Làm sao để viết một văn bản rõ ràng và tránh được những sai lầm phổ biến?
Sếp gửi cho bạn email về việc tổ chức một cuộc họp và bạn chỉ có 1 giờ để chuẩn bị. Trong email này chứa các thông tin quan trọng mà bạn sẽ phải trình bày.
Nhưng có một vấn đề: Email này quá rườm rà và lộn xộn, đến mức bạn không thể tìm thấy thông tin cần thiết.
Có nhiều lỗi chính tả, các câu không hoàn chỉnh và những đoạn văn rất dài và khó hiểu… Tất cả, khiến bạn mất hơn 3 lần đọc đi đọc lại mới tìm được những thông tin cần thiết. Cuối cùng, bạn không kịp chuẩn bị cho cuộc họp và bài trình bày thì thảm hại.
Đã bao giờ bạn đối mặt với một tình huống tương tự?
Trong thế giới quá tải thông tin như ngày nay, giao tiếp rõ ràng, chính xác và hiệu quả rất quan trọng. Chúng ta không có thời gian đọc một email dài. Vì vậy,
Kỹ năng viết của bạn càng tốt, bạn càng tạo nên ấn tượng tốt hơn với những người xung quanh – bao gồm sếp, đồng nghiệp và khách hàng. Ấn tượng tốt sẽ giúp bạn tiến xa hơn trong sự nghiệp.
Bây giờ,
Chúng ta sẽ xem xét làm thế nào bạn có thể cải thiện kỹ năng viết và tránh những sai lầm phổ biến?
1. Đối tượng và định dạng văn bản
Bước đầu tiên để viết rõ ràng là lựa chọn định dạng văn bản thích hợp.
- Bạn cần gửi một email?
- Tạo một báo cáo chi tiết?
- Viết bài quảng cáo?
- Hoặc viết một lá thư cho đối tác?
Định dạng văn bản và đối tượng giúp xác định “giọng điệu văn bản” phù hợp. Ví dụ, nếu bạn viết email cho một khách hàng tiềm năng, thì có nên sử dụng giọng điệu giống như email gửi cho một người bạn hay là không?
Chắc chắn là không.
Bắt đầu bằng cách xác định đối tượng người đọc và định dạng văn bản. Cách tiếp cận này giúp bạn nhanh chóng xác định giọng điệu cũng như nội dung của văn bản.
2. Xác định Nội dung
Việc tiếp theo là bạn bắt đầu viết.
Một màn hình đen trắng và bàn phím đôi khi thật đáng sợ, chúng ta dễ bị mắc kẹt khi không biết phải bắt đầu viết từ đâu. Hãy thử các cách tiếp cận dưới đây:
- Bắt đầu với người đọc: Hãy nhớ rằng, độc giả có thể không biết gì về những điều bạn đang muốn truyền đạt. Vậy thì, họ cần biết điều gì đầu tiên?
- Tạo một bản phác thảo: Cách này này đặc biệt hữu ích khi bạn đang viết một tài liệu dài, như một báo cáo, slide trình bày, hoặc một bài nói chuyện. Đề cương sẽ giúp bạn xác định các bước trình bày theo thứ tự và giúp bạn tách nội dung lớn thành các ý nhỏ nhanh chóng hơn.
- Sử dụng AIDA: Nếu bạn đang viết về một cái gì đó để truyền cảm hứng cho người đọc, làm theo công thức AIDA (Attention-Interest-Desire-Action). Bao gồm 4 bước: (1) Gây chú ý – (2) Tạo quan tâm – (3) Khơi gợi Khao khát – (4) Kêu gọi Hành động.
- Tạo ra sự đồng cảm: Ví dụ, nếu bạn đang viết một bức thư chào hàng cho khách hàng tiềm năng, thì tại sao họ nên quan tâm về sản phẩm của bạn? lợi ích cho họ là gì? Suy nghĩ về các nhu cầu của họ.
