Bài viết

9 Th4 2019

5 phương pháp Quản lý Dự án bạn nên sử dụng

Triển khai dự án cho khách hàng là công việc hàng ngày của tôi. Vì vậy, tôi luôn phải động não, hợp tác và giải quyết các vấn đề trong nhiều bối cảnh và kích cỡ khác nhau.

Bạn có thể đang gặp khó khăn với tiến độ và kết quả của dự án?

Nhưng hãy nhớ,

Chúng ta không đơn độc.

Hàng trăm năm qua, rất nhiều người đã tìm cách để làm chủ nghệ thuật lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát các dự án. Trong bài viết này, tôi chia sẻ với bạn 5 phương pháp phổ biến nhất, bao gồm:

  1. Agile – Dự án Nhanh nhẹn
  2. Mô hình Thác nước
  3. Lean – Dự án Tinh gọn
  4. Scrum
  5. Kanban

1. Agile – Dự án Nhanh nhẹn

Nhấn mạnh vào điểm kết thúc

Phương pháp này tập trung vào trạng thái kết thúc hoặc mục tiêu cuối cùng của dự án. Với cách tiếp cận này, Agile quản lý nhiều hơn vào cách suy nghĩ và sáng kiến.

Có 3 yếu tố chính trong phương pháp quản lý dự án Agile:

  1. Hợp tác với khách hàng trong việc xác định yêu cầu của dự án.
  2. Có quy trình và công cụ trong việc tương tác giữa các thành viên.
  3. Sẵn sàng thay đổi kế hoạch khi thực hiện.

Như bạn có thể thấy, điểm nhấn mạnh ở đây là Tương tác và Sự linh hoạt. Agile ném tất cả các kế hoạch cứng nhắc và suy nghĩ truyền thống ra khỏi cửa.

Với Agile, dự án được hoàn thành bằng phương pháp thử nghiệm liên tục các sáng kiến, đánh giá hiệu quả của sáng kiến, và sau đó thích ứng nhanh với sáng kiến mới.

Hãy nghĩ về Agile như một dòng chảy liên tục của các sáng kiến.

Ưu điểm của Agile

  • Agile hiểu rằng không có sự chắc chắn 100% trong kinh doanh, chính là hằng số duy nhất, và đòi hỏi các thành viên phải cởi mở để sẵn sàng thay đổi liên tục.

Nhược điểm của Agile

  • Đối với những người thích làm việc theo cấu trúc và kiểm soát chặt, phương pháp Agile có thể khó hiểu và khó chịu.
  • Agile nhanh nhẹn và thay đổi liên tục, gây ra cảm giác mất kiểm soát nếu không được cập nhật thông tin. Vấn đề này phải được bù đắp bằng việc trao đổi thông tin và cộng tác liên tục giữa các thành viên. Đôi khi, việc cập nhật quá thường xuyên gây khó chịu với khách hàng hoặc với các nhóm làm việc từ xa.

2. Mô hình thác nước

Lập kế hoạch từng bước cho kết quả chắc chắn

Mô hình thác nước là dễ hiểu nhất vì nó tiếp cận theo hệ thống chặt chẽ đi từ trên xuống dưới.

Các nhà quản lý dự án cố gắng loại bỏ bất kỳ sự không chắc chắn nào, bằng cách phác thảo tất cả các nhiệm vụ trong dự án (từ bước đầu tiên đến bước cuối cùng) và đóng đinh các chi tiết về phạm vi, ngân sách và lịch trình rất chặt chẽ.

Mô hình thác nước xuất phát từ các ngành công nghiệp sản xuất và xây dựng. Đơn giản là bạn liệt kê ra tất cả các nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục tiêu cuối cùng của dự án.

Quá trình này rất đơn giản:

  • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo đúng thứ tự.
  • Mỗi nhiệm vụ phải được hoàn thành trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.

Ý tưởng ở đây là:

Bằng cách đầu tư thời gian cho việc lập kế hoạch, đảm bảo các nhiệm vụ phù hợp được đưa ra ngay từ đầu, sẽ giúp giảm thiểu các vấn đề và rủi ro phát sinh sau này.

Ưu điểm

  • Mô hình thác nước rất tuyệt vời nếu bạn có thể đưa ra một kế hoạch chắc chắn ngay từ đầu.
  • Danh sách nhiệm vụ rất rõ ràng và kết quả có thể dự đoán được.
  • Mô hình này cho phép bạn đạt được hiệu suất cao khi phương pháp thực hiện mục tiêu đã được kiểm chứng thành công.

