Blog

Bảy ngạc nhiên cho nhà quản lý mới

Những hiểu lầm phổ biến trong quản lý.

Bảy cơ hội cho sự tăng trưởng.

Michael Porter, Jay Lorsch, và Nitin Nohria khám phá những quan niệm sai lầm phổ biến về quản  trong lý trong một bài báo năm 2004 của Harvard Business Review tựa đề “Bảy điều gây ngạc nhiên cho CEO mới.”

Trong bài viết này, chúng ta sẽ:

  • Xem xét kỹ bảy bất ngờ khi chưa có kinh nghiệm quản lý,
  • Được gợi ý những điều cần chuẩn bị cho dù bạn đang quản lý một tổ chức, một bộ phận, hoặc một đội nhỏ.

Mục lục

Bất ngờ thứ nhất: Bạn không thể điều hành công ty hoặc bộ phận.

Là một người quản lý mới, trước tiên bạn cần nhận ra:

  • Bạn không thể trực tiếp tham gia vào mọi dự án mà đội của bạn đang làm việc
  • Bạn không thể có một ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả mọi thứ xảy ra bên trong dự án.

skyfall_rooftop

Vì vậy, quan điểm của bạn thay đổi:

  • Từ nhận thức của người thực hiện nhiệm vụ cụ thể,
  • Đến nhận thức được rằng những điều thực hiện sẽ thông qua người khác để thực hiện. Có nghĩa là, bạn không còn là người trực tiếp thực hiện.

Để tránh những vấn đề liên quan đến bất ngờ này:

  • Sử dụng kỹ năng giao việc hiệu quả.
  • Chỉ tham dự các cuộc họp mà bạn thực sự cần phải tham dự.
  • Câu hỏi về việc yêu cầu nhân viên thông báo về nhiệm vụ và về kết quả thực hiện của họ.
  • Hãy cẩn thận, đừng chỉ ra quyết định. Khi nhân viên hỏi một vấn đề, hãy hỏi họ về ý kiến của họ xung quanh câu hỏi họ vừa đặt ra.
  • Hãy hướng dẫn nhân viên và phân bổ tài nguyên mà họ cần khi họ bắt đầu thực hiện nhiệm vụ.

Bất ngờ thứ hai: Để nhân viên tự quyết định là tốn kém.

speaking

Là nhà quản lý, thể hiện sự tin tưởng nhân viên và cho phép họ có thể tự ra quyết định đúng đắn.

Một số người có thể nghi ngờ khả năng của bản thân họ khi đưa ra quyết định

  • Khi điều này xảy ra, họ để bạn quyế định tất cả mọi thứ.
  • Điều này gây ra tình trạng “quản lý phụ thuộc” và có thể làm cho bạn trở thành “nút chai” ra quyết định, có khả năng trì hoãn sự tiến bộ của đội bạn.

Để tránh những vấn đề liên quan đến bất ngờ này:

  • Truyền đạt tầm nhìn và các giá trị của tổ chức cho nhân viên. Thường xuyên phản hồi cho nhân viên, huấn luyện và cố vấn cho họ để họ có kiến thức và sự tự tin khi tự đưa ra quyết định, hướng đến những gì tốt nhất cho tổ chức.
  • Tạo hệ thống và cấu trúc để mọi người hiểu những gì cần thực hiện, và làm thế nào để làm điều đó.
  • Giới thiệu những công cụ ra quyết định.
  • Hãy để mọi người biết rằng sai lầm là một phần của quá trình phát triển, và rằng bạn muốn họ có một số rủi ro hơn những quyết định rủi ro.
  • Nhân thức được tác động của tin tưởng của nhà quản lý đối với nhân viên lên hiệu quả của toàn đội như thế nào

Bất ngờ thứ ba: Thật khó để biết những gì đang thực sự xảy ra.

informationKhông ai muốn báo cáo cho cấp trên tin tức không vui vẻ. Vì vậy, thực tế là, thời điểm nhà quản lý nhận được thông tin, có thể một vài hoạt động đã được thực hiện, tin tức bạn nhận được không hoàn toàn đáng tin cậy.

Để quản lý hiệu quả, nhà quản lý cần có thông tin chính xác, và bạn sẽ phải thu thập thông tin từ càng nhiều nguồn càng tốt.

Để tránh những vấn đề liên quan đến bất ngờ này:

  • Kỹ thuật quản lý khi đi dạo, giúp bạn liên lạc với những người trong tổ chức, và cho phép bạn xem và nghe trực tiếp những gì đang xảy ra.
  • Nói chuyện với khách hàng và nhà cung cấp trên một cách thường xuyên, và xây dựng mối quan hệ tốt với những người này.
  • Phân tích tất cả các bên liên quan và liên lạc với họ thường xuyên để đảm bảo rằng bạn biết những gì họ đang nghĩ.

Bất ngờ thứ tư: Bạn luôn luôn đang truyền tin.

James-Bond-Skyfall-Radio-Tracker-5

Là nhà quản lý, những lời nói và hành động của bạn rất có trọng lượng:

  • Mọi người sẽ suy đoán về lý do tại sao bạn nói hoặc làm điều đó;
  • Họ cố gắng để giải thích dù cho lời nói hay hành động của bạn có chứa bất kỳ thông điệp gì hay không.
  • Tâm trạng của bạn cũng sẽ ảnh hưởng đến đội của bạn, và tất cả mọi thứ mà bạn nói sẽ được phân tích.

Quản lý là tấm gương cho dù họ có muốn hay không.

  • Bạn cần phải cẩn thận trong hành vi bạn đang dự định hoặc đang thực hiện,
  • Nhận thức về các “tin nhắn” bạn đang gửi – dù cố ý hay không.

