Bài viết

21 Th10 2019

9 Mẹo Quản lý Thời gian của những CEO thành công nhất thế giới!

Thời gian là nguồn tài nguyên vô cùng quý giá cho tất cả mọi người, đặc biệt với những CEO bận rộn.

Quản lý thời gian là một việc không hề dễ dàng và thường rất khó để tìm được sự cân bằng hoàn hảo giữa các nhiệm vụ và biết điều gì cần ưu tiên.

Để việc quản lý thời gian dễ dàng hơn với bạn chúng tôi đã thu thập 9 mẹo quản lý thời gian được sử dụng bởi các CEO thành công trên thế giới để bạn có thể áp dụng hiệu quả ngay lập tức.

Hãy đọc tiếp để khám phá xem chúng là gì nhé!

1. Nói KHÔNG!

Đồng sáng lập Steve Jobs của tập đoàn Apple tin rằng “đổi mới là nói không với 1000 điều”.

Là một CEO, bạn sẽ có hàng tá email, cuộc gọi điện và vô số người tiếp cận để tìm kiếm sự giúp đỡ, trò chuyện hay xin lời khuyên. Điều này còn đúng hơn khi bạn là một doanh nhân với công việc kinh doanh đang lên như diều gặp gió.

Bạn hoàn toàn có quyền nói không với những yêu cầu không đem lại lợi ích gì cả. Hãy lịch sự giải thích với họ rằng bạn đang bận và trong khoảng thời gian cụ thể ở tương lai bạn sẽ có thể giúp hoặc hỗ trợ họ.

2. Quản lý Email theo style của Bill Gates

CEO luôn phải dành ra rất nhiều thời gian để đọc và trả lời email. Điều này đôi lúc khiến họ quay cuồng như chong chóng và không còn thời gian làm việc khác.

Vậy làm sao để nắm lại quyền kiểm soát?

Giải pháp ở đây chính là tạo các thư mục email dựa theo sự ưu tiên, hoặc dự án, và đánh dấu những email thực sự cần chú ý. Bill Gates nhà sáng lập của tập đoàn Microsoft sử dụng chính xác chiến thuật này để quản lý các email của ông.

Tony Hsieh, CEO của Zappos, tuyên bố xử lý những email của ngày hôm qua trong hôm nay. Với cách này bạn sẽ xử lý số lượng email cụ thể mình đã đặt ra và yêu cầu phải phản hồi trước khi kết thúc ngày làm việc. Thay vì cứ thi thoảng lại mở đọc mail để trả lời khiến bạn đứt mạch tư duy khi làm việc. Ông gọi đây là chiến thuật ‘Yesterbox’.

3. Quy tắc 2 phút

Đây là một chiến thuật quản lý thời gian cho CEO vô cùng đơn giản. Đó là nếu bạn có thể giải quyết ngay email đó trong 2 phút thì hãy làm nó ngay. Thế thôi!

4. Quy tắc 80/20

Là một CEO bạn chắc chắn không thể không biết đến quy tắc nổi tiếng này, còn được gọi là quy tắc Pareto. Trọng tâm của quy tắc này là để đạt được hiệu quả đỉnh cao, thì các nhiệm vụ của bạn nên được hoàn thành với tỷ lệ 80:20.

Có 2 cách để áp dụng quy tắc này vào công việc của bạn.

Đầu tiên là dành ra 80% quỹ thời gian của bạn cho những nhiệm vụ quan trọng nhất, ví dụ như phát triển kinh doanh, hay đổi mới sản phẩm, và 20% thời gian còn lại cho những nhiệm vụ nhỏ hơn.

5. Yêu cầu thời gian trả lời ở mọi email

Katia Beauchamp, nhà sáng lập của Birchbox, yêu cầu toàn bộ nhân viên của mình đưa thời gian cần phản hồi ở cuối mỗi email gửi đến bà, không cần biết email đó ngắn hay dài.

Điều này cho phép bà ưu tiên các nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả và hiểu rằng mình cần tập trung sự chú ý vào đâu.

6. Sử dụng một chiếc đồng hồ thông minh

Nếu bạn là một CEO người luôn muốn kiểm soát mọi thứ theo cách hoàn hảo nhất, thì việc nắm được mọi thông tin mọi lúc mọi nơi là một điều phải có.

CEO Kristian luôn luôn đeo chiếc Apple Watch của anh ấy, vậy nên khi rời khỏi bàn làm việc anh ấy vẫn nhận được các cuộc gọi, email và mọi thứ khác. Điều này giúp anh ấy luôn khả dụng để giải quyết mọi vấn đề có thể xảy ra.

Bạn có thể sử dụng một chiếc đồng hồ thông minh như vậy để tạo các nhắc nhở công việc và không bỏ lỡ bất cứ điều quan trọng nào.

7. Dành thời gian để suy nghĩ

Jeff Weiner, CEO của LinkedIn, vô cùng tin tưởng rằng có thời gian để suy nghĩ là điều cực kỳ quan trọng. Ông ấy nói rằng “một phần của chìa khóa để quản lý thời gian là khắc phục thời gian để suy nghĩ, trái ngược với việc liên tục phản ứng”.

Tránh khỏi việc phản ứng quá nhanh giúp CEO đưa ra các quyết định chất lượng hơn.

8. Tạo một ngân sách thời gian

Steve Ballmer, CEO tiền nhiệm của Microsoft, tạo một “ngân sách” để quản lý thời gian của ông ấy.

Ông có một spreadsheet mà trợ lý có thể truy cập vào, đây là nơi phân bổ ngân sách thời gian của ông cho những người cần gặp và nói chuyện với ông.

Việc này giúp ông quản lý thời gian của mình tối ưu và đảm bảo rằng không lãng phí thời gian vào những việc vô ích.

9. Sử dụng phần mềm MyOKR.online

Nếu bạn là CEO đang triển khai mô hình quản trị OKR cho doanh nghiệp của mình nhưng lại không thể kiểm soát và mất thời gian vì mỗi lần muốn biết hiện trạng tiến độ lại phải gọi điện, nhắn tin hoặc email qua lại rất bất tiện thì phần mềm MyOKR.online sẽ giúp bạn làm điều này một cách dễ dàng.

MyOKR Hiển thị theo thời gian thực số lượng mục tiêu và % hoàn thành đang là bao nhiêu. Cũng như số lượng nhiệm vụ và tiến độ thực hiện từng nhiệm vụ đang như thế nào (đúng hẹn hay trễ hẹn)? 

Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, vì chỉ cần truy cập phần mềm là biết ngay các phòng/ban đã hoàn thành bao nhiêu % mục tiêu và tiến độ thực hiện kế hoạch đến đâu rồi. (Không chỉ tiết kiệm thời gian cho Giám đốc, mà còn tiết kiệm thời gian cho các Trưởng phòng/ban và cả công ty). Thời gian là tiền bạc đúng không nào?

Ngay bây giờ, bạn có thể dùng thử phần mềm MyOKR miễn phí tại đây.

 

Chia sẻ cho Đồng nghiệp, nếu bạn thấy hữu ích!

shares