Mục lục
Làm thế nào chọn được ứng viên phù hợp?
Tiến hành một cuộc phỏng vấn hiệu quả là kỹ năng mà mọi nhà tuyển dụng đều muốn làm chủ và thành thạo. Học cách đặt câu hỏi phù hợp với nhịp độ thích hợp cho phép bạn phỏng vấn ứng viên hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. 5 bước hướng dẫn này chủ yếu dành cho hình thức phỏng vấn trực tiếp:
Bước 1: Chọn người phỏng vấn ứng viên
Khi mời một ứng viên đến công ty để phỏng vấn, bạn phải lựa chọn: “Ai là sẽ là người phỏng vấn ứng viên này?” Câu trả lời phụ thuộc vào số lượng thành viên của hội đồng phỏng vấn là 1 người, 2 người hay 3 người?
Nguyên tắc chung là hội đồng phỏng vấn không nên vượt quá 5 người, thậm chí 5 là một con số quá lớn đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tôi nghĩ rằng 3 thành viên là con số phù hợp hơn – bao gồm: Giám đốc, Quản lý trực tiếp và 1 đồng nghiệp. Bạn cũng có thể giảm số thành viên xuống còn 1 hoặc 2 cho phù hợp với quy mô công ty (Quan điểm cá nhân: Tôi khuyến nghị có ít nhất 2 thành viên để có góc nhìn đa chiều nhằm ra quyết định chính xác hơn).
Có lúc phải tuyển người cho một ví trị công việc mới toe, khiến bạn rơi vào trạng thái khá oái oăm là: “Không biết nên chọn ai vào hội đồng phỏng vấn cho phù hợp?” Trong trường hợp này, 3 câu hỏi dưới đây có thể sẽ cho bạn lời giải:
- Ai là người quản lý trực tiếp của vị trí công việc này?
- Nếu ứng viên trúng tuyển, thì ai là người thường xuyên làm việc với họ (hơn 50% thời gian)?
- Trong công ty (hoặc ngoài), ai là người có kiến thức và kinh nghiệm về công việc này?
Bước 2: Xác định khung thời gian phỏng vấn
Sáng nay, bạn có 1 danh sách ứng viên cần phỏng vấn, vậy bạn sẽ phỏng vấn mỗi người trong một khoảng thời gian bao lâu? Câu trả lời tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng là gì, bối cảnh ra sao và ai là người phỏng vấn, ví dụ:
- Cuộc phỏng vấn 1 – 1 sẽ khác với cuộc phỏng vấn 2 – 1, hoặc 3 -1
- Bối cảnh phỏng vấn truyền thống tại văn phòng khác với khung cảnh thân mật trong một bữa ăn trưa, cafe hoặc ăn tối.
- Phỏng vấn qua điện thoại hay phỏng vấn online…
Dù hình thức phỏng vấn là gì thì bạn cũng phải xác định 1 khung thời gian nhất định cho mỗi 1 ứng viên. Dưới đây là ví dụ tham khảo (khung thời gian cho 1 ứng viên) với hình thức phỏng vấn trực tiếp tại văn phòng:
| Ví trí tuyển dụng | 1 người phỏng vấn | 2 người phỏng vấn | 3 hoặc nhiều người phỏng vấn |
| Nhân viên | 45-60 phút | 30-45 phút | 15-30 phút |
| Quản lý | 60-90 phút | 45-60 phút | 30-45 phút |
Bước 3: Chuẩn bị hậu cần
“Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại”.
Hãy đảm bảo công tác hậu cần được chuẩn bị chu đáo trước khi buổi phỏng vấn diễn ra. Bạn cần lập một bản danh sách (checklist) những gì cần chuẩn bị, ví dụ:
Đặt phòng họp hoặc không gian phỏng vấn: Hãy chắc chắn rằng bạn có một không gian riêng tư cho toàn bộ thời gian phỏng vấn và thêm vào 30 phút trong trường hợp nó kéo dài. Sẽ thật khó xử nếu sát giờ phỏng vấn mà bạn mới biết rằng ai đó đã chiếm mất phòng họp.
Đặt lịch hội đồng phỏng vấn: Đảm bảo rằng tất cả những người tham gia phỏng vấn của bạn đều có mặt theo đúng lịch trình. Bắt ứng viên chờ sẽ khiến họ nghĩ rằng công ty bạn thiếu chuyên nghiệp, điều này gây mất thiện cảm ban đầu của họ, đặc biệt là với người tài (những người rất coi trọng thời gian).
Gửi (các) ứng viên thư mời phỏng vấn: Gửi thư mời (email) và thông báo lịch phỏng vấn tới ứng viên: Bao gồm thời gian và địa điểm.
