Đặt các hoạt động hàng ngày của bạn dưới kính hiển vi.
Nếu bạn lo ngại về việc sử dụng hiệu quả thời gian tổ chức? Thì việc theo dõi những gì thực sự được thực hiện bởi ai, và trong bao lâu, là một cách đơn giản và dễ hiểu để có được kết quả.
Bằng cách chú ý và ghi lại các hoạt động của mọi người trong một khoảng thời gian, bạn có thể học được rất nhiều về thời gian được dành cho tổ chức của mình:
- Phần lớn thời gian trong ngày có được sử dụng có mục đích không?
- Năng lượng có tập trung vào các nhiệm vụ hướng đến mục tiêu hay trong các nhiệm vụ dễ nhất?
- Những người làm việc ở mức độ chi tiết có phù hợp không?
- Công việc có được ủy nhiệm hiệu quả không?
- Khối lượng công việc và kỳ vọng có phù hợp với nhau không?
- Phần lớn các hoạt động được lên kế hoạch hay tự phát?
Phân tích DILO là một kỹ thuật hữu ích để thực hiện việc này.
Cũng như đánh giá chi tiết tính hiệu quả của các hoạt động, phân tích DILO giúp hiểu rõ hơn về vai trò của mọi người trong tổ chức. Điều này có thể giúp các thành viên trong nhóm cộng tác hiệu quả hơn. Ví dụ, nếu bạn phát hiện ra rằng Huấn dành hơn một phần tư thời gian của mình để trả lời các yêu cầu của nhân viên, bạn có thể đắn đo về việc làm gián đoạn anh ta trừ khi đó là điều gì đó thực sự cấp bách. Hoặc nếu bạn cảm thấy đặc biệt bị choáng ngợp, việc chia sẻ thông tin DILO có thể giúp bạn quyết định xem có người nào bạn có thể ủy nhiệm công việc hay yêu cầu trợ giúp hay không.
DILO cũng có thể được sử dụng để:
- Xác định những gì không được thực hiện.
- Hiểu những gì đang thực hiện hiệu quả.
- Xác định vai trò tương lai trong tổ chức.
- Hỗ trợ lập kế hoạch nhân sự và thiết kế công việc.
- Giúp phát triển mô tả công việc.
- Xác định các cơ hội làm giàu việc làm.
- Xác định cách tốt nhất để chia sẻ tài nguyên.
Sức mạnh thực sự của DILO là nó mở ra sự liên kết về những gì nên được thực hiện và bởi ai. Một số kết quả sẽ gây ngạc nhiên: Những gì chúng ta nghĩ mọi người dành thời gian của họ, và những gì họ thực sự làm, thường là hai điều khác nhau.
Mục lục
Sử dụng phân tích DILO
Bước 1: Xác định phạm vi của bạn
Phạm vi phân tích của bạn được xác định bởi mục tiêu của bạn; các quy trình, hoạt động và chức năng được phân tích; và những người cần tham dự.
Bạn đang tìm cách cải thiện một quy trình cụ thể? Hoặc giảm căng thẳng cho một nhóm cụ thể? Hoặc tìm cách tốt nhất để triển khai tài nguyên mới? Bạn sẽ tận dụng được tối đa kỹ thuật này, nếu bắt đầu bằng cách làm rõ các mục tiêu của phân tích.
Một khi có mục tiêu rõ ràng, bạn có thể xác định các nhóm và cá nhân cần phải tham gia. Trong trường hợp thực tế, liên quan đến một số người thực hiện các hoạt động chính tương tự: Bạn có thể học hỏi rất nhiều từ những cách khác nhau mà mọi người thực hiện các vai trò tương tự.
Xem xét khung thời gian của DILO của bạn. Tên của công cụ này ngụ ý rằng bạn đang nhìn vào những gì được thực hiện trên cơ sở hàng ngày, nhưng bạn cần phải nhìn vào điều đó trong khoảng thời gian một ngày, một tuần làm việc hoặc một tháng? Bạn càng tiếp tục phân tích DILO của bạn càng lâu thì bức ảnh càng hoàn chỉnh và chính xác hơn. Tuy nhiên, điều này cần phải được cân bằng với nỗ lực thu thập dữ liệu và thời gian cần thiết để phân tích sau này.
Bước 2: Truyền đạt mục đích của bạn
Trước khi bắt đầu chương trình DILO của bạn, điều quan trọng là giải thích cách bạn sẽ sử dụng thông tin. Nhấn mạnh rằng dữ liệu thu thập được đang được sử dụng cho mục đích cải thiện cách thức hoạt động của mọi thứ, thay vì đánh giá hiệu suất cá nhân. Mọi người có xu hướng lo lắng một chút, và thậm chí có thể làm báo cáo sai hoặc thay đổi cách họ làm việc, nếu họ biết rằng mình đang được theo dõi hoặc đánh giá.
Muốn kết quả chính xác, vì vậy bạn phải khiến đội nhóm của mình thoải mái khi biết rằng thông tin này sẽ được sử dụng để làm cho cuộc sống công việc tốt hơn, hiệu quả hơn và ít căng thẳng hơn cho mọi người.
