Người đọc hành động ngay trong email của bạn.
Giữ email rõ ràng và súc tích để tránh gây nhầm lẫn cho người đọc. Email là một công cụ được sử dụng rộng rãi trong công việc, nhưng cuộc khảo sát năm 2013 của Sendmail, chỉ ra rằng: Email chiếm 64% trong số các nguyên nhân gây ra sự căng thẳng, sự nhầm lẫn, hoặc những hậu quả tiêu cực khác trong công việc. Vì vậy:
- Làm thế nào viết email tránh khỏi những lỗi trên? và
- Làm sao bạn có thể viết email để đạt được kết quả mong muốn?
Bài viết này chỉ cho bạn 6 cách viết email rõ ràng, hiệu quả và thành công.
Viết email hiệu quả?
Các nhân viên văn phòng trung bình nhận được khoảng 80 email mỗi ngày. Với một khối lượng lớn các email và tin nhắn từ mạng xã hội như vậy, email mà bạn gửi có thể dễ dàng bị bỏ qua. Thực hiện theo 6 quy tắc đơn giản sau đây:
- Đừng trò chuyện quá nhiều qua email.
- Hãy sử dụng tốt dòng Tiêu đề.
- Giữ thông điệp rõ ràng và ngắn gọn.
- Lịch sự.
- Kiểm tra giọng điệu của bạn.
- Đọc thử trước khi gửi.
1. Đừng trò chuyện quá nhiều qua Email
Một trong những nguồn lớn nhất gây ra căng thẳng tại nơi làm việc là nhận được số lượng lớn email mỗi ngày. Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu viết một email, hãy tự hỏi:
Email này có thực sự cần thiết?
Hay bạn nên nhắn tin hoặc gọi điện trực tiếp để thực hiện một số thảo luận và nói chuyện với nhau.
Ngoài ra, email không an toàn như bạn mong đợi, đặc biệt là những người có thể chuyển tiếp email mà không cần suy nghĩ. Vì thế để tránh việc chia sẻ thông tin nhạy cảm, thay vì viết về bất cứ điều gì, bạn nên lựa chọn chủ đề trước khi viết.
2. Sử dụng tốt dòng Tiêu đề email
Hình dung về tiêu đề của một bài báo, nó có hai chức năng:
- Thu hút sự chú ý của bạn, và
- Tóm tắt chủ đề chính của bài báo, do đó giúp bạn quyết định có nên đọc hay không.
Tiêu đề email của bạn có vai trò tương tự.
Một email bỏ trống tiêu đề, nhiều khả năng sẽ bị bỏ qua hoặc bị cho là “thư rác”. Vì vậy, hãy luôn sử dụng một vài từ (được lựa chọn) để người nhận biết nội dung cơ bản của email là gì?
- Bạn có thể muốn viết thêm “ngày” trong tiêu đề email, nếu đây là email có tính chất thường xuyên, ví dụ như một báo cáo dự án hàng tuần.
- Đối với email cần câu trả lời, bạn có thể viết tiêu đề như một lời kêu gọi hành động, chẳng hạn như “Vui lòng hãy trả lời trước tháng 7.”
Tiêu đề email được viết theo các cách dưới đây (thể hiện thông tin quan trọng nhất), giúp người nhận thậm chí không cần phải mở email. Ví dụ, bạn muốn gửi email nhắc lịch họp:
| Tiêu đề chưa tốt | Tiêu đề tốt | |
| Tiêu đề: Cuộc họp | Tiêu đề: Lịch trình cuộc họp – 10 giờ ngày 25/02/2018 |
Nếu bạn muốn truyền tải 1 nội dung rất ngắn, bạn có thể sử dụng một dạng ký hiệu (mà đội nhóm đã thống nhất). Ví dụ sử dụng “EOM” (End of message – Kết thúc tin nhắn) để người nhận biết rằng họ không cần phải mở email (đọc tiêu đề là đủ).
| Ví dụ |
| Tiêu đề: Bạn vui lòng gửi báo cáo bán hàng tháng 2? Cảm ơn! EOM |
(Lưu ý: mẹo này chỉ hữu ích nếu người nhận hiểu ký hiệu của bạn).
3. Giữ nội dung rõ ràng và ngắn
Email cần rõ ràng và súc tích. Giữ các câu ngắn và đề cập nội dung chính. Phần thân của email nên trình bày trực tiếp và đảm bảo chứa tất cả các thông tin mà người đọc cần biết.
Đọc thêm bài viết của tôi về các kỹ năng viết sẽ hữu ích với bạn nhiều hơn.
