Thực hiện ý tưởng mới một cách có kiểm soát
Đi vòng quanh lặp lại chu trình PDCA nhiều lần nếu cần thiết.
Một cái gì đó cần phải thay đổi: Có gì đó sai, và cần phải được sửa chữa và bạn đã làm việc chăm chỉ để tạo ra một tầm nhìn đáng tin cậy về nơi bạn muốn trong tương lai. Nhưng bạn có chắc chắn 100% mình đúng? Và bạn có chắc giải pháp này hoàn hảo?
Trường hợp hậu quả đáng kể, hãy chạy một dự án thí điểm. Bằng cách đó, nếu thử nghiệm (pilot) không mang lại kết quả mong đợi, bạn có cơ hội sửa chữa và cải thiện trước khi cam kết với uy tín và nguồn lực của mình.
Vậy làm thế nào để đảm bảo bạn đúng? Giải pháp là cần có một quá trình để làm theo khi bạn cần thực hiện một thay đổi hoặc giải quyết một vấn đề. Một quá tình đảm bảo bạn lên kế hoạch, kiểm tra và kết hợp phản hồi trước khi thực hiện.
Một công cụ phổ biến là chu kỳ PDCA – Plan-Do-Check-Act. Nó thường được gọi là chu trình Deming hoặc bánh xe Deming. Đôi khi cũng được gọi là Chu kỳ Shewhart.
Deming được biết đến là một người tiên phòng trong phương pháp quản lý chất lượng và giới thiệu các kỹ thuật kiểm soát quá trình thống kê về sản xuất tại Nhật Bản. Ông tin rằng nguồn lực chính trong chất lượng sản xuất nằm trong một quy trình được xác định rõ ràng, lặp lại. Và như vậy chu trình PDCA là một cách tiếp cận để thay đổi và giải quyết vấn đề.
Bốn giai đoạn trong chu trình PDCA là:
- Plan – Kế hoạch: Xác định và phân tích vấn đề.
- Do – Thử nghiệm: Phát triển và thử nghiệm giải pháp tiềm năng.
- Check – Kiểm tra: Đo lường mức độ hiệu quả và phân tích xem liệu nó có thể được cải thiện theo cách nào khác hay không.
- Act – Hành động: Thực hiện giải pháp cải thiện hoàn toàn.
Chúng được thể hiện trong hình 1 bên dưới.
Ở đây có thể lặp lại gian đoạn “Do” và “Check”, khi giải pháp được lọc, kiểm tra lại, tái sàng lọc và kiểm tra lại lần nữa.
Mục lục
Làm thế nào để sử dụng công cụ
Chu trình PDCA khuyến khích bạn có phương pháp tiếp cận để giải quyết vấn đề và thực hiện giải pháp. Thực hiện theo các bước dưới đây mọi lúc, đảm bảo bạn có giải pháp chất lượng nhất có thể.
Bước 1: Plan – Kế hoạch
Đầu tiên, xác định chính xác vấn đề của bạn là gì. Sử dụng công cụ như Kỹ thuật đào sâu, 5 Whys, Phân tích nguyên nhân và tác động giúp bạn xác định gốc rễ của nó. Khi hoàn thành, đây là lúc thích hợp để bạn vạch ra quá trình là gốc rễ của vấn đề.
Tiếp theo, kết nối các thông tin lại với nhau giúp bạn bắt đầu phác thảo giải pháp.
Bước 2: Do – Thử nghiệm
Giai đoạn này bao gồm nhiều hoạt động:
- Tạo ra các giải pháp có thể có.
- Lựa chọn giải pháp tốt nhất, sử dụng những kỹ thuật như phân tích tác động để nghiên cứu chúng.
- Thực hiện dự án thí điểm (pilot) trên quy mô nhỏ, với một nhóm nhỏ hoặc trong khu vực địa lý hạn chế hoặc sử dụng thử nghiệm khác phù hợp với bản chất vấn đề, sản phẩm hoặc sáng kiến của bạn.
Phần bài viết Kỹ năng sáng tạo bao gồm một số công cụ giúp bạn tạo ý tưởng và giải pháp. Phần bài viết Ra quyết định bao gồm một số công cụ giúp bạn lựa chọn một cách khoa học và không thiên vị giữa các giải pháp tiềm năng khác nhau mà bạn tạo ra.
Chú thích:
Cụm từ “Plan Do Check Act” hay PDCA khá dễ nhớ, nhưng điều quan trọng là bạn cần hiểu rõ ràng “Do” nghĩa là gì. “Do” có nghĩa là “Thử” hoặc “Thử nghiệm”. Nó không có nghĩa “Thực hiện đầy đủ – hoàn toàn”. Thực hiện sẽ chỉ xảy ra trong giai đoạn “Act – Hành động”
Bước 3: Kiểm tra
Trong giai đoạn này, bạn đo lường hiệu quả giải pháp thử nghiệm và thu thập lại bất kỳ bài học nào rút ra từ nó nhằm ải thiện tốt hơn.
Tùy thuộc vào thành công thử nghiệm, số lượng các khu vực cần cải thiện có thể được xác định, bạn có thể lặp lại giai đoạn “Do” và “Check”, kết hợp với cải tiến bổ sung.
Khi đãhài lòng, khi mà chi phí lớn hơn việc lặp lại giai đoạn Do-Check, bạn có thể chuyển sang giai đoạn cuối cùng.
Bước 4: Act – Hành động
Bây giờ bạn thực hiện giải pháp. Tuy nhiên, việc sử dụng chu trình PDCA không nhất thiết phải dừng lại ở đây. Nếu bạn sử dụng PDCA như một phần cải tiến liên tục, bạn cần lặp lại giai đoạn Plan – Kế hoạch (bước 1) và tìm ra khu vực cần cải thiện.
Khi nào sử dụng chu trình Deming
Chu trình Deming cung cấp một quá tình giải quyết cấn để hữu ích, được kiểm soát. Nó đặc biệt hiệu quả cho:
- Giúp Kaizen hoặc tiếp cận cải tiến liên tục, khi chu kỳ được lặp đi lặp lại một lần nữa và một lần nữa, sẽ tìm kiếm được giải pháp giải quyết vấn đề cho các khu vực mới.
- Xác định các giải pháp và cải tiến mới từ quá trình lặp lại thường xuyên..
- Khám phá một loạt các giải pháp mới cho các các vấn đề và thử nghiệm chúng và cải thiện chúng có kiểm soát trước khi lựa lựa chọn giải pháp.
- Tránh lãng phí nguồn lực với những giải pháp kém hiệu quả.
Những điểm chính
Chu trình Plan-Do-Check-Act (PDCA) cung cấp một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để giải quyết vấn đề và quản lý thay đổi, đảm bảo các ý tưởng được kiểm tra một cách thích hợp trước khi cam kết thực hiện. Nó có thể được sử dụng trong tất cả các loại môi trường từ phát triển sản phẩm mới marketing.
Nó bắt đầu với giai đoạn lập kế hoạch, trong đó vấn đề được xác định rõ ràng và dễ hiểu. Các giải pháp tiềm năng sau đó được tạo ra và thử nghiệm trên quy mô nhỏ trong giai đoạn “Do” và kết quả thử nghiệm này được đánh giá trong giai đoạn Check. Giai đoạn “Do” và “Check” có thể lặp lại nhiều lần khi cần tiết trước khi giải pháp được thực hiện trong giai đoạn “Act”.
