Công cụ đưa ra phản hồi SBI

Đưa ra phản hồi rõ ràng, cụ thể

Hãy tưởng tưởng rằng gần đây bạn đã đưa ra một số phản hồi cho một thành viên trong nhóm. Bạn nói với anh ta rằng cuộc họp của anh ấy thật tuyệt vời, nhưng anh ấy cần phải nâng cao kỹ năng trình bày của mình.

Bạn theo dõi thêm một vài tuần để tìm hiểu lý do tại sao anh ta không có bất kỳ thay đổi nào. Và bạn đã nhận ra rằng đó là do anh ấy không hiểu cần làm phải gì để cải thiện nó – phản hồi bạn đưa ra chỉ đơn giản là lời nhắc nhở. Anh ta rời đi với suy nghĩ “Cuộc họp của tôi có điều gì tốt mà tôi có thể sử dụng cho lần sau? và “Kỹ năng thuyết trình của tôi có gì sai?”

Đưa ra phản hồi dựa vào Tình huống – Hành vi – Tác động (Situation – Behavior – Impact – SBI) giúp bạn đưa ra phản hồi hiệu quả hơn. Nó giúp bạn tập trung ý kiến vào tình huống, hành vi cụ thể và sau đó chỉ ra tác động của hành vị đến người khác.

Giới thiệu công cụ

Phát triển bởi The Center for Creative Leadership, Công cụ Phản hồi SBI phác thảo một cấu trúc đơn giản mà bạn có thể sử dụng để đưa ra phản hồi:

• Tình huống.
• Hành vi.
• Tác động

Khi đưa ra phản hồi theo cấu trúc này, người kia sẽ hiểu chính xác những gì bạn đang bình luận và tại sao lại như vậy. Và khi bạn phác thảo tác động hành vi của họ tới người khác, bạn sẽ cho họ cơ hội suy nghĩ về hành động của mình và suy nghĩ về những điều họ cần phải thay đổi.

Công cụ này cũng giúp bạn tránh những giả định có thể gây phiền toái cho người khác và làm hỏng mối quan hệ của bạn với người đó.

Áp dụng công cụ

Chúng ta hãy nhìn vào từng phần của công cụ phản hồi SBI và thảo luận cách sử dụng nó:

1. Tình huống

Khi bạn đưa ra phản hồi, trước tiên hãy xác định địa điểm và thời gian tình huống bạn đề cập đến. Nó giúp đặt thông tin phản hồi vào ngữ cảnh và cho người kia một thiết lập cụ thể làm tài liệu tham khảo.

Ví dụ:

• “Trong cuộc họp nhóm buổi sáng hôm qua, khi bạn trình bày …”
• “Tại cuộc họp với khách hàng vào chiều thứ Hai …”

2. Hành vi

Bước tiếp theo là mô tả hành vi cụ thể mà bạn muốn giải quyết. Đây là phần khó nhất của quy trình, bởi vì bạn chỉ truyền đạt những hành vi mà bạn quan sát trực tiếp.

Bạn không được đưa ra giả định hoặc đánh giá chủ quan về hành vi đó. Những điều này có thể sai và sẽ làm suy yếu phản hồi.

Ví dụ: nếu bạn quan sát thấy đồng nghiệp đã mắc sai lầm trong bài thuyết trình, bạn không nên cho rằng họ đã không chuẩn bị kỹ lưỡng. Bạn chỉ cần bình luận rằng đồng nghiệp đã mắc sai lầm – và nên lưu ý những lỗi đã xảy ra.

Đừng dựa vào tin đồn, vì điều này có thể dựa trên sự đánh giá chủ quan của người khác. Một lần nữa, điều này có thể làm suy yếu phản hồi và gây nguy hiểm tới mối quan hệ giữa bạn và người đó.

Ví dụ:

• “Trong buổi họp nhóm buổi sáng ngày hôm qua, khi bạn trình bày, bạn đã không chắc chắn về 2 slide, do đó việc tính toán doanh số không chính xác”
• “Tại cuộc gặp với khách hàng vào chiều thứ hai, bạn đã đảm bảo nó bắt đầu đúng giờ và tất cả mọi người đều có tài liệu hướng dẫn.Tất cả nghiên cứu đều chính xác và mỗi câu hỏi của khách hàng đều được trả lời rất tốt”

Mẹo:

Mục đích sử dụng các thông tin có thể đo lường được trong mô tả hành vi sẽ giúp đảm bảo ý kiến mang tính khách quan.

3. Tác động

Bước cuối cùng là sử dụng câu lệnh “Tôi” để mô tả hoạt động của người kia đã ảnh hưởng đến bạn hay người khác như thế nào.

Ví dụ:

• “Trong buổi họp nhóm buổi sáng ngày hôm qua, khi bạn trình bày, bạn đã không chắc chắn về 2 slide và do đó tính toán doanh số không chính xác. Tôi cảm thấy xấu hổ vì sự có mặt của toàn bộ hội đồng quản trị lúc đó. Tôi lo lắng rằng điều này sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng của đội chúng ta”
• “Tại cuộc gặp với khách hàng vào chiều thứ hai, bạn đã đảm bảo nó được bắt đầu đúng giờ và tất cả mọi người đều có tài liệu hướng dẫn.Tất cả nghiên cứu đều chính xác và mỗi câu hỏi của khách hàng đều được trả lời rất tốt. Tôi rất tự hào về bạn và nó tạo một ấn tượng tốt cho tổ chức của chúng ta. Tôi cảm thấy tự tin rằng chúng ta sẽ đạt được lợi ích, nhờ vào sự làm việc chăm chỉ của bạn.

Bước tiếp theo

Khi bạn đã gửi phản hồi, hãy khuyến khích người khác suy nghĩ tình hình và hiểu được tác động của hành vi. (Kỹ thuật Các vị trí cảm nhận có thể giúp họ khám phá người khác có thể nghĩ gì). Cho phép người khác có thời gian hấp thụ những gì bạn đã nói và sau đó tiến hành các hành động cụ thể giúp họ cải thiện.

Ngoài ra, khi ai đó làm điều gì đó tốt, bạn hãy giúp họ suy nghĩ làm thế nào để phát triển nó thêm nữa

Những điểm chính

The Center for Creative Leadership đã phát triển công cụ Phản hồi SBI giúp các nhà quản lý đưa ra phản hồi rõ ràng và cụ thể. SBI viết tắt của:

• Tình huống.
• Hành vi.
• Va chạm.

Để sử dụng công cụ, bạn cần mô tả thời gian, địa điểm xảy ra vấn đề. Tiếp theo, mô tả hành vi của người đó, chỉ đề cập đến hành động mà bạn đã quan sát được. Sau đó, truyền đạt tác động của hành vi của anh ấy hay cô ấy đến bạn và người khác.