Một bản mô tả công việc xuất sắc cho nhân viên một cái nhìn rõ ràng, tỉ mỉ về những gì bạn mong đợi từ họ, bao gồm tạo nên ý nghĩa thực sự của công việc rõ ràng.
Cũng giống như tuyên bố sứ mệnh của tổ chức, một bản mô tả công việc chất lượng lột tả vai trò của nhân viên với mục tiêu tổng thể. Nói theo cách này, nó là một khuôn khổ có ý nghĩa trong quản lý hiệu suất kỳ vọng, đánh giá nhân viên và đưa ra phản hồi.
Nhiều hơn một danh sách các nhiệm vụ đơn giản, nó là một tài liệu linh hoạt xác định các lĩnh vực chính của người chịu trách nhiệm, và các yếu tố thành công quan trọng liên quan của một vị trí.
Ví dụ về bản mô tả công việc, Tâm, nhân viên tiếp tân, có thể trả lời điện thoại mỗi ngày nhưng nếu mô tả công việc của cô ấy là “người trả lời điện thoại” thì sẽ không phản ánh được mục đích thực sự trong vai trò của cô ấy. Nó không cho Tâm biết những gì cô được mong đợi, hay tại sao vị trí của cô ấy lại có giá trị đối với công ty. Điều gì sẽ xảy ra nếu hệ thống điện thoại tự động được cài đặt và cô ấy không còn phải trả lời các cuộc điện thoại nữa? Tới đây, bạn sẽ mô tả vị trí của cô ấy thế nào?
Trả lời điện thoại chỉ là một nhiệm vụ; vai trò lớn hơn của Tâm là trở thành người liên hệ chính cho khách hàng. Bạn có thể nói rằng, “công việc của nhân viên tiếp tân là chào đón mọi người đến cơ sở và truyền đạt bầu không khí gia đình từ lần tiếp xúc đầu tiên”. Điều này mang tính thông tin hơn nhiều, và có khả năng thúc đẩy toàn bộ các hành vi mà bạn muốn. Bằng cách suy nghĩ đầu tiên về lý do tại sao có nhân viên tiếp tân, và sau đó liệt kê các nhiệm vụ liên quan tới vai trò đó – bạn sẽ có một bản mô tả công việc chi tiết và ý nghĩa hơn về chức năng công việc.
Bản mô tả công việc của công ty bạn có tập trung vào các nhiệm vụ riêng lẻ hay trên vai trò và chức năng tổng thể không? Điều quan trọng là viết các mô tả công việc có liên quan, cũng như bao gồm các chức năng và mục đích chính của từng vị trí. Nếu làm tốt, mô tả công việc sẽ trả lời những câu hỏi sau: “Tại sao công việc này lại quan trọng?”; “Trách nhiệm và ưu tiên chính của tôi là gì?”; và “Yếu tố thành công quan trọng của tôi là gì?”
Mục lục
Tại sao bản mô tả công việc quan trọng?
Mô tả công việc là một phần thiết yếu trong công tác quản lý ở bất kỳ tổ chức nào, hãy sử dụng chúng để:
- Nêu ý nghĩa của công việc, cho họ biết lý do tại sao công việc của họ “tồn tại”, và hiểu được giá trị của công việc đó.
- Đưa ra một tập hợp các kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên, từ đó bạn có thể quản lý hiệu suất phù hợp với những kỳ vọng này.
- Cho mọi người thấy ý thức rõ ràng về các ưu tiên, để họ biết những gì cần tập trung, và những gì không nên lãng phí thời gian.
- Xác định cơ cấu tổ chức và lập kế hoạch nhu cầu nguồn lực.
- Quảng cáo công việc và tuyển dụng ứng cử viên.
- Thiết lập sự tiến triển nghề nghiệp.
- Xác định các yêu cầu đào tạo và đào tạo nhân viên mới.
Làm thế nào để tăng kỹ năng viết bản mô tả công việc hiệu quả?
Để bắt đầu viết một bản mô tả công việc, bạn sẽ cần phải thu thập dữ liệu từ các nguồn thông tin như:
- Báo cáo nhiệm vụ của các phòng ban.
- Nội dung thu được từ các cuộc phỏng vấn với những người hiện đang ở các vị trí đó hoặc tương đương.
- Các bài đăng để quảng cáo cho các vị trí.
- Mô tả công việc cũ.
- Danh sách năng lực và tiêu chí thực hiện.
- Mục tiêu hiệu suất.
- Sơ đồ tổ chức.
- Yêu cầu quy định.
Cấu trúc cơ bản của một bản mô tả công việc
Khi bạn đã thu thập các thông tin bạn cần, hãy viết mô tả công việc với năm phần chính trong mô tả.
1. Vị trí công tác/ Chức vụ định danh
Tiêu đề là gì, và mối quan hệ báo cáo là gì?