Để tránh những vấn đề liên quan đến bất ngờ này:

  • Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và rõ ràng khi giao tiếp với mọi người.
  • Yêu cầu làm rõ, và đừng cho rằng mọi người hiểu được ý nghĩa thực sự của những gì bạn đang giao tiếp.
  • Hãy suy nghĩ về bạn ngôn ngữ cơ thể, và sử dụng nó để chuyển tải thông điệp.
  • Sử dụng câu chuyện để truyền đạt thông điệp chính mà bạn muốn mọi người nghe.
  • Hãy là một hình mẫu tốt cho nhân viên

Bất ngờ thứ năm: Bạn không phải là “ông chủ”.

Trong khi bạn có thể là “ông chủ” của đội của bạn, thì bạn cũng không phải là “ông chủ cuối cùng”. Sẽ luôn có một người nào khác mà bạn cần phải báo cáo, vì vậy bạn không thể cho phép bản thân bị cuốn vào ý nghĩ mình quan trọng.

Là nhà quản lý, bạn nên:boss

  • Biết những người bạn cần thông báo và trao đổi thông tin,
  • Làm việc chăm chỉ để đạt được sự ủng hộ của mọi người xung quanh bạn.
  • Nhận được trợ giúp từ những nhà quản lý cấp trên, và biết cách báo cáo.
  • Duy trì dòng chảy của thông tin khi bạn nhận được thông tin.

Để tránh những vấn đề liên quan đến bất ngờ này:

  • Phát triển các mối quan hệ trong tổ chức.
  • Làm việc nghiêm túc và hiệu quả để cấp trên tin tưởng vào năng lực của bạn
  • Chia sẻ thông tin và nguồn lực một cách thường xuyên – cả với nhân viên của bạn, và với những người khác.

Bất ngờ thứ sáu: Hài lòng các cổ đông không phải luôn luôn là mục tiêu tối thượng.

bond-m-scotland

Cổ đông, cho dù đây là những cổ đông truyền thống hoặc các bên liên quan khác trong văn phòng hoặc tổ chức của bạn, thường có một quan điểm ngắn hạn, và có thể hướng về lợi nhuận hoặc hiệu quả hoạt động.

Là nhà quản lý, cần cân nhắc các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn trước khi quyết định.

Để tránh những vấn đề liên quan đến bất ngờ này:

  • Hãy dành một chút thời gian để hiểu chính những giá trị mà bạn coi trọng và điểm chung của chúng với những giá trị mà công ty coi trọng.
  • Hiểu được tầm nhìn của công ty và ý nghĩa của nó. Đưa ra quyết định dựa trên quan tầm nhìn và những giá trị này. Tự thưởng cho đội khi họ phát triển những giá trị đó.
  • Phát triển chiến lược cho đội của bạn, và đảm bảo rằng nó phù hợp với chiến lược của công ty.
  • Thu hút và tuyển dụng những người phù hợp với tầm nhìn và giá trị của tổ chức của bạn.
  • Nên theo đuổi những giá trị lâu dài tốt nhất của doanh nghiệp của bạn, không phải hy sinh tương lai chỉ để tăng lợi nhuận của ngắn hạn.

Bất ngờ thứ bảy: Bạn vẫn chỉ là một con người.

skyfall-clips-james-bond-daniel-craig-meets-q-ben-whishaw

Là nhà quản lý, bạn phải nhớ rằng vị trí của bạn không có nghĩa là bạn tốt hơn hoặc nhiều khả năng hơn bất cứ ai khác. Bạn vẫn có thể sai lầm, và những người xung quanh bạn vẫn có những ý kiến khác với bạn.

Tuy nhiên, là một người quản lý có nghĩa là bạn có nhiều trách nhiệm hơn, và bạn cần cam kết thực hiện những trách nhiệm này.

Để tránh những vấn đề liên quan đến bất ngờ này:

  • Hãy khiêm tốn và biết ơn, và thưởng cho những người xung quanh bạn đã làm cho bạn và đội của bạn trở nên tốt hơn.
  • Hãy có trách nhiệm với bản thân
  • Sử dụng trí tuệ xúc cảm của bạn để duy trì kết nối với các đồng nghiệp, gia đình và bạn bè.
  • Tạo bánh xe cuộc đời của bạn, và nhắc nhở bản thân để tìm sự cân bằng của chính mình

Nguồn: Harvard Business Review. Từ “Bảy ngạc nhiên cho CEO mới” của Michael E. Porter, Jay Lorsch W., Nitin Nohria, October 2004. Bản quyền © 2004 bởi Tổng công ty xuất bản Harvard Business School; tất cả các quyền.

Tóm tắt

Bảy ngạc nhiên của các nhà quản lý mới đã được xác định lầm đầu tiên bởi Michael Porter, Jay Lorsch, và Nitin Nohria. Những bất ngờ nổi bật này là những quan niệm sai lầm mà những quản lý lần đầu tiên làm việc tại vị trí quản lý hoặc vai trò lãnh đạo thường mắc phải.

Bảy điều ngạc nhiên là:

  • Bạn không thể điều hành công ty hoặc bộ phận.
  • Để nhân viên tự quyết định là tốn kém.
  • Thật khó để biết những gì đang thực sự xảy ra.
  • Bạn luôn luôn đang truyền tin.
  • Bạn không phải là ông chủ.
  • Hài lòng các cổ đông không phải luôn luôn là mục tiêu tối thượng.
  • Bạn vẫn chỉ là một con người.

Quản lý có thể thực sự là một thách thức. Nhưng khi nhận thức được những quan niệm sai lầm phổ biến và các vấn đề liên quan, bạn sẽ luôn có cơ hội thành công. 

Chúc bạn thành công!

Và cùng theo dõi những chia sẻ chuyên sâu trong các bài viết tiếp theo nhé!

Hpo Banner