Bước 4: Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn
Không biết bạn thế nào? Gần 10 năm phụ trách công tác nhân sự, tôi nhận ra rằng hầu hết người phỏng vấn không chuẩn bị trước câu hỏi. Thậm chí có người khi đối mặt với ứng viên – không biết hỏi gì hoặc đặt ra những câu hỏi ngớ ngẩn vô nghĩa. Thật kém chuyên nghiệp!
Làm thế nào để chuẩn bị câu hỏi?
Thứ nhất, hãy đọc bản mô tả công việc và thông báo tuyển dụng để xác định rõ “năng lực” mà ứng viên cần có là gì? Năng lực đó ở mức độ nào thì phù hợp với vị trí này?
Thứ hai, hãy đọc hồ sơ ứng viên để đánh giá sơ bộ trước, tìm ra các điểm mạnh, điểm yếu và những điểm cần làm rõ. Tất nhiên, bạn nên tập trung vào những năng lực cần có đã xác định ở bước trước.
Thứ ba, tôi khuyến khích bạn bổ sung vào mẫu hồ sơ thông tin về các trang mạng cá nhân của ứng viên như facebook, blog, linkedin… Khi có các thông tin này, bạn có thể vào đó để có thêm các thông tin về ứng viên. Thậm chí, facebook của người đó sẽ nói lên tất cả, đôi khi bạn không cần phải phỏng vấn nữa.
Bây giờ, là lúc bạn viết ra những câu hỏi sẽ dùng để phỏng vấn, dưới đây là 5 câu hỏi phỏng vấn quan trọng bạn có thể tham khảo:
- “Bạn biết gì về công ty của chúng tôi?” Câu hỏi này cho bạn biết ứng viên đó chuẩn bị như thế nào? Mức độ hứng thú của họ với công ty của bạn ra sao?
- “Tại sao bạn lại quan tâm đến lĩnh vực/công việc này? Làm thế nào bạn duy trình mức độ quan tâm đó? ” Câu hỏi này cho biết mức độ đam mê của ứng viên với công việc và ngành nghề mà anh ta theo đuổi.
- “Trong quá khứ/công việc trước đây, bạn đã bao giờ trải qua tình huống…? Bạn đã xử lý tính huống đó như thế nào? Kết quả ra sao? Bạn học được điều gì từ đó?” Câu hỏi này, giúp bạn khám phá quan điểm và tư duy xử lý tình huống của ứng viên. Lưu ý: Quan sát ngôn ngữ cơ thể để xác định ứng viên có đang kể sự thật (trong quá khứ họ đã trải qua) hay chỉ đang tưởng tượng (mình sẽ xử lý như vậy trong tương lai).
- “Nếu được nhận vào công ty, bạn tưởng tượng công việc này sẽ như thế nào mỗi ngày? Các đồng nghiệp và sếp sẽ ra sao?” Câu hỏi này giúp bạn khám phá kỳ vọng của ứng viên với môi trường làm việc để xem công ty của bạn đáp ứng được bao nhiêu % nhu cầu của họ.
- “Tôi đã kể cho bạn về công việc và công ty, hãy cho tôi biết tại sao bạn nghĩ đây là một công việc phù hợp với bạn.” – Tôi thích câu hỏi này bởi vì nó cho bạn biết liệu ứng viên có lắng nghe bạn hay không? Và thẩm định lại một lần nữa định hướng và đam mê nghề nghiệp, cũng như sự phù hợp với môi trường làm việc của công ty.
Bước 5: Giúp ứng viên cảm thấy thoải mái
Hãy thử “đặt chân vào đôi giầy của ứng viên”, đứng vào vị trí của họ, tâm lý của họ thế nào? Một chút lo lắng, một chút hồi hộp, thậm chí là căng thẳng với một số người. Đó chính là cảm giác của ứng viên khi đối mặt với bạn?
Tôi từng ngồi phỏng vấn và thấy có những ứng viên khi gặp phải câu hỏi khó, họ căng thẳng tới mức mặt tái nhợt, giọng nói run rẩy, đổ mồ hôi trán, thậm chí không nói được gì… Và họ mất điểm! Trượt!
Thật đang tiếc nếu ứng viên không thể hiện được hết khả năng của mình. Và cũng thật đáng tiếc nếu người phỏng vấn không “đào sâu” khám phá được phần “tảng băng chìm” sâu thẳm của ứng viên. Và đưa ra những kết luận vội vàng thiếu chính xác. Vì vậy bạn hãy tạo không khí thật thoải mái để ứng viên thể hiện mình. Quan sát ngôn ngữ cơ thể giúp bạn điều tiết việc này, khi thấy ứng viên run hãy nở nụ cười và trò chuyện 1, 2 câu vui vẻ…
