Blog

Chunking – Kỹ thuật phân nhóm thông tin

Phân nhóm thông tin giúp bạn dễ hiểu hơn

Hãy nghĩ đến lượng thông tin bạn phải xử lý mỗi ngày. Bạn phải đọc báo cáo và ghi chép cuộc họp, thảo luận các vấn đề, tổ chức họp nhóm và trò chuyện với mọi người.

Một số thông tin rất dễ hiểu và dễ ghi nhớ, số khác thì không. Sự khác biệt thường nằm trong cách thông tin được trình bày.

Tưởng tượng bạn đang chơi trò xem “cái gì còn thiếu”: bạn cần nhớ tất cả các thứ có trong một cái khay – sau đó tìm xem cái gì đã được lấy ra. Giờ tưởng tượng, nếu khay được sắp xếp như một mớ hỗn độn. Bạn có thể tìm ra cái gì bị thiếu? Tiếp theo, tưởng tượng nếu các vật khay được sắp xếp theo kích thước và màu sắc hoặc hình dạng. Sẽ dễ dàng hơn nhiều để tìm ra vật còn thiếu.

Khi được phân loại, “thông tin” trên khay trở nên dễ hiểu và dễ ghi nhớ hơn. Bạn không cần nhìn từng vật một: Bạn có thể lướt qua và nắm bắt chính xác những thứ được trình bày. Quá trình nhóm thông tin này sẽ giúp đối tượng dễ hiểu và được gọi là “chunking“.

Bằng chứng chứng tỏ rằng chunking xuất hiện xung quanh chúng ta là:

  • Số điện thoại và số thẻ tín dụng. Cả hai loại này thường phân theo nhóm 3 hoặc 4 số.
  • Khi gặp một số điện thoại (hoặc nhóm quen thuộc khác) được phân chia khác với cách quen thuộc, có thể bạn sẽ cảm thấy khó nhớ hơn.
  • Thay vì ghi nhớ chữ O – T – M – E – E – R, chuyển chúng thành từ “REMOTE” giúp bạn ghi nhớ dễ dàng hơn nhiều.

Khi thông tin bằng văn bản hay bằng lời nói được phân nhóm một cách hiệu quả, chúng sẽ trở nên hợp lý, có tổ chức và nhất quán. Nó giúp đối tượng hiểu rõ hơn những điều đang xảy ra. Định dạng văn bản được phân chia và phân cấp giúp người đọc nhanh chóng thấy được bức tranh lớn. Từ đó, họ có thể đi vào chi tiết khi cần thiết. Định dạng bằng lời được cấu trúc tốt và hợp lý giúp người nghe theo dõi và ghi nhớ ý tưởng, chi tiết quan trọng khi cần thiết.

Mục lục

Sử dụng nguyên tắc chunking để truyền thông hiệu quả

Nguyên lý chunking xoay quanh ba điểm chính:

  1. Thông tin dễ hiểu hơn khi được trình bày thành những đơn vị nhỏ, được tổ chức tốt.
  2. Số lượng tối đa các mục nên có trong một đơn vị trong khoảng từ 5 – 9.
  3. Thông tin dễ hiểu hơn khi nó được trình bày mức độ chi tiết phù hợp với đối tượng và thông tin cần truyền tải.

Sử dụng các đơn vị nhỏ, được tổ chức tốt

Khi nội dung được nhóm thành các đơn vị nhỏ, dễ tiếp thu thì sẽ dễ ghi nhớ và hiểu rõ.

Thử nghĩ lại xem: Khi lắng nghe một bài trình bày sử dụng công cụ hỗ trợ trực quan, định dạng nào hiệu quả nhất – văn xuôi hay tách ý? Khi đọc chỉ dẫn hay sổ tay, bạn thích hướng dẫn đơn giản, từng bước hay giải thích nhiều bước dài? Khi đọc một trang web, bạn đọc chi tiết hay chỉ lướt qua nội dung mình muốn tìm hiểu?

Loại giao tiếp mà bạn thấy hiệu quả nhất thường là những loại được phân chia.

