9 mẹo giúp bạn tùy cơ ứng biến

Giữ bình tĩnh và tự tin trước áp lực

“Lan, báo cáo cho thấy cô đang nỗ lực tiến hành mở rộng, nhưng liệu cô đã xem xét tác động có thể xảy đến cho khách hàng của chúng ta? Cô chưa quên thất bại ở HCM năm ngoái chứ, họ cũng cố gắng triển khai dự án tương tự như vậy đấy”

Vâng, nếu là Lan, bạn đang đối mặt với áp lực thực sự. Bạn phải trả lời câu hỏi và xoa dịu lo lắng của CEO về gián đoạn xảy đến với khách hàng. Bạn sẽ làm gì? Bạn sẽ nói gì? Bạn sẽ nói như thế nào? Và sẽ ra sao nếu bạn không nghĩ ra được điều gì để nói ?

Trường hợp này khá phổ biến. Cho dù bạn đang ở bất cứ đâu: trong một cuộc họp, trình bày đề xuất, giải thích ý tưởng hay trả lời câu hỏi sau buổi thuyết trình, tùy cơ ứng biến là một kỹ năng cần thiết. Một kỹ năng tuyệt vời mà nếu thành thạo,sẽ ngay lập tức tăng tính thuyết phục cho điều bạn nói.

Khi có thể nhanh chóng chuyển đổi ý tưởng và suy nghĩ của mình thành lời nói mạch lạc, chắc chắn nó sẽ được lắng nghe. Hơn nữa, bạn sẽ xây dựng cho mình sự tự tin, thuyết phục và đáng tin cậy trong mắt người khác.

Sự tự tin là chìa khóa của quá trình học hỏi kỹ năng tùy cơ ứng biến. Khi trình bày một thông tin, nêu ra một ý kiến hay đưa ra một đề xuất, phải chắc rằng bạn biết mình đang nói gì cũng như những điều bạn nói được người khác tiếp nhận. Điều này không đồng nghĩa với việc bạn phải biết tất cả mọi thứ, nhưng sự tự tin giúp bạn duy trì sự bình tĩnh và tự chủ ngay cả khi bất ngờ rơi vào tình huống khó khăn.

Học cách tùy cơ ứng biến

Bí mật của tùy cơ ứng biến là chuẩn bị: học một số kỹ năng và chiến thuật và chuẩn bị cho các tình huống có thể khiến bạn bị áp lực. Sau đó, khi phải đối mặt với những câu hỏi hay cuộc tranh luận bất đắc dĩ, thì bạn đã được chuẩn bị sẵn sàng. Hãy cố gắng bình tĩnh, sắp xếp lại suy nghĩ trước khi đưa ra phản hồi. Dưới đây là một vài gợi ý và sách lược:

1. Thư giãn

Có vẻ mâu thuẫn, làm sao để thư giãn khi gặp áp lực? Nhưng để giữ cho giọng nói vẫn điềm tĩnh cũng như để não bộ làm việc, bạn phải thư giãn hết mức có thể.

• Hít thở thật sâu.
• Cho cơ thể 1 giây để tiếp nhận lời khẳng định tích cực
• Siết chặt cơ bắp ở đùi, bắp tay, bàn chân vài giây sau đó thả lỏng ra.

2. Lắng nghe:

Không có gì ngạc nhiên khi lắng nghe đóng một vai trò quan trọng. Vậy tại sao bạn cần lắng nghe? Bởi vì bạn cần phải hiểu được câu hỏi hay lời đề nghị trước khi đáp lại. Trả lời quá nhanh dễ khiến câu trả lời không phù hợp. Để giúp bạn lắng nghe, hãy nhớ:

• Nhìn thẳng vào người hỏi.
• Để ý quan sát ngôn ngữ cơ thể người đó, cũng như những điều được nói.
• Cố gắng diễn giải gợi ý trong câu hỏi hoặc yêu cầu được đưa ra. Đó là sự công kích, một đề nghị chính đáng hay đơn giản là để thử thách bạn. Tại sao người đó lại hỏi như vậy và mục đích của họ là gì ?

Mẹo:

Hãy nhớ rằng chỉ khi quan tâm thì người ta mới hỏi. Đó có thể là thiện chí – người đó chỉ đơn giản là muốn biết thêm hoặc ác ý – muốn làm bạn khó xử. Cho dù thế nào thì họ vẫn quan tâm đến điều bạn nói ra. Cố gắng đừng làm họ phật ý.

