Bài viết

3 Th1 2020

7 cách để được lắng nghe trong các cuộc họp?

Tìm cách đóng góp ý kiến và thu hút sự chú ý.

Bạn được chọn vào công ty vì các kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân vì vậy hãy thể hiện chúng đi.

Có thể lý do là bạn họp quá lớn và những cánh cửa đang đóng kín. Có thể là những đồng nghiệp của bạn nói quá nhiều và quá lớn. Hoặc có thể là do quản lý của bạn đang ngồi đối diện bạn.

Dù lý do gì đi nữa, bạn cũng có thể thấy không thể phát biểu được trong các cuộc họp và cảm giác xấu hổ và tự ý thức về sự sợ hãi của bản thân đang bạn áp đảo bạn. Mặt khác, bạn có thể đã thành công trong việc chia sẻ suy nghĩ của mình, nhưng lại bị bỏ qua hoặc bị bắn hạ” bởi tiếng nói lớn hơn trong căn phòng.

Mặc dù có thể bạn cảm thấy rằng bạn là người duy nhất phải vật lộn với những vấn đề này trong các cuộc họp, tuy nhiên bạn có chắc chắn rằng những người khác không cảm thấy như vậy – họ đã vượt qua được sự tự ý thức của họ và có thể nói lên và tại sao bạn không làm điều tương tự .

Đầu tiên, chúng ta hãy xem xét tại sao việc tiếng nói của bạn được lắng nghe trong các cuộc họp là quan trọng.

Tại sao cần cố gắng để được lắng nghe?

Nhận được sự chú ý tại nơi làm việc rất quan trọng cho sự thành công của bạn, và các cuộc họp là chìa khóa để mở ra nơi có thể làm điều đó – đặc biệt là nếu quản lý của bạn có mặt khi bạn “nêu lên suy nghĩ của mình” trong cuộc họp nghĩa là bạn thể hiện sự tự tin và chủ động, điều này thể hiện ra là bạn có thể là một nhà lãnh đạo trong tương lai.

Thật không may, đồng nghiệp của bạn không thể đọc được những suy nghĩ của bạn. Vì vậy, dù có bao nhiêu ý tưởng tuyệt vời có trong đầu của bạn, chúng đều không được sử dụng có ích cho bạn và nhóm cho đến khi bạn chia sẻ chúng

Không nhận được cơ hội để lên tiếng, hay không cảm thấy được lắng nghe khi bạn nói, có thể khiến bạn nản lòng đặc biệt là nếu nó xảy ra và lặp lại nhiều lần. Nếu không được quản lý, những cảm xúc thất vọng, không có động lực và bất lực có thể lan sang phần còn lại của cuộc đời bạn. Đồng thời, nhóm và tổ chức của bạn đang mất đi những kiến thức và kinh nghiệm của bạn.

Vì vậy, chúng ta xem xét bảy cách để xây dựng sự tự tin và đạt được sự kiểm soát cho phép bạn thể hiện những đóng góp có giá trị cho cuộc họp tiếp theo của bạn.

Làm thế nào để bạn được lắng nghe?

  1. Có niềm tin vào giá trị riêng của bạn

Bạn được mời đến cuộc họp vì bạn có thể cung cấp được một thứ gì đó cho tổ chức. Bạn có những kiến thức hoặc kỹ năng liên quan đến chủ đề đang được đang được thảo luận hoặc quản lý của bạn nghĩ rằng đây là một cơ hội tốt cho bạn học tập hay muốn thấy bạn xử lý tình huống ra sao.

Nếu lý do bạn tham dự không rõ ràng, hãy hỏi quản lý hoặc người tổ chức cuộc họp. Bạn có mặt ở đó bởi vì bạn muốn và bạn có giá trị, vì vậy hãy  cảm thấy tự tin.