Nhược điểm

  • Độ cứng của mô hình thác nước có thể là một vấn đề đối với một số phong cách làm việc. Bởi vì bạn không có cửa cho việc đi lệch khỏi bản kế hoạch đã lập ra.
  • Đối với nhiều nhóm dự án, đây là một vấn đề rất lớn khi họ phải đối mặt với những vấn đề xuất hiện bất ngờ, không có trong kế hoạch.

3. Lean – Dự án Tinh gọn

Nhiều kết quả hơn, với ít nỗ lực hơn

Quản lý dự án tinh gọn là về việc tạo ra nhiều kết quả hơn với ít người, tiền và thời gian hơn.

Tương tự như Agile, Lean quan tâm nhiều hơn đến cách suy nghĩ và sáng kiến.

Triết lý tinh gọn này xuất phát từ Hệ thống sản xuất của Toyota (TPS), tập trung vào việc loại bỏ các lãng phí để tăng giá trị.

Theo lean, có 3 loại lãng phí cần loại bỏ, bao gồm:

  • Muda : là những hoạt động không tạo ra giá trị.
  • Mura : là những yếu tố gây mất cân bằng. Ví dụ: đang sản xuất thì hết nguyên liệu, đang triển khai theo kế hoạch thì sếp thay đổi kế hoạch.
  • Muri : là các yếu tố gây quá tải tạo ra sự căng thẳng và kiệt sức.

Ưu điểm của Lean

Nhược điểm của Lean

  • Với nguồn gốc xuất phát từ sản xuất, phương pháp này khó áp dụng cho các đội nhóm hiện đại ngày nay.

4. Scrum

Các đội chức năng chạy nước rút để về đích

Scrum có lẽ là một trong những khung hiệu quả nhất được sử dụng trong thế giới SaaS – Software as a Service (dịch vụ phần mềm).
Với Scrum, mục tiêu cuối cùng đạt được thông qua – các khúc thời gian – có độ dài cố định, được gọi là chạy nước rút.

Các nhịp chạy nước rút này bao gồm các giai đoạn khác nhau, như:

  • Lập kế hoạch,
  • Báo cáo hàng ngày hoặc cuộc họp,
  • Bản demo, và
  • Đánh giá phản hồi.

Với Scrum, trọng tâm của bạn là những gì có thể đạt được trong một khoảng thời gian được xác định trước (ví dụ: 2 tuần).

Sau khi bạn xác định những gì mỗi thành viên có thể đạt được, trong một khoảng thời gian; thì việc còn lại, chỉ là cắm đầu chạy nước rút, thực hiện công việc cho đến khi hoàn thành.

Ưu điểm của Scrum

  • Minh bạch, tập trung.

Nhược điểm của Scrum

  • Có thể khó bổ sung thêm các nhiệm vụ bất ngờ mới vào một lần chạy nước rút, sau khi nó được lên kế hoạch, có nghĩa là khó có thể đáp ứng thêm các yêu cầu đặc biệt.

5. Kanban

Minh bạch danh sách việc cần làm

Hãy nghĩ về bảng Kanban như một công cụ trực quan, nơi bạn có thể thấy nhìn thấy, bằng mắt, vị trí của từng tác vụ trong quy trình công việc.

Bảng được chia thành nhiều cột cho từng giai đoạn trong quy trình. Các cột này có thể được tùy chỉnh theo ý thích của bạn, tùy thuộc vào dự án bạn đang làm việc. Ví dụ:

  • Cột 1: Cần làm.
  • Cột 2: Đang làm.
  • Cột 3: Hoàn thành.

Mỗi nhiệm vụ của bạn sau đó được hiển thị trên bảng Kanban, bằng cách sử dụng thẻ hoặc giấy note. Bạn có thể di chuyển các thẻ từ cột này sang cột khác.

Ưu điểm của Kanban

Kanban rất dễ hiểu và thích nghi tốt với sự thay đổi, chuyển đổi các ưu tiên cũng đơn giản như việc di chuyển thẻ trên bảng kanban.
Ưu điểm lớn nhất là bạn có thể kiểm tra tiến độ chỉ bằng 1 cái liếc nhìn trực quan.

Nhược điểm của Kanban

Kanban thường tập trung vào các tác vụ hàng ngày, nó thúc đẩy việc thực thi nhiệm vụ, nhưng có thể gây rủi ro cho bức tranh lớn hơn là chiến lược và những kết quả quan trọng nhất. Cụ thể: Các nhiệm vụ nhỏ được hoàn thành, nhưng kết quả cuối cùng, chưa chắc đã đạt được.

Cuối cùng,

Mỗi phương pháp quản lý dự án đều có ưu nhược điểm riêng, điều quan trọng là, sự lựa chọn phù hợp với tình huống của bạn.

Chia sẻ nếu bạn thấy hữu ích!

Leave a Reply