- Sử dụng các tam giác tu từ: Nếu bạn đang thuyết phục ai đó làm điều gì, hãy chắc chắn rằng bạn nói rõ lý do rại sao mọi người nên lắng nghe bạn? và truyền tải thông điệp theo cách sẽ làm cho khán giả của bạn phấn khích.
- Xác định chủ đề chính: Giả sử bạn có 15 giây để trình bày. Bạn sẽ nói gì? Đây có thể chính là chủ đề chính của bạn.
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản: Trong công việc, phương án là tốt nhất thường là sử dụng ngôn ngữ đơn giản, trực tiếp. Bạn không cần cố để trở thành một nhà văn lai láng đâu.
3. Xây dựng Kết cấu
Tài liệu nên “thân thiện” nhất có thể. Các yếu tố bạn cần làm nổi bật bao gồm:
- Tiêu đề,
- Tiêu đề phụ, và
- Điểm nhấn của văn bản.
Bây giờ, làm sao để văn bản dễ đọc nhất có thể – suy nghĩ xem văn bản của bạn là một trang dài đầy đủ? Hay một trang được chia thành nhiều phần, với phần tiêu đề và các điểm nhấn?
Tiêu đề nên gây sự chú ý cho người đọc. Sử dụng câu hỏi thường là một ý tưởng tốt, đặc biệt là trong văn bản quảng cáo hoặc các báo cáo, bởi vì câu hỏi giữ cho người đọc tham gia và tò mò.
Trong email và văn bản đề xuất, thì bạn có thể sử dụng tiêu đề ngắn và tiêu đề phụ, giống như phần tiêu đề của bài viết này.
Thêm các đồ thị và biểu đồ cũng là một cách thông minh để phá vỡ văn bản của bạn. Các công cụ trực quan không chỉ thu hút sự chú ý, mà có thể truyền tải thông tin quan trọng nhanh chóng hơn nhiều so với chữ viết.
4. Lỗi chính tả và ngữ pháp
Có lẽ bạn không cần tôi nói với bạn rằng các lỗi chính tả và ngữ pháp trong tài liệu khiến bạn trông không chuyên nghiệp. Tất nhiên,
Một số độc giả sẽ không phát hiện ra lỗi chính tả và ngữ pháp. Nhưng hãy cẩn thận, bởi vì sẽ có những người như quản lý cấp cao, sẽ chú ý đến lỗi chính tả đấy!
Vì vậy, hãy chú trọng đến chất lượng văn bản ở mức mà người đọc sẽ chấp nhận được.
5. Đọc thử
Kẻ thù của đọc thử là tốc độ.
Sau khi viết xong, nhiều người đọc lại tài liệu một cách vội vàng, nhưng điều này chính là cách bạn bỏ qua các lỗi sai của mình.
Thực hiện theo hướng dẫn sau:
- Đọc thử tiêu đề chính và tiêu đề phụ: Mọi người thường bỏ qua bước này này và tập trung vào nội dung văn bản. Tiêu đề và tiêu đề phụ thường có cỡ chữ lớn và đậm, nhưng không có nghĩa là chúng không có lỗi.
- Đọc lớn tài liệu: Cách này buộc bạn phải đọc chậm hơn, do đó bạn có nhiều khả năng tìm thấy những sai lỗi trong văn bản.
- Sử dụng ngón tay di chuyển theo nội dung bạn đọc: Đây cũng là một thủ thuật giúp bạn chậm lại.
- Một kỹ thuật nữa là bắt đầu từ cuối tài liệu: Cách này giúp bạn tập trung vào các sai lỗi, chứ không phải là nội dung.
Những điểm chính
Hơn bao giờ hết, điều quan trọng là biết làm sao để thể hiện quan điểm và thông điệp của bạn một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Bạn càng giao tiếp bằng viết tốt, bạn càng dễ thành công hơn.
