Chu trình truyền tải thông tin
“Khả năng diễn đạt một ý tưởng cũng gần như quan trọng như chính ý tưởng đó”. Doanh nhân người Mỹ, Bernard Baruch
Cho dù bạn viết email cho đồng nghiệp, đào tạo một thành viên mới trong nhóm hay trình bày một bài thuyết trình quan trọng với sếp, bạn cần truyền tải thông tin một cách rõ ràng, súc tích và dễ hiểu.
Nhưng bạn đã bao giờ đánh mất thông điệp quan trọng hay cố gắng xác định những điều người nghe thực sự cần biết?
Có rất nhiều yếu tố cần xem xét trong quá trình chuẩn bị và trình bày để bạn không bỏ qua điểm quan trọng. Chu trình truyền tải thông tin là một quá trình gồm 6 bước giúp bạn phát triển và điều chỉnh thông điệp của mình. Nó giúp bạn đảm bảo không quên bất cứ điều gì cần thiết trong lần đầu trình bày và giúp bạn tối đa hóa tác động trong những thời điểm tiếp theo. Bằng cách đưa quy trình vào dạng chu kỳ, cách tiếp cận này khuyến khích bạn sử dụng phản hồi để cải thiện truyền thông trong tương lai.
Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu Chu trình truyền tải thông tin là gì và làm thế nào sử dụng nó cải thiện giao tiếp hằng ngày. Chúng tôi cũng sẽ đưa ra một ví dụ cho thấy làm thế nào bạn có thể sử dụng Chu trình truyền tải thông tin khi đưa ra thông tin quan trọng.
Mục lục
Hiểu về Chu trình truyền tải thông tin
Chu trình truyền tải thông tin đưa ra một checklist giúp bạn giao tiếp hiệu quả với đối tượng.
Chú ý 1:
Bạn có thể áp dụng Chu trình truyền tải thông tin trong bất kỳ tình huống nào liên quan đến giao tiếp nhưng có thể hữu ích nhất khi chuẩn bị và truyền tải thông điệp quan trọng và phức tạp, như email nhóm hoặc tổ chức, tài liệu marketing và thuyết trình
Chú ý 2:
Chu trình truyền tải thông tin không bao gồm bước kiểm tra. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể áp dụng các bước 3, 4, 5 và 6 để kiểm tra quá trình giao tiếp (Ví dụ: bằng cách yêu cầu các đồng nghiệp đọc lại và bình luận về văn bản hoặc trình bày trước một nhóm nhỏ). Sau đó bạn có thể sử dụng thông tin phản hồi thay đổi và cải tiến thông điệp.
Làm thế nào sử dụng chu trình truyền tải thông tin
Thực hiện theo các bước sau để sử dụng chu kỳ:
Bước 1: Làm rõ mục đích
Suy nghĩ về thông điệp mà bạn muốn truyền tải bằng cách trả lời những câu hỏi sau:
- Tôi trao đổi với ai?
- Thông điệp tôi muốn gửi đi là gì và tôi đang cố gắng đạt được điều gì từ nó?
- Tại sao tôi muốn gửi thông điệp này? Tôi có cần gửi nó đến tất cả mọi người?
- Tôi muốn đối tượng cảm thấy như thế nào?
- Đối tượng cần hay mong muốn gì từ thông điệp này?
- Tôi muốn đối tượng làm gì với thông tin này?
Mẹo:
Bài viết 7 tiêu chí để giao tiếp tốt hơn có thể hữu ích trong bước 1 này. Ngoài ra bài viết Kỹ năng Giao tiếp cũng đưa ra một số lời khuyên hữu ích để loại bỏ các rào cản trong quá trình truyền tải thông tin.
Bước 2: Biên soạn/Mã hóa thông tin
Bạn đã sắp xếp xong ý tưởng với các câu hỏi trong Bước 1, bây giờ hãy bắt đầu soạn thông điệp. Xem xét:
- Cách tốt nhất để truyền tải thông điệp này là gì?
- Tôi nên sử dụng loại ngôn ngữ nào?
- Liệu đối tượng có hiểu biết cơ bản nào về chủ đề này ?
- Đối tượng có cần bất kỳ nguồn thông tin bổ sung nào để hiểu thông điệp?
- Tôi có thể hiện cảm xúc trong thông điệp? Nếu có, cảm xúc nào?
- Liệu đối tượng có giả định bất cứ điều gì về tôi?
Mẹo:
Bài viết tam giác hùng biện và Chuỗi động lực của Monroe cho bạn thấy làm thế nào để cấu trúc quá trình truyền tải thông tin hiệu quả, từ đó truyền cảm hứng cho mọi người hành động.