- Sử dụng một cụm từ/tiêu đề ngắn gọn để nắm bắt mục đích tổng thể của vị trí, hãy lưu ý rằng những tiêu đề khác nhau có ý nghĩa khác nhau với những người khác nhau. Ví dụ, trong một số tổ chức, một Thư ký là người làm mọi thứ liên quan đến quản trị văn phòng. Trong các doanh nghiệp lớn hơn, bạn có thể có một Office Manager, một Thư ký công ty, một Thư ký bán hàng và một Tiếp tân. Hãy cố gắng tạo ra một tiêu đề mô tả công việc có ý nghĩa.
- Bao gồm thông tin của bộ phận.
- Cấp trên trực tiếp, và các quản lý có liên quan khác, cũng như cấp dưới thuộc quản lý.
- Ghi rõ ngày soạn thảo hoặc sửa đổi các bản mô tả công việc.
Ví dụ về bản mô tả công việc
Chức vụ: Chuyên viên dự thảo văn bản
Bộ phận/Bộ môn: Kỹ thuật
Báo cáo cho: Trưởng ban dự thảo văn bản
Cập nhật: Ngày 1 Tháng 1 năm 2018
2. Mục đích công việc
Đây là tập hợp những định hướng và tập trung công việc cho một vị trí. Đó là sứ mệnh và tầm nhìn cho một công việc cụ thể.
- Bắt đầu bằng cách suy nghĩ về lý do tại sao vị trí đó tồn tại.
- Nhìn vào “bức tranh lớn” của công việc.
- Giới hạn trong một câu và mô tả công việc này thực sự làm gì cho tổ chức và khách hàng của mình.
- Suy nghĩ về việc đánh giá hiệu suất và hỏi. “Người ở vị trí này cần làm gì, để tôi có thể nói rằng họ đã đáp ứng được những kỳ vọng của tôi?
- Hãy nhớ, mô tả “vị trí”, không phải mô tả “con người” hiện tại đang chịu trách nhiệm ở vị trí đó.
Ví dụ
Người dự thảo giúp Trưởng ban dự thảo chuẩn bị và dự thảo các tài liệu cần thiết với chất lượng đáp ứng yêu cầu để phục vụ công tác xây dựng nhà máy sản xuất thuốc chống ung thư.
3. Mô tả các nhiệm vụ
Đây là “trái tim” của bản mô tả công việc. Trong phần này, bạn phác thảo cụ thể những gì được mong đợi của người đảm nhiệm vai trò. Bạn cần giúp người đọc xác định các ưu tiên và hiểu những gì họ phải thực hiện để đáp ứng mục đích đã nêu.
Bắt đầu bằng cách xác định các lĩnh vực hoạt động cần thiết. Đây là những điều mà người đó phải làm rất tốt để đạt được mục đích công việc. Suy nghĩ về những yếu tố thành công quan trọng này là một cách tuyệt vời để bắt đầu xác định các kết quả quan trọng mà vai trò này phải đạt được.
- Bắt đầu với kết quả hoặc trách nhiệm quan trọng nhất.
- Bao gồm cách thức đo lường kết quả cho thấy người đó đáp ứng được kỳ vọng và đạt được mục tiêu ra sao. Sử dụng KPI để thể hiện kết quả về các yếu tố thành công quan trọng của vị trí đó.
- Mô tả cách kết quả được thực hiện. Người đảm nhiệm vai trò cần thực sự làm gì để hoàn thành trách nhiệm?
- Lưu ý: Một số bản mô tả công việc bao gồm phần trăm thời gian được phân bổ cho mỗi trách nhiệm chính. Điều này giúp nhân sự với xác định các ưu tiên và quản lý khối lượng công việc của họ. Tuy nhiên, không phải vị trí nào cũng có thể được đánh giá theo cách này, vì vậy hãy sử dụng phán đoán của bạn.
Ví dụ
(50%) Tạo và lưu trữ bản vẽ và tài liệu thiết bị để đảm bảo tính đầy đủ và hoàn chỉnh của hồ sơ nhà máy:
- Phân tích các bản phác thảo kỹ thuật, thông số kỹ thuật, và các tài liệu hỗ trợ và lập báo cáo chính xác, dễ đọc, có minh họa bản vẽ theo một hệ thống thống nhất, đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng của công trình.
- Sau khi hoàn thành dự án, cập nhật và tạo tài liệu, bản vẽ mới khi cần thiết.
- Kiểm toán các tài liệu, bản vẽ và đảm bảo tiêu chuẩn chính xác của tài liệu ít nhất 98%.
(30%) Thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm tra để đảm bảo các hồ sơ nhà máy đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng.
- Làm việc với các kỹ sư và giám sát xây dựng để phân tích và tổng hợp các thông tin cần thiết cho bản phác thảo.
- Kiểm tra hồ sơ nhà máy khi có sự khác biệt bằng cách sử dụng một phương pháp có hệ thống thu thập và phân tích dữ liệu.
- Báo cáo kết quả ngay lập tức và trao đổi với kỹ sư và nhân viên khác để giải quyết.
(10%) Bảo quản các cơ sở dữ liệu đồ họa.