  1. Đặt câu hỏi

Nếu việc đưa ý tưởng hay quan điểm của riêng bạn khiến bạn đau đầu, hãy bắt đầu bằng cách đặt câu hỏi về những gì người khác đang nói. Điều này cho thấy rằng bạn đang chăm chú, tham gia và quan tâm đến cuộc họp. Nếu bạn thường không có ý tưởng gì trong cuộc họp thì hãy chuẩn bị trước một số câu hỏi. Nhưng hãy cẩn thận để không đưa ra quá nhiều câu hỏi khiến cuộc họp bị gián đoạn hoặc trì hoãn.

  1. Lên tiếng cho người khác

Học cách đẩy bản thân lên phía trước có thể rất khó khăn, nhưng hầu hết chúng ta có xu hướng giúp đỡ và ca ngợi những người khác dễ dàng hơn. Vì vậy, hãy bắt đầu xây dựng sự tự tin của bạn bằng cách lên tiếng cho người khác. Nếu một người nào đó bị gián đoạn, hãy nói một cái gì đó để khiến mọi sự chú ý trở lại với họ. Bạn có thể nói một câu đơn giản như, “Bạn sẽ nói gì tiếp theo Nam?”

Nếu ai đó nói ra điều mà bạn đồng ý hoắc tương tự. Sau khi họ nói ý tưởng của riêng mình, bạn có thể xây dựng thêm bằng cách đưa ra những ý tưởng của riêng bạn.

Khi bạn trở nên tự tin về việc lên tiếng cho những người khác, bạn sẽ cảm thấy ít lo lắng hơn về nói lên suy nghĩ của chính mình.

Mẹo:

Hãy nhớ rằng ngôn ngữ cơ thể của bạn cũng có tiếng nói riêng. Ngồi họp với một tư thế tốt tạo cho người khác ấn tượng tích cực. Nó cho thấy bạn đang tỉnh táo, tham gia và tôn trọng mọi người.

  1. Hãy là một trong những người đầu tiên phát biểu

Bằng cách phát biểu sớm trong cuộc họp, bạn có thể có tiếng nói của riêng mình và cảm thấy thoải mái hơn, dễ tiếp thu và tích cực trong thời gian còn lại của cuộc họp. Nếu bạn giữ ý kiến lại càng lâu, bạn sẽ trở nên lo lắng và người khác có thể đưa ra ý tưởng tốt nhất của bạn trước. Việc tìm một khoảng trống trong các cuộc thảo luận để bạn có thể nói ra những gì bạn muốn rất khó – vì vậy hãy đi đầu và quyết đoán.

Mẹo:

Hãy biết rằng việc quyết đoán không có nghĩa là hung hăng, và việc phát biểu sớm không có nghĩa là người đầu tiên lên tiếng.

Mẹo:

Hãy nhớ rằng ngôn ngữ cơ thể của bạn cũng có tiếng nói riêng. Ngồi họp với một tư thế tốt tạo cho người khác ấn tượng tích cực. Nó cho thấy bạn đang tỉnh táo, tham gia và tôn trọng mọi người.

  1. Tận dụng kỹ năng hướng nội

Nếu bạn là một trong những người sống hướng nội, đừng cảm thấy việc đó có thể chống lại bạn trong các cuộc họp – mà nó còn hoàn toàn ngược lại. Cuốn sách xuất bản năm 2013 của Susan Cain, “Yên tĩnh”, lập luận rằng người sống hướng nội là rất cần thiết cho sự thành công của một tổ chức.

Tận dụng lợi thế này, bạn có thể sẽ có khả năng phản xạ tốt, nhiều chiến lược, chu đáo, biết lắng nghe và quan sát xung quanh. Bạn có thể khái quát những đặc tính này theo hai cách: suy nghĩ trước về cuộc họp, nghiên cứu các chủ đề được thảo luận và lập kế hoạch những gì bạn muốn nói hoặc hỏi; tóm tắt những gì đang được nói và đưa ra quan điểm riêng trong cuộc họp.