3. Lặp lại câu hỏi

Nếu bạn thực sự cảm thấy căng thẳng, hãy đề nghị họ nhắc lại câu hỏi. Nó giúp bạn có thêm chút thời gian trong lúc suy nghĩ về lời giải đáp.

Thoạt nhìn thì nhiều người sẽ nghĩ rằng điều đó làm cho họ trở nên thiếu tự tin, nhưng thực tế lại không phải vậy. Nó cho họ thấy bạn thật sự quan tâm tới câu hỏi để đưa ra câu trả lời phù hợp. Nó cũng giúp người hỏi có cơ hội diễn đạt lại ý của mình dễ hiểu hơn. Hãy nhớ, người hỏi cũng có thể chỉ buột miệng hỏi chứ chưa thực sự chuẩn bị kỹ câu hỏi, bằng cách này, bạn cho họ một cơ hội trình bày lại câu hỏi thật rõ ràng.

Thông qua việc đề nghị nhắc lại câu hỏi, bạn có thêm cơ hội để nhận biết ý định của người hỏi. Nếu câu hỏi được sắp xếp lại cụ thể và dễ nghe hơn, thì thật sự họ muốn biết nhiều hơn nữa. Còn nếu câu hỏi được đưa ra có vẻ mang tính công kích hơn lúc đầu, bạn nên hiểu rằng người đó đang muốn làm khó bạn. Bước thứ 4 sẽ có ích cho bạn khi gặp phải trường hợp này.

4. Sử dụng thủ thuật câu giờ.

Đôi khi bạn cần thêm thời gian để ổn định suy nghĩ và bình tĩnh để đưa ra câu trả lời rõ ràng. Điều cuối cùng bạn muốn làm là nói ra điều đầu tiên mình nghĩ.Thường thì đây là một bình luận phòng thủ, chỉ khiến bạn không an toàn và lo lắng hơn thau vì tự tin và bình tĩnh.

• Hãy tự mình nhắc lại câu hỏi. Nó cho bạn thêm thời gian suy nghĩ và làm rõ điều người kia hỏi. Nó cũng cho phép bạn diễn đạt lại nếu cần và làm thay đổi yêu cầu theo hướng tích cực. “Ý anh là, tôi đã xem xét tác động lên khách hàng như thế nào để đảm bảo họ vẫn có trải nghiệm tích cực trong quá trình mở rộng phải không?”
• Thu hẹp sự tập trung. Ở đây bạn đặt ra một câu hỏi, không chỉ để làm rõ ý, mà còn chuyển câu hỏi sang hướng dễ kể soát hơn. “Có lẽ anh đang muốn nghe, tôi đã xem xét tác động lên khách hàng như thế nào. Vậy thì tác động nào anh quan tâm nhất: số sản phẩm bán được hay dịch vụ bán hàng?”
• Yêu cầu người khác làm rõ câu hỏi. Một lần nữa, điều này buộc họ phải hỏi cụ thể hơn và hy vọng đến một điểm cụ thể. “Khi anh nó,i anh muốn biết tôi đã phân tích khách hàng thế nào, có phải ý anh muốn một bản phân tích chi tiết hay phương pháp phân tích tôi sử dụng?”
• Hỏi về định nghĩa. Thuật ngữ có thể gây ra vấn đề cho bạn.  Đừng ngại hỏi nghĩa của chúng, đảm bảo cả hai đang nói về cùng một vấn đề.

5. Im lặng là vàng

Chúng ta cho rằng im lặng là không thoải mái. Tuy nhiên nếu chúng ta dùng nó đúng mức, cho thấy khả năng kiểm soát suy nghĩ của mình cũng như tự tin vào khả năng đối đáp của bản thân. Trả lời quá nhanh sẽ khiến bạn sử dụng từ ngữ không chính xác.  Hãy tạm ngừng để tổng hợp suy nghĩ.

6. Bám vào một điểm và mẩu thông tin hỗ trợ:

Đôi khi do quá căng thẳng mà bạn trả lời quá ít hay quá nhiều thông tin. Nếu trả lời quá ngắn gọn, bạn dễ biến cuộc đối thoại thành một cuộc thẩm vấn (Bạn sẽ bị hỏi thêm lần nữa và người hỏi sẽ nắm quyền kiểm soát cuộc đối thoại). Còn nếu trả lời quá rườm rà, bạn sẽ đánh mất sự quan tâm của họ, khiến họ thấy chán và phát giác những điều mà bạn không nên nói. Nên nhớ rằng họ không yêu cầu bạn phải đọc một bài diễn văn về đề tài đó. Họ chỉ muốn biết một vài thứ mà thôi. Hãy tôn trọng điều đó và cho họ câu trả lời với đầy đủ thông tin cần thiết.

