Hãy hình dung bạn vừa đặt được bước chân đầu tiên lên vị trí quản lý. Và nhận được một nhiệm vụ nhằm tạo ra một đội nhóm hiệu quả. Nghe thách thức đúng không?
Vậy, bạn sẽ làm gì tiếp theo?
Sau khi đọc xong bài viết này bạn sẽ nắm trong tay những yếu tố then chốt mà một người quản lý cần phải có để xây dựng và phát triển một đội nhóm tràn đầy khí thế đi tới thành công. Ngoài việc:
- Lựa chọn đúng người, đặt đúng vị trí.
- Tới việc giao tiếp, phát triển và tạo động lực cho nhân viên.
- Bài viết này còn giúp bạn tránh các cạm bẫy mà nhà quản lý thường mắc phải.
Chẳng phải sẽ rất tuyệt nếu như bạn bước chân vào văn phòng và biết chắc chắn mình cần làm gì để giúp đội nhóm phát triển đúng không?
Vậy làm thế nào để quản lý đội nhóm thành công?
Mục lục
Đầu xuôi đuôi lọt
Trước khi bắt đầu vào khám phá 6 kỹ năng được nhắc tới ở trên, chúng ta hãy cùng làm rõ một số định nghĩa, cái sẽ giúp bạn dễ dàng thấu hiểu và áp dụng hơn sau đó.
Vậy theo bạn thì chính xác “quản lý đội nhóm là gì” không? Và quản lý thì khác gì so với lãnh đạo?
Để cho đơn giản hơn chúng ta hãy bắt đầu từ trích dẫn của Warren G Bennis rằng “Lãnh đạo là người làm việc đúng; quản lý là người làm đúng việc.”
Lãnh đạo là người tạo ra tầm nhìn cho tương lai, truyền tải và giúp đỡ nhân viên của mình hiểu và cam kết theo đuổi tầm nhìn đó.
Còn quản lý là người chịu trách nhiệm đảm bảo cho tầm nhìn đó được thực hiện hiệu quả và thành công.
Đương nhiên, cả 2 vai trò này đều quan trọng, và để thành công mĩ mãn, bạn cần phải hoàn thành cả hai vai trò.
Tuy nhiên, trong phạm vi của bài viết này chúng ta chỉ tập trung vào một số kỹ năng quản lý cụ thể mà bạn cần phải chịu trách nhiệm.
Giao việc hiệu quả quan trọng như thế nào?
Ưu tiên hàng đầu của bạn khi quản lý đội nhóm chính là giao việc. Cho dù kỹ năng quản lý của bạn có tốt tới đâu đi chăng nữa thì việc hoạt động một mình cũng chỉ đem lại những thành quả bình thường! Đúng vậy!
Bạn không có 3 đầu 6 tay như Na Tra trong Tây Du Ký, cũng không có siêu năng lực kiểm soát thời gian để làm mọi việc mình muốn. Nhưng với một đội nhóm đằng sau, bạn có thể đạt được những thành quả không ngờ tới.
Đó chính là lý do tại sao kỹ năng giao việc hiệu quả lại quan trọng tới vậy!
Giao việc hiệu quả bắt đầu từ việc đặt đúng người vào đúng chỗ và làm đúng việc. Vì vậy, đầu tiên, bạn hãy giải thích rõ rằng cho các thành viên của mình hiểu rõ về vai trò và mục tiêu của đội nhóm là gì.
Cách tốt nhất để làm việc này là đặt ra quy tắc nhóm, từ đó làm nổi bật mục đích của đội nhóm và cách thức hành động.
Điều này không những giúp đội nhóm của bạn có được một khởi đầu tốt đẹp, mà nó còn cực kỳ hữu ích trong việc đưa bạn và đội nhóm của mình trở lại đúng với hành trình đã định.
Chỉ khi đó bạn mới có cơ hội để suy nghĩ về các kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực cần thiết cho đội nhóm, cũng như dùng đúng người vào đúng việc. Để làm được điều này bạn có thể tham khảo bài bài viết về 5 mẹo giúp bạn giao đúng việc cho đúng người.
Tưởng tượng chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn biết rõ cách để đối phó với những thách thức trong thế giới phẳng, chẳng hạn như quản lý lỗ hổng giữa các kỹ năng của các thành viên trong nhóm?