Bước 3: Xác định danh sách hoạt động và hoạt động chính
Để tổng hợp dữ liệu phân tích DILO, bạn cần phải có một bộ danh sách hoạt động nhất quán, theo đó mọi người có thể phân tích thời gian của họ. Trong trường hợp mọi người thực hiện các vai trò tương tự, việc xác định một tập hợp các hoạt động cốt lõi để ghi lại thời gian của họ cũng rất hữu ích. Hoạt động cốt lõi phụ thuộc hoàn toàn vào công việc cụ thể theo phân tích, trong khi các loại hoạt động thường nhật bao gồm:
- Hoạt động hành chính
- Nhiệm vụ thường xuyên
- Gián đoạn
- Thời gian chờ
- Hoạt động liên quan đến dự án
- Họp hành
- Huấn luyện / cố vấn
- Phỏng vấn
- Đi du lịch
Mẹo:
Đừng nên có quá nhiều danh mục – mọi người có thể cảm thấy thất vọng và phân loại sai các hoạt động. Ngoài ra, hãy cân nhắc kỹ xem bạn có muốn một danh mục “hỗ hợp” không – bạn có thể nhanh chóng nhận ra rằng mọi thứ đều được phân loại theo cách này!
Bước 4: Chuẩn bị bảng tính DILO của bạn
Chuẩn bị bảng tính DILO để những người tham gia điền vào. Tải xuống và sử dụng mẫu miễn phí hoặc tạo trang tính tùy chỉnh của riêng bạn.
Bước 5: Phân tích hoạt động của người tham gia
Sử dụng bảng tính DILO, yêu cầu những người tham gia điền vào cách sử dụng thời gian của họ, trong khoảng thời gian phân tích. Hãy yêu cầu họ ghi lại:
- Mô tả ngắn gọn về từng hoạt động mà họ thực hiện; thời gian bắt đầu và thời gian họ dành cho nó. Nếu bạn đã xác định một tập hợp các hoạt động cốt lõi, hãy yêu cầu mọi người sử dụng các hoạt động này khi thích hợp và cũng mô tả bất kỳ hoạt động nào khác mà họ thực hiện.
- Loại hoạt động công việc của họ thuộc về…, sử dụng các loại trong Bước 3.
- Một đánh giá trên thang điểm từ 1 đến 5 (1 thấp, 5 cao) cho thấy mức độ hiệu quả trong quá trình sử dụng thời gian.
Lưu ý:
Có một số tác vụ quá ngắn để ghi lại. Tùy thuộc vào mục tiêu của bạn và loại công việc, hãy xem xét không ghi lại tác vụ ngắn hơn 5 (hoặc thậm chí 15) phút.
Có thể bạn sẽ cần phải nhấn mạnh rằng thời gian được ghi trên trang tính của mọi người bằng với tổng thời gian có sẵn trong ngày. Nếu bạn không làm điều này, rất có thể bạn sẽ tìm thấy quá nhiều “lỗ hổng” trong bản ghi thời gian.
Bước 6: Phân tích các bảng tính DILO
Khi giai đoạn phân tích hoàn tất, hãy thu thập các bảng tính đã hoàn thành và chuẩn bị phân tích. Từ dữ liệu tổng hợp, bạn có thể lưu ý các cơ hội cải tiến và các vấn đề cần giải quyết.
Bước 7: Chia sẻ và lên kế hoạch cải thiện
Toàn bộ điểm của DILO là cải thiện hiệu quả của môi trường làm việc. Để làm điều này, khi phân tích của bạn hoàn tất, hãy chia sẻ thông tin với những người tham gia.
- Nói về các cơ hội và vấn đề.
- Chia sẻ và thảo luận về DILO riêng lẻ.
- Cung cấp nhiều cơ hội để mọi người thể hiện suy nghĩ và kinh nghiệm của họ.
- Kết quả nào đáng ngạc nhiên? Có như mong đợi?
- Làm thế nào để nâng cao nhận thức có thể cải thiện thói quen làm việc?
- Những cơ hội nào mọi người nhìn thấy?
- Bắt đầu một kế hoạch cải tiến.
- Đặt ngày cho một chương trình DILO tiếp theo để tạo ra các thay đổi và cải tiến.
Được sử dụng theo cách này, DILO có thể tạo cơ sở cho việc cải thiện hiệu suất liên tục và đánh giá hiệu quả.
Mẹo:
Nếu lúc đầu bạn hứa sẽ không sử dụng DILO để theo dõi hiệu suất cá nhân, hãy chắc chắn rằng bạn giữ lời hứa này! Nếu không, bạn sẽ mất niềm tin của các thành viên trong nhóm và bạn sẽ có ít sự tín nhiệm trong lần sử dụng kỹ thuật tiếp theo.
Những điểm chính
Phân tích hoạt động hàng ngày (DILO) là một kỹ thuật tuyệt vời để hiểu được hiệu quả hoạt động của công việc. Bằng cách quan sát và phân tích những gì thực sự được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, bạn có thể triển khai các kế hoạch vững chắc để giải quyết các vấn đề và nắm bắt cơ hội.
Quá trình theo dõi hành động trên cơ sở từng phút cho phép nhân viên thực sự nhìn thấy những gì họ đang hoàn thành trong công việc và đây là một bài tập cực kỳ hữu ích. Thêm vào đó là phân tích chính thức, chia sẻ thông tin và phân tích, DILO trở thành một công cụ rất hiệu quả để cải thiện môi trường làm việc. Cho dù bạn muốn biết cách tối đa hóa hiệu quả hiện tại hoặc lên kế hoạch cho hiệu quả trong tương lai trong nhóm và tổ chức, DILO là một cách hiệu quả và không biến chứng để có được thông tin bạn cần.
