Định lượng ưu và nhược điểm của một quyết định

Cân nhắc quyết định với cách tiếp cận đơn giản

Nhiều người đã trải nghiệm trang thái tê liệt khi phải đối mặt với một quyết định khó khăn. Thông thường, bạn sợ đưa ra chọn lựa sai, vì vậy bạn dành rất nhiều thời gian phân tích mọi khả năng và cố gắng đi đến kết luận.

Tuy nhiên, vào thời điểm khác bạn tin rằng mình biết giải pháp tốt nhất là gì, bạn nhanh chóng đưa ra quyết định và không xem xét các lựa chọn thay thế.

Bạn có thể tránh cả hai tình huống này bằng cách cân nhắc ưu và nhược điểm của một quyết định – một chiến lược ra quyết định đơn giản nhưng hiệu quả, cho phép bạn xem xét tình hình từ các góc độ khác nhau, xem xét các giải pháp thích hợp và đưa ra một sự lựa chọn tự tin.

Trong bài này, chúng ta sẽ khám phá làm thế nào bạn có thể định lượng ưu và nhược điểm của một quyết định, từ đó đưa ra lựa chọn chính xác.

Giới thiệu về Công cụ

Cân nhắc ưu, nhược điểm có thể đẩy nhanh quá trình ra quyết định, nâng cao hiểu biết của bạn về tình hình và giúp bạn tránh tình trạng tê liệt khi đối mặt với quyết định khó khăn. Sử dụng danh sách “ưu điểm” và “nhược điểm” giúp bạn tiếp cận quyết định một cách khách quan và không để ý kiến chủ quan ảnh hưởng đến lựa chọn.

Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi ra quyết định nhóm, khi các thành viên trong nhóm ủng hộ một ý tưởng, quan điểm hay kế hoạch nào đó. Nó khuyến khích mỗi người xem xét một khía cạnh khác nhau và giúp nhóm đạt được một quyết định cân bằng và sáng suốt.

Chú thích:

Đánh giá ưu và nhược điểm rất hữu ích cho việc ra quyết định nhanh, không quan trọng, đi tiếp hay dừng lại. Tuy nhiên, khi phải so sánh nhiều lựa chọn khác nhau, hoặc khám phá một số lựa chọn sâu hơn, các công cụ ra quyết định như Ma trận Phân tích Quyết định hoặc Cây Quyết định có thể thích hợp hơn.

Làm thế nào để sử dụng công cụ

Cân nhắc ưu, nhược điểm của một quyết định là một quá trình nhanh chóng và dễ dàng.

Đầu tiên, viết quyết định ra đầu trang giấy. Tiếp theo, chia tờ giấy làm đôi theo chiều dọc, 1 bên ghi ưu điểm, 1 bên ghi nhược điểm. Sau đó, liệt kê tất cả những hiệu ứng tích cực trong cột ưu điểm và tất cả các hiệu ứng tiêu cực trong cột nhược điểm.

Có thể khá rõ ràng để ra quyết định trong giai đoạn này. Nếu không, xem xét các điểm bạn đã ghi lại và gán một giá trị dương hoặc âm cho mỗi ý. Ví dụ, điểm số +5 có thể rất thuận lợi trong khi -1 có thể không thuận lợi nhưng với mức độ nhỏ. Cố gắng quyết định khách quan nhất có thể.

Khi đã hoàn thành, tổng điểm số trong cột ưu điểm trừ đi điểm số trong cột nhược điểm. Nếu kết quả là số dương cho thấy bạn nên thực hiện quyết định và số âm cho thấy bạn nên bỏ nó.

Hãy nhớ, luôn sử dụng góc nhìn tổng quát. Nếu bạn nghi ngờ giải pháp, hãy dành chút thời gian xác định xem có bất kỳ yếu tố nào đã bị bỏ lỡ hay không.

Mẹo:

Thiết lập giới hạn thời gian trong quá trình ra quyết định nhóm sẽ hữu ích. Điều này khuyến khích mọi người brainstorming về vấn đề mà không cần phân tích quá chi tiết.

Ví dụ

Hãy tưởng tượng bạn đang quản lý bộ phận marketing của tổ chức. Một số thành viên trong nhóm muốn làm việc từ xa vài ngày trong một tuần thay vì đến văn phòng. Vì vậy, bạn cần quyết định có nên cho phép nhân viên làm việc ở nhà hay không.

Mặc dù làm việc với một nhóm ảo đem lại nhiều lợi ích, nhưng cũng đem lại một số rủi ro.

Thực hiện chính sách làm việc từ xa
Ưu điểm	Nhược điểm
Cho phép thành viên trong nhóm làm việc tại nhà giúp giảm bớt căng thẳng khi đi lại và giúp tăng năng suất.  (+5) Làm việc từ xa mang lại tính linh hoạt cao hơn, đặc biệt đối với các bậc cha mẹ và những người có trách nhiệm chăm sóc gia đình.(+4) Có thể thuê những người sáng tạo tốt ở nơi khác mà họ không cần đến văn phòng mỗi ngày.  (+4) Những người bị phân tâm bởi tiếng ồn văn phòng và gián đoạn thường xuyên sẽ làm việc tốt hơn.(+5) Kỹ năng giao tiếp của các thành viên nhóm sẽ cải thiện, ví dụ họ sẽ học cách giao tiếp hiệu quả hơn bằng email và IM. (+ 3)	Có thể khó khăn cho các thành viên khi muốn xây dựng mối quan hệ ý nghĩa, hiệu quả và sáng tạo với nhau.  (-4) Tổ chức sẽ phải chi cho các thiết bị mà các thành viên trong nhóm có thể mang về nhà. (-4) Tổ chức có thể không theo dõi được cách mọi người sử dụng thời gian.  (-3) Công ty có thể mất quyền kiểm soát dữ liệu, vì thiết bị và tài liệu bị đưa ra khỏi văn phòng. (-5) Khó lên lịch các cuộc gặp mặt trực tiếp và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. (-1)
+21	-17

Điểm số cuối cùng của bạn là +4 do đó bạn nên thực hiện chính sách cho phép nhân viên làm việc từ xa một vài ngày mỗi tuần.

Những điểm chính

Cân nhắc ưu, nhược điểm là một cách nhanh chóng, đơn giản để đưa ra các quyết định khách quan, chính xác. 

Bắt đầu bằng cách viết quyết định lên đầu tờ giấy. Sau đó, chia làm đôi theo chiều dọc, bên trái ghi các hiệu ứng tích cực và bên phải ghi hiệu ứng tiêu cực. 

Quyết định của bạn có thể rõ ràng ở giai đoạn này. Nếu không, bạn có thể gán điểm số cho mỗi ưu điểm và nhược điểm. Tổng số sẽ giúp bạn quyết định xem liệu có nên thực hiện quyết định này hay không.