Tại sao phải tạo động lực cho đội nhóm của bạn?
Tạo động lực là một trong những mảnh ghép không thể thiếu trong kỹ năng quản lý đội nhóm!
Và trong lúc bạn đang suy nghĩ về câu trả lời cho câu hỏi trên, hãy tham khảo bài viết về Thuyết X và Thuyết Y. Nghe lạ đúng không?
Tuy lạ lẫm một chút nhưng hai thuyết này sẽ giúp bạn phân biệt hai phạm trù tiếp cận cực kỳ khác biệt về việc tạo động lực, điều phụ thuộc vào những giả định cơ bản về lý do tại sao người khác lại làm việc cho bạn.
- Nếu bạn tin rằng nhân viên của mình “lười như hủi”, thì bạn đang tin vào Thuyết X.
- Còn nếu như bạn tin rằng nhân viên của mình luôn vui vẻ và sẵn sàng làm việc hết mình, thì bạn đang có xu hướng theo Thuyết Y.
Cho tới khi bạn hiểu rõ ràng đầy đủ về 2 thuyết này, bạn sẽ đạt được một sự thành công không hề nhẹ trong việc tạo động lực cho đội nhóm của mình.
Ngoài ra,
Bạn cũng sẽ khám phá ra một số cách tiếp cận cốt lõi vô cùng hữu dụng trong việc tạo động lực qua các bài viết về Thuyết động lực tự sinh của Herzberg, Thuyết tạo động lực cho nhân sự của McClelland cũng như Thuyết 3 yếu tố của Sirota.
Suy cho cùng,
Bạn có thể áp dụng bất cứ cách tiếp cận nào mình muốn, nhưng hãy luôn nhắc nhở trong tâm trí mình rằng mỗi thành viên trong đội nhóm sẽ có những nhu cầu và nguồn động lực khác nhau.
- Một số cá nhân sinh ra đã tràn đầy khí thế, chiến đấu không ngừng nghỉ.
- Trong khi lại có những người cần phải có “đòn roi” mới đánh thức được.
Trong trường hợp bạn muốn tìm ra cách để quản lý đội nhóm có nhân viên khác biệt như vậy, hãy tìm nó trong bài viết về Thuyết động lực Pygmalion.
Sẽ ra sao nếu bạn không phát triển đội nhóm của mình?
Bạn cũng biết đội nhóm được tạo nên bởi các cá nhân đơn lẻ, những người có khả năng và các góc nhìn khác biệt, cũng như đang ở các giai đoạn khác nhau trong sự nghiệp.
Bạn sẽ thấy hai loại đối tượng nhân viên chủ yếu trong quá trình quản lý đội nhóm như sau:
- Một nhóm thường xuyên cảm thấy quá sức về các nhiệm vụ bạn phân bổ cho họ, và họ luôn cần hỗ trợ.
- Nhóm còn lại là những thành viên “cứng cựa” sẵn sàng tìm kiếm và nắm bắt các cơ hội giúp họ mở rộng và phát triển các kỹ năng của bản thân.
Nhưng suy cho cùng, điều bạn cần làm với cương vị là một nhà quản lý là phát triển tất cả nhân viên của mình, đúng chứ?
Kỹ năng này sẽ xác định thành công lâu dài của bạn ở vị trí quản lý đội nhóm. Nói cách khác,
Nếu bạn muốn tạo ra thành quả cống hiến đáng kể cho tổ chức, bạn cần có những nhân viên sẵn sàng lăn xả, chiến đấu tới kết quả cuối cùng. Và làm thế nào để có được những thành viên như thế?
Câu trả lời chính là hãy giúp các thành viên trong đội nhóm của bạn phát triển hết tiềm năng của họ.
Thật tuyệt khi có một đội nhóm vô địch sẵn sàng chinh phục mọi mục tiêu thách thức để đem lại thành quả vượt trội cho tổ chức đúng không?
Bạn có biết,
Một trong những cách thức cực kỳ hiệu quả để phát triển nhân viên của mình là đảm bảo rằng bạn thường xuyên đưa ra phản hồi cho họ?
Bạn có nhớ lần gần đây nhất bạn đưa ra phản hồi cho nhân viên của mình là khi nào không?