Hãy cũng xem một ví dụ:
| Nội dung chưa tốt | Nội dung tốt | |
| Chủ đề : Sửa đổi báo cáo bán hàng | Chủ đề : Sửa đổi báo cáo bán hàng | |
| Chào Nam, Cảm ơn bạn đã gửi báo cáo tuần trước cho tôi. Tôi đọc nó ngày hôm qua, và thấy rằng Mục 2 cần thông tin cụ thể hơn về số liệu bán hàng. Tôi cũng nghĩ rằng cách thể hiện báo cáo nên chuyên nghiệp hơn. Ngoài ra, tôi muốn cho bạn biết rằng tôi đã lên kế hoạch một cuộc họp với bộ phận PR cho ngày thứ Sáu này về chiến dịch quảng cáo mới. Đó là lúc 11:00 và ở phòng họp nhỏ. Xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn có thể tham gia trong thời gian đó. Cảm ơn! Tuyết. | Chào Nam, Cảm ơn bạn đã gửi báo cáo tuần trước cho tôi . Tôi đọc nó ngày hôm qua, và thấy rằng Mục 2 cần thông tin cụ thể hơn về số liệu bán hàng. Tôi cũng nghĩ rằng cách thể hiện báo cáo nên chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể sửa báo cáo tốt hơn với hai góp trên. Cảm ơn bạn về điều này! Tuyết. P/S: Tôi sẽ gửi lịch cuộc họp với bộ phận PR trong email tiếp theo. |
Điều quan trọng là giữ cho nội dung đơn giản và rõ ràng, bằng cách:
- Tạo những đoạn có đánh số hoặc bôi đậm, và
- Chia nội dung lớn thành các đơn vị nhỏ và sắp xếp cho dễ hiểu hơn.
Trong ví dụ tốt ở trên, Tuyết nêu ra những gì cô muốn Nam làm (trong trường hợp này, là sửa báo cáo). Nếu bạn làm cho mọi người thấy dễ dàng với những gì bạn muốn, thì khả năng cao là họ sẽ làm điều đó.
4. Hãy lịch sự
Email cũng nên phản ánh tính chuyên nghiệp của bạn, do đó cần một chút chăm sóc cho hình thức email là điều cần thiết.
Trừ khi bạn có quan hệ tốt với người nhận, nếu không bạn nên tránh các ngôn ngữ không chính thức, tiếng lóng, biệt ngữ, và chữ viết tắt. Biểu tượng cảm xúc cũng có ích để làm rõ ý định của bạn, nhưng nó phù hợp hơn với những người đã hiểu nhau.
Kết thúc email của bạn với các từ như “Trân trọng” hoặc “Cảm ơn”, tùy thuộc vào bối cảnh.
Cuối cùng, nhớ rằng người đọc có thể chia sẻ email của bạn tới những người khác, vì vậy, hãy luôn tỏ ra lịch sự.
5. Kiểm tra giọng điệu
Khi nói chuyện mặt đối mặt, chúng ta quan sát ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu, và nét mặt để đánh giá xem người nghe có hiểu bạn không để điều chỉnh cuộc nói chuyện. Nhưng với Email thì không được như vậy, bạn không thể điều chỉnh ngay.
Do đó, hãy chú ý tới giọng điệu trong email. Lựa chọn thận trọng các từ ngữ, chiều dài câu và các ký hiệu có thể khiến người đọc hiểu sai ý của bạn.
Hãy cùng xem ví dụ dưới đây:
| Giọng điệu chưa tốt | Giọng điệu tốt | |
| Nam, Tôi cần báo cáo của bạn trước 5 giờ chiều nay hoặc bạn sẽ khiến tôi bị lỡ deadline. Tuyết. | Hi Nam, Bạn có thể gửi báo cáo cho tôi trước 5 giờ chiều được không? Nó giúp tôi đúng hẹn với nhóm PR. Cám ơn rất nhiều! Tuyết. |
Hãy suy nghĩ về cách làm như thế nào email của bạn có được thiện cảm. Loại bỏ từ ngữ có thể khiến ý định của bạn bị hiểu nhầm.
6. Đọc thử
Cuối cùng, trước khi bạn nhấn nút “gửi”, hãy dành chút thời gian để đọc lại email về lỗi chính tả, ngữ pháp và chấm câu. Email là một phần thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp, cũng như bộ quần áo bạn mặc, vì vậy sẽ không tốt nếu email chứa quá nhiều lỗi chính tả.
Khi bạn đọc thử, chú ý đến độ dài của email. Mọi người muốn đọc ngắn, họ thích những email ngắn gọn hơn những email lan man. Vì vậy đảm bảo email của bạn càng ngắn càng tốt.
Những điểm chính
Chúng ta dành phần thời gian đáng kể trong ngày để đọc và viết email. Nhưng các thông điệp gửi đi có thể gây nhầm lẫn cho người khác.
Để viết email hiệu quả, đầu tiên hãy tự hỏi: “Có cần thiết phải gửi email này không?” Đôi khi, sẽ tốt hơn nếu bạn rút điện thoại ra để gọi.
Tạo email một cách ngắn gọn và tập trung vào điểm chính. Chỉ gửi cho những người thực sự cần phải đọc chúng, và thể hiện rõ ràng những gì bạn muốn người nhận làm.
Email là một sự phản ánh về tính chuyên nghiệp và giá trị của bạn. Tưởng tượng người nhận cảm thấy thế nào khi đọc giai điệu và ngôn từ trong email? Hãy lịch sự và đọc lại email trước khi bạn ấn nút “gửi”.