Bước 3: Truyền tải/ gửi thông điệp
Cách bạn truyền tải thông điệp rất quan trọng, đảm bảo đối tượng nhận được nó một cách hiệu quả. Tự hỏi bản thân:
- Đây có phải là thời điểm thích hợp để gửi đi thông điệp này?
- Trạng thái của đối tượng có thể là gì và khối lượng công việc họ sẽ trải qua khi nhận được thông điệp này? Tôi nên trình bày thông điệp thế nào với điều này?
- Có bất kỳ phiền nhiễu nào làm ảnh hưởng đến quá trình truyền tải thông tin? (Điều này đặc biệt quan trọng khi phát biểu hoặc thuyết trình)
- Tôi có nên xem xét thêm bất cứ ai khác vào đối tượng của mình?
Bước 4: Nhận Thông tin phản hồi
Đây là một bước quan trọng trong Chu trình truyền tải thông tin. Nếu không có phản hồi, bạn sẽ không bao giờ biết làm sao cải tiến cách truyền tải thông điệp này.
Đảm bảo bạn sử dụng quy trình phản hồi như một phần trong quá trình truyển tải thông tin.
- Bạn có biết cách đọc ngôn ngữ cơ thể và sử dụng nó để dẫn dắt bài thuyết trình?
- Nếu bạn trình bày một bài phát biểu hoặc bài thuyết trình, bạn có dành thời gian cho việc đặt và trả lời câu hỏi?
- Bạn có quy trình nhận phản hồi?
- Khi nhận được phản hồi, nó thường là những gì bạn muốn và mong đợi?
Hãy nhớ sử dụng thông tin phản hồi gián tiếp tại đây.
Bạn có nhận được phản hồi mà bạn muốn? Có điều gì khác mà bạn có thể giải thích từ phản hồi nhận được?
Bước 5: Phân tích/ Giải mã/ Nghiên cứu
Sử dụng phản hồi nhận được ở Bước 4 để nghiên cứu và phát triển. Tùy thuộc vào tình huống, bạn có thể cần viết lại thông điệp và thử lại.
- Tại sao bạn nhận được phản hồi này? Nó cho bạn biết điều gì?
- Bạn có thể làm gì khác để có được phản hồi bạn muốn?
- Liệu đối tượng có cảm nhận thông điệp theo cách bạn mong đợi? Nếu không, tại sao?
- Bạn nên hành động hay xử lý khác thế nào để tiến bộ hơn?
Bước 6: Thay đổi / Cải thiện
Bước này là bước cuối cùng hoàn thành chu kỳ. Tất cả thông tin phản hồi sẽ không giúp ích gì nếu bạn không cam kết học hỏi và thay đổi.
- Tôn trọng phản hồi bạn nhận được. Nếu nó hợp lý, thay đổi thông điệp hoặc hành vi của bạn.
- Xác định nguồn lực giúp bạn cải thiện (yêu cầu sự giúp đỡ từ đồng nghiệp, thử nghiệm nhiều hơn hoặc sử dụng khảo sát, c lớp học, sách, hội thảo, v.v …).
Ví dụ Chu trình truyền tải thông tin
Sử dụng Chu trình truyền tải thông tin khá đơn giản. Hãy suy nghĩ về nó như là một checklist để tạo ra thông điệp, dù lớn hay nhỏ.
Đây là một ví dụ.
Bạn chịu trách nhiệm về CNTT trong tổ chức và bạn cần chuẩn bị một bài trình bày với CEO và ban điều hành.
Nội dung cần giải thích chính xác những gì bộ phận IT thực hiện và công việc bạn chịu trách nhiệm.
Mục tiêu của bài trình bày là cho thấy CNTT là một phần thiết yếu của tổ chức, từ đó bạn có thể thuê thêm nhân viên nhằm quản lý khối lượng công việc, thay vì phải cắt giảm ngân sách trong quý tới.
Đây là cách bạn có thể sử dụng Chu trình truyền tải thông tin, tổ chức bài trình bày hiệu quả.
Bước 1: Mục tiêu
- Tôi trao đổi với ai?
- CEO và ban điều hành.
- Tôi đang cố truyền tải thông điệp gì?
- Tôi cần chứng tỏ CNTT là một phần thiết yếu của tổ chức và chúng tôi xứng đáng nhận thêm ngân sách để thuê thêm nhân viên.
- Tại sao tôi muốn truyền tải thông điệp này?
- Nếu không có sự cho phép của hội đồng quản trị, chúng tôi có thể bịcắt giảm ngân sách vào năm tới.
- Tôi muốn đối tượng cảm thấy thế nào?
- Tôi muốn họ cảm thấy phấn khích về dịch vụ có giá trị mà IT đem lại và lo ngại về các mối đe dọa mà công ty có thể gặp phải nếu nhân viên IT bị cắt giảm.
- Đối tượng cần hay mong muốn gì để nhận được thông điệp này?