Dưới đây là một số hướng dẫn giúp bạn thực hiện theo nguyên tắc chunking khi trình bày thông tin cho người khác:

  • Giữ đoạn văn ngắn – bắt đầu đoạn mới khi bạn muốn trình bày quan điểm mới.
  • Sử dụng tiêu đề để giới thiệu khái niệm mới.
  • Sử dụng số thứ tự và gạch đầu dòng nhưng không nhiều hơn 9 mục.
  • Trình bày thông tin theo bảng hoặc cột.
  • Khi đưa ra hướng dẫn, hãy cụ thể và tách riêng từng bước khi thích hợp.
  • Sử dụng hình ảnh và công cụ hỗ trợ trực quan khác

Sử dụng từ 5 đến 9 mục

Nó xuất phát từ bài báo nổi tiếng mang tên The Magical Number Seven, Plus or Minus Two” do nhà tâm lý học Harvard George Miller viết khi nghiên cứu về trí nhớ ngắn hạn trong những năm 1950. Ông phát hiện, số lượng tối đa các mục không liên quan mà bộ não con người có thể ghi nhớ thường là từ 5 – 9 (7 +/- 2).

Vì vậy, một danh sách dễ ghi nhớ dùng để đào tạo nhân viên bán hàng có thể là:

  1. Lên lịch hẹn với khách hàng tiềm năng.
  2. Nghiên cứu khách hàng tiềm năng và cách họ sử dụng sản phẩm của bạn.
  3. Khi gặp mặt khách hàng tiềm năng, tóm tắt ngắn gọn kiến thức bạn có về doanh nghiệp một cách chính xác.
  4. Chỉ ra USP của sản phẩm.
  5. Giải quyết mọi thắc mắc.
  6. Chốt đơn.
  7. Gửi đơn đặt hàng đến bộ phận xử lý đơn đặt hàng.

Hầu hết chúng ta sẽ thấy những bước này khá dễ nhớ khi đang ngồi nói chuyện với khách hàng tiềm năng. Nếu có thêm nhiều bước nữa, chúng ta có thể quên đi.

Một cách là gom các mục nhỏ thành mục lớn hơn. Ví dụ:

  1. Lên lịch hẹn với khách hàng tiềm năng.
    1. Kiểm tra tên của Người quản lý mua hàng trong danh mục hoặc trực tuyến.
    2. Gọi cho Người quản lý mua hàng để lên lịch hẹn.
    3. Theo dõi e-mail để xác nhận.
  2. Tìm hiểu về khách hàng tiềm năng.
    1. Đọc web hoặc sách giới thiệu của họ.
    2. Kiểm tra báo cáo tài chính hàng năm được công khai của họ hoặc những thứ khác để biết doanh thu công ty đó và ước tính số lượng sản phẩm họ có thể sử dụng.
    3. Tìm hiểu xem ai là nhà cung cấp hiện tại của họ.
  3. Xác minh một cách ngắn gọn kiến thức bạn có về khách hàng tiềm năng.
    1. Xác nhận sản phẩm chính và tỷ lệ doanh thu của họ.
    2. Hỏi kế hoạch cho sản phẩm mới.

vv…

Bạn có thể thấy nếu tất cả các điểm phụ (a -c) nằm trong một danh sách thì sẽ rất dễ quên. Tuy nhiên, khi được phân chia vào các nhóm nhỏ hơn, giúp bạn ghi nhớ dễ hơn nhiều.

Mẹo:

Ở đây, chúng ta đề cập đến việc có từ 5-9 mục thông tin là lý tưởng. Khi nói chuyện với một cá nhân và bạn có thể đánh giá ngay lập tức số lượng thông tin mà họ nắm giữ.

Tuy nhiên khi giao tiếp với nhiều người, bạn không thể dễ dàng đánh giá số thông tin họ nắm giữ. Bạn nên dùng 5 mục nếu muốn mọi người ghi nhớ những điều bạn nói. (Trong thực tế, một số nhà diễn thuyết chỉ đưa tối đa 3 điểm chính vào một bài phát biểu!)

