/ xác suất cao – Những rủi ro này ở góc trên bên phải, nó cực kỳ quan trọng. Đây là ưu tiên hàng đầu của bạn và là những rủi ro mà bạn phải chú ý.
Mẹo:
Trong một số ngành, bạn thậm chí cần chú ý tới những rủi ro rất khó xảy ra, ví dụ những rủi ro dẫn đến tới chấn thương hoặc mất mát ảnh hưởng tới tính mạng con người. Đảm bảo bạn chú ý tới chúng.
Để sử dụng biểu đồ phân tích rủi ro, dùng mẫu dưới đây và sau đó làm theo các bước sau.
Mẫu biểu đồ phân tích rủi ro:
- Liệt kê tất cả các rủi ro mà dự án có thể gặp phải. Liệt kê danh sách một cách toàn diện nhất có thể.
- Đánh giá xác suất xảy ra mỗi rủi ro và xếp hạng. Ví dụ, bạn có thể sử dụng thang điểm từ 1 đến 10. Chấm điểm 1 với rủi ro rất khó xảy ra và điểm 10 với rủi ro rất dễ xảy ra.
- Ước tính mức độ ảnh hưởng nếu rủi ro xảy ra. Một lần nữa, thực hiện điều này đối với mỗi rủi ro trong danh sách của bạn. Sử dụng thang điểm từ 1 đến 10, gán 1 với rủi ro có ít tác động và 10 với rủi ro có tác động lớn.
- Vẽ ra thứ tự xếp hạng rủi ro trên biểu đồ phân tích rủi ro.
- Phát triển một phản ứng với mỗi rủi ro dựa theo vị trí của nó trên biểu đồ. Hãy nhớ rằng, rủi ro ở góc dưới bên trái thường có thể bỏ qua, trong khi những rủi ro ở góc trên bên phải cần dành nhiều thời gian và sự chú ý. Đọc bài viết Phân tích rủi ro và quản lý rủi ro giúp bạn có các chiến lược cụ thể, phát triển kế hoạch đối phó với rủi ro.
Những điểm chính
Để thực hiện thành công một dự án, bạn cần xác định và tập trung sự chú ý vào những rủi ro có mức độ ưu tiên trung bình và cao, nếu không bạn có nguy cơ dàn trải nỗ lực quá nhiều và sẽ lãng phí nguồn lực khi quản lý rủi ro không cần thiết.
Với biểu đồ phân tích rủi ro, bạn vạch ra từng rủi ro – và xác định thứ tự ưu tiên cho nó. Rủi ro có xác suất cao/ tác động cao là quan trọng nhất và bạn cần nhiều nỗ lực để quản lý nó. Rủi ro có xác suất thấp/ tác động cao và xác suất cao/ tác động thấp là những rủi ro được ưu tiên tiếp theo, dù cho bạn áp dụng các chiến lược khác nhau cho mỗi loại. Rủi ro có xác suất thấp/ tác động thấp thường có thể bỏ qua.