- Thiết lập và duy trì hệ thống sao lưu thường xuyên để đảm bảo các thông tin quan trọng được bảo tồn.
- Phối hợp với IT khi cần thiết để đảm bảo các tiêu chuẩn dự phòng và khả năng đáp ứng.
- Hệ thống kiểm tra sao lưu thường xuyên.
- Đảm bảo rằng các bản sao lưu được lưu trữ và có sẵn để sử dụng khi cần thiết.
4. Yêu cầu về trình độ làm việc
Sự kết hợp nào giữa trình độ học vấn và kinh nghiệm là cần thiết?
Hãy xác định:
- Các kỹ năng công việc cần thiết.
- Các kỹ năng kỹ thuật, nếu có.
- Lịch sử công việc và kinh nghiệm cần thiết.
Một số mẹo cần nhớ:
Đây KHÔNG phải danh sách các bằng cấp của người hiện đang ở vị trí này. Hãy tự hỏi mình những gì bạn cần cho một người mới để đáp ứng các yêu cầu công việc.
Hãy tham khảo luật lao động địa phương và các quy định để đảm bảo rằng trình độ công việc của bạn không dính vào bẫy phân biệt đối xử theo bất kỳ cách nào.
Ví dụ
- Chứng nhận CAD (AutoCAD hoặc Pro/Engineer được ưu tiên hơn).
- Kiến thức về nguyên tắc thiết kế kỹ thuật.
- Thành thạo kỹ năng máy tính.
- Hiểu biết cơ bản về quá trình sản xuất và xây dựng.
- Kinh nghiệm tối thiểu hai năm.
5. Đặc điểm tính cách cá nhân
Những loại người nào phù hợp nhất với vị trí và tổ chức này?
Hãy xác định:
- Những đặc điểm và giá trị cá nhân mong đợi.
- Kỹ năng giao tiếp phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hiện tại.
- Nền tảng giáo dục hoặc kỹ thuật được ưu tiên, cao hơn yêu cầu tối thiểu (đây là những điều “nếu có thì tốt” mà bạn có thể sử dụng để đánh giá ứng viên).
Một số mẹo cần nhớ:
- Các phần “trình độ” và “đặc điểm cá nhân” thường được kết hợp. Bạn có thể cần phải tiết lộ điều kiện làm việc. Có sự thay đổi nào không? Có phải công việc ngoài trời không? Nó cực kỳ nóng hay lạnh? Không gian có chật hẹp không?
- Liệt kê các quy định đặc biệt liên quan đến vị trí đó.
- Ứng viên sẽ cần kiểm tra lý lịch cũng như tiền án tiền sự.
Ví dụ
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Chú ý đến chi tiết.
- Tinh tế, sáng tạo.
- Khả năng giải quyết vấn đề độc lập.
- Khả năng đáp ứng thời hạn chặt chẽ.
- Khả năng làm việc trong một môi trường đồng đội.
Mẹo phong cách
Hãy xem xét những hướng dẫn về phong cách khi viết mô tả công việc:
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và súc tích.
- Sử dụng từ chỉ hành động chính xác.
- Tránh biệt ngữ và tiếng lóng.
- Giải thích rõ ràng từ viết tắt (hay định nghĩa các từ viết tắt trước khi bạn sử dụng nó một lần thứ hai).
- Sử dụng những câu đơn giản, và loại bỏ các từ không cần thiết.
- Sử dụng chức danh công việc, không phải là tên của các cá nhân.
- Tránh định danh quan hệ cá nhân
Những điểm chính
Đối với nhiều tổ chức, việc chuẩn bị bản mô tả công việc không phải là ưu tiên cao. Mô tả có xu hướng phát triển theo thời gian, dựa trên kỹ năng, khả năng, năng khiếu và sở thích của vị trí đáp ứng. Những mô tả này tạo ra ít giá trị, do đó, thời gian và năng lượng để chuẩn bị chúng được coi là lãng phí và không hiệu quả.
Ngược lại, một bản mô tả công việc mạnh mẽ, hiệu quả không chỉ là danh sách các nhiệm vụ và công việc cụ thể. Nó còn là một mô tả về kết quả quan trọng được mong đợi từ vị trí đáp ứng, trao quyền cho nhân sự để tìm giải pháp và đáp ứng kỳ vọng.
Cuối cùng, hãy dành nhiều thời gian hơn để phân tích các vị trí trong công ty của bạn và hiểu được những kết quả chính và yếu tố thành công là gì. Bằng cách tạo mô tả công việc chu đáo, bạn sẽ có một tài liệu để lập kế hoạch tuyển dụng cũng như đánh giá hiệu suất cá nhân và cải thiện hiệu quả tổ chức. Điều này chắc chắn sẽ rất đáng giá cho tất cả những người liên quan.
Chúc bạn chuẩn bị tốt nhất các bản mô tả công việc – công cụ, vũ khí của nhân viên trong quá trình chiến họ cùng chiến đấu với bạn!