- Đối tượng cần hiểu kỹ lưỡng IT làm gì và đặc biệt là chúng tôi bảo vệ tổ chức khỏi các mối đe dọa hàng ngày. Hội đồng quản trị sẽ cần thêm dữ liệu về số tiền chúng tôi đã tiết kiệm cho công ty trong 2 năm qua.
- Tôi muốn đối tượng làm gì với thông tin này?
- Họ cần hiểu việc cấp thêm ngân sách cho CNTT là mối quan tâm nhất.
Bước 2: Soạn / Mã hóa
- Cách tốt nhất để truyền đạt thông điệp này là gì?
- Trình bày nhóm.
- Tôi nên sử dụng mức/ loại ngôn ngữ nào?
- Tôi nên tránh sử dụng thuật ngữ IT. Ngôn ngữ cần chuyên nghiệp, nhưng dễ hiểu.
- Người nghe có bất kỳ hiểu biết cơ bản nào về thông điệp này?
- Một số thành viên ban điều hành chỉ có một sự hiểu biết mơ hồ về công việc IT làm. Số khác có một số ý tưởng sắc nét hơn.
- Ban điều hành có số liệu cho thấy ngân sách CNTT cao hơn các phòng ban khác
- Đối tượng có cần thêm bất kỳ nguồn thông tin bổ sung nào để hiểu thông điệp của tôi?
- Đồ thị và số liệu thống kê, trên giấy hoặc trong bản trình bày PowerPoint.
- Tôi có diễn tả cảm xúc trong quá trình trình bày? Nếu vậy, cảm xúc nào?
- Tôi phải bày tỏ sự hào hứng trong công việc, cũng như mức độ khẩn cấp khi phải đối phó với khoản cắt giảm ngân sách bổ sung, đặc biệt khi chúng tôi cung cấp dịch vụ quan trọng như vậy cho tổ chức.
- Liệu người nghe có giả định bất cứ điều gì về tô?
- Họ có thể giả định rằng, là một nhân viên IT, tôi không có kỹ năng giao tiếp. Tôi phải chứng minh ngay rằng điều này là không đúng.
Bước 3: Truyền tải
- Đây có phải là thời điểm thích hợp để truyền tải thông điệp này?
- Có, bởi hội đồng quản trị sẽ sớm phê duyệt ngân sách cho năm tới.
- Tâm trí và khối lượng công việc của họ sẽ thế nào khi nhận được thông tin này?
- Họ có thể sẽ bị quá tải với thông tin tôi trình bày. Tôi phải súc tích, thuyết phục.
- Có bất kỳ phiền nhiễu nào ảnh hưởng đến quá trình truyền tải thông tin?
- Bài trình bày có thể được thực hiện trong phòng họp A. Phòng họp này chịu ảnh hưởng khá nhiều bởi tiếng ồn bên ngoài, vì vậy tôi sẽ phải nói to.
- Bài trình bày có thể mất một ngày dài làm việc điều hành vì vậy họ có thể mệt mỏi hoặc dễ dàng mất hứng thú.
- Tôi có nên thêm vào bất cứ ai khác vào người nghe?
- Không.
Bước 4: Nhận thông tin phản hồi
- Tôi sẽ dành 10 phút ở phần cuối bài trình bày cho việc đặt và trả lời câu hỏi với hội đồng quản trị.
- Tôi sẽ gặp CEO ngay sau khi trình bày để lấy ý kiến đóng góp.
- Tôi sẽ tìm hiểu về ngôn ngữ cơ thể, điều này giúp tôi thấy được tín hiệu từ các thành viên hội đồng quản trị về bài trình bày của mình.
Bước 5 và 6: Phân tích và cải tiến
Một vài ngày sau buổi thuyết trình, sếp nói rằng hội đồng quản trị thích thông điệp đã trình bày và phê duyệt khoản tài trợ bổ sung, nhờ số liệu thống kê và thông điệp thuyết phục. Tuy nhiên, họ nghĩ rằng phần trình bày quá dài.
Với phản hồi này, bạn cam kết rút ngắn bài phát biểu và phần thuyết trình trong tương lai và cam kết cắt giảm thông tin không cần thiết.
Những điểm chính
Chu trình truyền tải thông tin là một quá trình 6 bước để tổ chức và trình bày một thông điệp hiệu quả. Bạn có thể áp dụng nó trong tất cả các tình huống liên quan đến truyền tải thông tin và nó hữu ích nhất cho quá trình truyền tải thông tin quan trọng hoặc phức tạp. Bởi truyền tải thông tin rất quan trọng, lợi thế của quá trình này sẽ theo chu kỳ của nó. Bạn tổ chức, trình bày, nhận phản hồi và cải thiện, lần sau bạn có thể truyền tải thông tin hiệu quả hơn.