  1. Hãy tạo lợi thế cho ý tưởng của bạn

Nếu bạn có thể, hãy tham gia vào một chương trình nghị sự, bạn sẽ có cơ hội để nói lên suy nghĩ của bản thân. Nếu không thể, hãy cho mọi người biết trước rằng bạn có thứ muốn chia sẻ. Ví dụ, nếu bạn nhận được email về cuộc họp, hãy trả lời, “Tôi thực sự mong muốn được tham dự cuộc họp này và chia sẻ những ý tưởng mới về X.” Bạn đang làm cho việc bạn muốn chia sẻ một thứ gì đó trở nên rõ ràng hơn. Điều này sẽ kích thích sự quan tâm của người khác và khiến họ chú ý trong cuộc họp.

  1. Nói ngắn gọn và không nói xin lỗi

Bắt đầu và kết thúc sự đóng góp của bạn bằng niềm tin. Tránh bắt đầu với một lời xin lỗi “Tôi xin lỗi, nhưng …” Điều này ngay lập tức sẽ làm giảm vị trí của bạn. Hãy bắt đầu một cách tự hào và mạnh mẽ như “, Tôi muốn nói rằng …” hoặc “Tôi có thể thêm vào…?”

Một khi bạn đã nói những gì bạn muốn chỉ đơn giản là bạn đã nói xong. Mọi người sẽ đánh giá cao sự đóng góp của bạn.

Mẹo:

Tránh nói, “Tôi không đồng ý.” Mọi người nghe thấy điều này và sẽ ngay lập tức cảm thấy khó chịu, và có lẽ họ sẽ dừng việc lắng nghe bạn. Tốt hơn là nói những điều sau:

“Tôi tự hỏi nếu chúng ta cũng có thể xem xét …”

“Tôi nhìn sự khác nhau bởi vì …”

“Tôi đồng ý ở một mức độ nào, nhưng tôi có một số nghi ngờ về …”

Khi bạn cảm thấy tự tin

Tổ chức một cuộc họp khá tốn kém – tổ chức phải trả lương làm thêm giờ cho mọi người! Vì vậy, nó cần phải có giá trị và hiệu quả chứ không phải là nơi để mỗi cá nhân trình diễn và chiếm lấy vị trí trung tâm. Đôi khi, việc lên tiếng và mang lại sự chú ý cho cuộc họp là rất cần thiết.

Với việc luyện tập, bạn có thể bắt đầu muốn đóng góp cho cuộc họp. Tìm ra các cơ hội khác để lên tiếng, chẳng hạn như thuyết trình cho các nhóm lớn hơn trong công việc, hoặc thậm chí luyện tập để trở thành một chuyên gia khi nói trước mọi người.

Làm thế nào để giúp tiếng nói của người khác được lắng nghe:

Nếu bạn đang chủ trì hoặc sắp xếp cho một cuộc họp, hãy tạo ra một môi trường an toàn và hiệu quả cho mọi người.

Dẫn dắt bằng các ví dụ và thực hiện các hành vi không phán xét và tôn trọng người khác.

Hãy khích lệ, chọn lựa các ý tưởng và phát triển chúng. Mời tất cả mọi người đóng góp để không ai rời khỏi cuộc họp mà không phát biểu.

Đừng thông báo thông tin mới cho mọi người và mong họ phản hổi một cách chu đáo ngay lập tức, hãy cho họ thời gian để chuẩn bị.

Những điểm chính

Việc điều chỉnh cuộc họp thường gặp rất nhiều khó khăn. Tuy nhiên, đây là cơ hội quan trọng để nâng cao tầm nhìn, triển vọng nghề nghiệp và thúc đẩy sự tự tin của bạn. Vượt qua sự sợ hãi và lo lắng là rất cần thiết, hãy tìm cách để tận dụng tối đa cơ hội này. Hãy quan tâm tới những người khác trong cuộc họp, đóng góp những câu hỏi hữu ích, quan sát những ý tưởng hay, và yêu cầu được tham gia các chương trình nghị sự khi bạn có những thông tin, ý tưởng quan trọng muốn cung cấp.

Chia sẻ nếu bạn thấy hữu ích!

hướng dẫn okr cho ceo