Và đó là phản hồi tích cực hay tiêu cực?
Dẫu biết rằng hầu hết chúng ta đều rất ngại trong việc đưa ra phản hồi, đặc biệt là những phản hồi mang tính tiêu cực.
Tuy nhiên, nếu bạn đưa và nhận phản hồi thường xuyên, thì điều tất yếu là hiệu suất của tất cả các thành viên trong nhóm đều cải thiện.
Như vậy chẳng phải bạn đang đạt được mục đích phát triển nhân viên của mình như đã nói ở trên hay sao?
Còn nữa,
Bạn sẽ biết cách phát triển từng cá nhân trong đội nhóm giúp họ phát huy hết khả năng của mình qua bài viết Nắm bắt nhu cầu phát triển.
Thử tưởng tượng sẽ thế nào nếu bạn phải liên tục thu nhận những thành viên mới tinh vào nhóm? Bạn sẽ làm gì?
Đừng lo, bạn có thể làm rất nhiều điều hữu ích để giúp mọi người phát triển qua bài viết Chu kỳ sống của một đội nhóm.
Tại sao cần giao tiếp và làm việc với đội nhóm và mọi người?
Bạn biết rằng kỹ năng giao tiếp là yếu tố cực kỳ quan trọng cho sự thành công trong hầu hết mọi vai trò, thêm vào đó là các kỹ năng và kỹ thuật đặc biệt mà bạn sẽ sử dụng nhiều hơn khi ở cương vị là một nhà quản lý.
Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về hai phạm trù trong giao tiếp đó là:
- giao tiếp với các thành viên trong đội nhóm, và
- giao tiếp với mọi người bên ngoài đội nhóm của bạn.
Cùng bắt đầu nhé!
Giao tiếp với các thành viên trong đội nhóm như thế nào?
Bạn có nhớ những buổi họp diễn ra hàng giờ mà không có kết quả?
- Là một nhà quản lý đã bao giờ bạn hỏi tại sao lại như vậy chưa?
Tại sao vẫn diễn ra các cuộc họp dàn trải, đi vào lối mòn và không tìm ra giải pháp?
Bạn có thấy mình cần bổ sung kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp hiệu quả?
Để tổ chức một buổi họp hiệu quả bạn cần tạo điều kiện cho các thành viên trong đội nhóm có cơ hội được động não. Điều này sẽ giúp họ nảy ra các ý tưởng sáng tạo hơn.
Ngoài ra,
Một kỹ năng không kém điều quan trọng khác giúp bạn kiểm soát được cuộc họp hiệu quả đó chính là Lắng nghe tích cực.
Đừng vội đưa ra quyết định.
Hãy lắng nghe ý kiến, ý tưởng từ các thành viên trong đội nhóm. Từ đó phát hiện các vấn đề, tránh hiểu nhầm hay thậm chí xung đột xảy ra.
Có như vậy bạn mới phát triển được sự tin tưởng và gắn kết giữa các thành viên trong đội nhóm với nhau. Điều cực kỳ quan trọng tới sự thành công cho tổ chức.
Chẳng phải sẽ rất tuyệt nếu như đội nhóm của bạn gắn kết và tin tưởng lẫn nhau cùng phát triển hay sao?
Giao tiếp với người bên ngoài đội nhóm của bạn ra sao?
Sếp của bạn là người quan trọng nhất bạn cần giao tiếp.
Hãy dành thời gian để hoàn toàn thấu hiểu điều mà sếp mong chờ từ đội nhóm của bạn – nếu bạn biết chính xác cô ấy cần gì, và cô ấy muốn điều đó được thực hiện như thế nào, bạn sẽ có cơ hội thăng tiến tốt hơn đấy.
Đừng ngại ngần, hãy nhờ sếp huấn luyện và hướng dẫn bạn: bạn có thể học được rất nhiều điều giá trị từ ông ấy.
Tuy nhiên, bạn cũng biết đấy, sếp sẽ không chủ động đề xuất nếu bạn không yêu cầu đâu. Hãy lưu ý điều này.
- Nếu bạn muốn nhận được lời khuyên của sếp, trước đó hãy đảm bảo bạn suy nghĩ thật kỹ càng.
- Sau đó, giới thiệu chủ đề bạn hướng tới một cách ngắn gọn, và tiếp tới là chỉ cho ông ấy chỗ mà bạn cần giúp đỡ.