Phương pháp này đem đến cho bạn sự tập trung. Thay vì cố gắng nhét tất cả ý tưởng có trong đầu, bạn chỉ cần chọn một điểm chính và một sự kiện hỗ trợ. Bằng cách này, bạn có thể trả lời câu hỏi một cách chính xác và chắc chắn.

Mẹo:

Nếu không biết câu trả lời, hãy nói với họ. Đừng cố gắng quá mức, điều đó chỉ khiến bạn thêm khờ khạo và không tự tin khi phải tùy cơ ứng biến trong tương lai. Không có gì sai trái nếu bạn không biết về một điều gì đó. Đơn giản là trả lời ngay khi tìm ra câu trả lời.

7. Dự đoán câu hỏi

Thông thường, với một chút suy luận bạn có thể đoán ra loại câu hỏi tiếp theo mình sắp đối mặt là gì để chuẩn bị sẵn sàng đối phó với nó. Bạn chuẩn bị phải trình bày về doanh số hàng tháng cho đội quản lý. Bản báo cáo của bạn có thể giải quyết phần lớn những câu hỏi mà họ sẽ đưa ra, nhưng liệu có câu hỏi nào khác bạn có thể đoán? Tháng này có gì khác so với những tháng trước? Câu hỏi mới sẽ là gì? Trả lời ra sao? Bạn sẽ cần thêm thông tin gì hỗ trợ để trả lời chi tiết?

Đặc biệt bạn cần dành thời gian động não những câu hỏi khó nhất mà mọi người có thể hỏi và chuẩn bị và tập luyện câu trả lời tốt cho chúng.

8. Luyện tập truyền đạt rõ ràng

Cách bạn nói cũng quan trọng không kém gì điều bạn nói. Nếu bạn lầm bầm hoặc sử dụng “umm” hoặc “ah” giữa mỗi từ, sự tự tin trong những điều bạn nói giảm dần. Cần nắm được những điểm then chốt này khi nói chuyện với người khác:

• Nói to rõ (Đừng nhầm lẫn với việc gây ồn ào)
• Biết tạm dừng đúng lúc, nhấn mạnh điểm quan trọng hoặc bình tĩnh lại.
• Thay đổi giọng nói cho phù hợp với thông điệp.
• Giao tiếp bằng mắt một cách thích hợp.
• Sử dụng mức độ trang trọng phù hợp với hoàn cảnh nói chuyện.

9. Tóm tắt và kết thúc

Tổng kết những điều bạn nói bằng một bài tóm tắt nhanh gọn. Sau đó, đừng thêm bớt bất cứ thông tin gì và hãy im lặng. Đừng cố phạm một lỗi thường gặp là nói nhiều để lấp đầy sự im lặng. Đây là lúc người hỏi tiếp thu câu trả lời. Nếu bạn cố gắng nhồi nhét thêm thông tin sẽ khiến bọ bối rối và khiến việc truyền tải vừa rồi trở nên lãng phí.

Sử dụng một vài từ cho thấy bạn đang tóm tắt (ví dụ: kết luận, cuối cùng…) hoặc nhắc lại ngắn gọn câu hỏi và câu trả lời. VD: “Anh thắc mắc về việc tôi đã làm gì để phân tích tác động lên khách hàng phải không? Tôi xem xét kỹ lưỡng trường hợp của HCM và đã chuẩn bị bản phân tích “Những điều sẽ xảy ra” cho tình huống của chúng ta”

Những điểm chính

Không ai thích đứng một chỗ hay trả lời câu hỏi mà mình hoàn toàn không mong đợi. Sự không chắc chắn có thể gây ra căng thẳng. Bạn có thể kiểm soát căng thẳng và tùy cơ ứng biến nếu nhớ những chiến lược chúng ta vừa thảo luận.

Về cơ bản, tùy cơ ứng biến có nghĩa là kiểm soát được tình hình. Đặt câu hỏi, tìm kiếm thời gian cho chính mình, bám vào một điểm và thông tin hỗ trợ. Khi có thể mở rộng những lĩnh vực chính được quan tâm, bạn sẽ trả lời như một chuyên gia và gây ấn tượng với khán giả và bản thân bằng sự tự tin và cân bằng.