Tìm đúng mức độ chi tiết

Quyết định chính xác làm thế nào phân chia thông tin có thể là một thách thức. Bạn cần đạt được sự cân bằng tối ưu về mức độ chi tiết: kỹ lưỡng đầy đủ nhưng không quá chi tiết làm mất đi sự chú ý của đối tượng. Đó là lý do tại sao xem xét nhu cầu của đối tượng cũng rất quan trọng. Dưới đây là một số mẹo có thể giúp bạn:

  • Hãy nhớ quy tắc 7+/- 2 là quy tắc hồi tưởng tối đa. Nó có thể không phù hợp với hoàn cảnh của bạn.
  • Khi đối tượng của bạn cảm thấy chủ để khá mới mẻ, xem xét đưa ít thông tin hơn trong mỗi đoạn. Khi đối tượng khá hiểu hơn bạn có thể đưa vào nhiều hơn.
  • Số lượng chi tiết bạn đưa vào cũng phụ thuộc vào việc đối tượng biết chi tiết thế nào.

Vì vậy, nếu bạn đào tạo cho một nhóm nhân viên bán hàng, bạn có thể chỉ cần đưa vào 7 điểm như ví dụ trên. Bạn thậm chí có thể giảm bớt, chỉ cần các điểm 1, 4, 6 và 7 (quan trọng) và bỏ qua các điểm 2 và 3 (rất tốt nhưng không quan trọng). Nhưng nếu thắt chặt quy trình bán hàng với lực lượng bán hàng hiện tại, bạn có thể đưa vào các điểm a, b, c….

Một cách khác để xem xét mức độ chi tiết phù hợp là mượn một số thuật ngữ thường được sử dụng trong Lập trình ngôn ngữ (NLP): ở đây, thuật ngữ ‘chunking up’ và ‘chunking down’ được sử dụng để mô tả quá trình chuyển đổi mức độ chi tiết:

  • Chunking Up – chuyển từ cụ thể lên tổng quát.
  • Chunking Down – chuyển từ tổng quát xuống cụ thể.

Có nghĩa bất kỳ vấn đề nào cũng có thể được phân chia lớn hơn hoặc nhỏ hơn. Khi di chuyển từ góc nhìn hẹp sang hướng rộng hơn và sau đó quay ngược lại. Chunking, trong ngữ cảnh này, cho phép bạn thông qua quá trình thảo luận vấn đề bằng cách sắp xếp lại (rechucking) thông tin.

Tìm đúng mức độ chi tiết có nghĩa là di chuyển giữa các cấp độ một cách có cấu trúc và hợp lý. Trong một cuộc trò chuyện, bạn có thể làm điều này phản hồi trực tiếp nhu cầu người khác,  tùy thuộc điều họ nói hay yêu cầu trong suốt cuộc trò chuyện.

Một số ứng dụng của chunking để tìm đúng mức độ chi tiết:

  • Đàm phán và giải quyết vấn đề: chunking up đến mức độ tổng quát để tìm điểm chung với người khác, sau đó chunking down để tìm ra giải pháp.
  • Tư duy sáng tạo: chunking up giúp bạn thoát ra khỏi suy nghĩ thông thường để xác định lựa chọn thay thế, sau đó bạn có thể chunking down để tìm ra giải pháp cụ thể mà có thể chưa nghĩ đến từ trước.
  • Nâng cao động lực: nếu người khác có vẻ buồn chán, không hứng thú, bạn có thể chunk up tìm ra một mối quan tâm chung hay mục tiêu chung. Khi xác định được bức tranh toàn cảnh, mọi người thường dễ dàng thấy được nỗ lực của họ ảnh hưởng thế nào đến sự kiện và làm thế nào để đóng góp nhiều hơn nữa.
  • Vượt qua căng thẳng: Khi ai đó quá tải, thường là bởi nhiệm vụ phải xử lý quá rộng. Bằng cách chunking down, bạn có chia nhỏ công việc thành các phần dễ quản lý. Nếu mọi người bị quá tải với quá nhiều chi tiết, hãy làm ngược lại và giúp họ thấy được những điều mình đang cố gắng đạt được.

Những điểm chính

Chunking là một kỹ thuật giúp bạn cải thiện khả năng giao tiếp. Nó cũng giúp bạn (và người khác) giữ lại nhiều thông tin có liên quan nhất có thể. Bằng cách chunking thành các nhóm liên quan, bạn có các phương pháp tối ưu để ghi nhớ và lưu giữ thông tin. Bằng cách chunking thông tin vào các đơn vị có thể quản lý được ở mức độ chi tiết phù hợp, thông tin bằng văn bản và bằng lời nói trở nên dễ nhớ và dễ hiểu hơn.

Hpo Banner