Là một nhà quản lý, một phần công việc của bạn là chăm sóc cũng như bảo vệ đội nhóm của mình khỏi các áp lực vô đinh. Hãy rèn luyện tính quyết đoán, kỹ năng đàm phán win-win.
Trao đổi với các bên liên quan để tìm hiểu nhu cầu cũng như mong muốn của họ đối với đội nhóm của bạn.
Quản lý bằng kỷ luật – con dao hai lưỡi! Hãy cẩn thận!
Các vi phạm về luật lệ cũng như chính sách công ty dễ dàng xác định và giải quyết. Nhưng còn những tình huống khác thì sao?
- Một mặt bạn không muốn bị xem là một nhà quản lý nhỏ nhen.
- Mặt khác, bạn không thể nhắm mắt cho qua.
Bạn có thể sử dụng quy tắc ngón tay cái để quyết định xem khi nào nên hành động.
Nếu có bất cứ câu trả lời nào là “có”, thì đó là lúc bạn cần sắp xếp thời gian để nói chuyện riêng với thành viên đó.
- Vấn đề đó có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm nhân viên giao cho khách hàng không?
- Vấn đề đó có ảnh hưởng xấu đến sự gắn kết của đội nhóm không?
- Liệu vấn đề đó có làm suy yếu lợi ích của các cá nhân khác trong đội nhóm không?
Khi bạn đang đối mặt với một vấn đề kỷ luật, hãy dành thời gian để thu thập thông tin về tình hình, tiếp đó quyết định mình sẽ làm gì, và cuối cùng là hành động.
Tuy nhiên, một khi đã động đến vấn đề kỷ luật, bạn hãy coi chừng sự oán giận nảy sinh giữa các thành viên trong nhóm.
Đó có thể châm ngòi cho sự tan rã cho đội nhóm của bạn.
Những cạm bẫy cần tránh
Thực tế, có hàng tá sai lầm mà các nhà quản lý hay mắc phải. Hãy tưởng tượng xem sẽ thế nào nếu bạn có thể tránh mắc phải chúng?
Hãy cùng xem đó là gì nhé!
- Bạn không thể một tay che cả bầu trời dựa vào kiến thức và kỹ năng kỹ thuật của mình khi đã là quản lý. Thay vào đó hãy tập trung vào phát triển các kỹ năng về quản lý con người – điều này sẽ giúp ích cho bạn hơn rất nhiều lần so với các kỹ năng về kỹ thuật.
- Không thường xuyên trao đổi và tham khảo ý kiến của sếp, đây thực sự là một sai lầm rất lớn khi bạn cố chứng tỏ rằng mình có thể giải quyết mọi thứ.
- Tiếp cận với sếp của bạn mà không nghĩ kỹ về vấn đề, cũng không xem xét về cách vấn đề đó sẽ được giải quyết như thế nào.
- Làm phật lòng sếp của bạn, hoặc đem lại cho cô ấy một bất ngờ không hề dễ chịu. Trong trường hợp này hãy tuân theo quy tắc “No Surprises”.
- Làm những điều không đúng khiến sếp của bạn phải liên tục ra mặt bảo vệ. Điều này có thể khiến sếp của bạn “mất mặt” với các đồng nghiệp và cấp trên của mình, cũng như cho thấy rằng anh ta không kiểm soát được đội nhóm của mình. Điều này thật không tốt chút nào. Đúng chứ?
- Không nói chuyện với khách hàng đề thấu hiểu mong muốn của họ với bạn và đội nhóm.
- Sử dụng thẩm quyền của bạn vượt ngoài lợi ích của đội nhóm. Đừng lạm quyền!
Các lỗi trên đều rất nhỏ, nhưng dễ dàng mắc nếu bạn hành động trong sự vội vàng, thiếu bình tĩnh và cẩn trọng.
Tới đây, bạn đã phần nào nhận thấy những kỹ năng quản lý đội nhóm quan trọng để trở thành một nhà quản lý đội nhóm xuất sắc. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra thành quả to lớn cho tổ chức của mình.
Hãy hình dung con đường sự nghiệp của bạn sẽ như thế nào nếu bạn cứ liên tục phát triển như vậy?
