Bài viết

11 Th1 2020

4 yếu tố giúp bạn chuẩn bị và thuyết trình cuốn hút

Truyền tải thông điệp hiệu quả, đúng phương pháp, nội dung và cách trình bày slide.

Bạn từng nghe một bài thuyết trình chán ngắt chưa? Bạn biết đấy, đây là loại hình giao tiếp mà người nói đứng trên bục phát biểu, sử dụng slide để trình chiếu những gì anh ta nói và sử dụng nhiều bảng dữ liệu để chứng minh quan điểm của mình. 

Nhưng, bạn tự hỏi: ” Đây có phải là cách mà hầu hết mọi người sử dụng để thuyết trình?” 

Đúng vậy. Đó là cách thường xuyên được sử dụng để trình bày nhưng không có nghĩa đó là cách hiệu quả nhất. Hình thức trình bày như trên có thể làm khán giả chán nản đến mức muốn đứng phắt dạy và rời đi. 

Một khi bạn đánh mất sự chú ý của người nghe, rất khó để tiếp tục thu hút họ tiếp tục lắng nghe.

Nếu muốn thông tin đưa ra đủ quan trọng và thu hút người nghe, thì bạn cần chuẩn bị một kế hoạch chu đáo để bài thuyết trình trở nên cuốn hút hơn. Bạn sẽ không muốn để lại ấn tượng tồi tệ trong tâm trí người nghe.

Khi ai đó trình bày tốt, nó thể hiện rằng người đó có khả năng, sự tự tin và có tài. 

Ngay cả khi công việc hiện tại của bạn không yêu cầu kỹ năng thuyết trình, hãy suy nghĩ về tương lai sự nghiệp và nhớ rằng, sẽ đến lúc bạn phải trình bày quan điểm và ý tưởng của mình mỗi ngày. 

Bốn nguyên tắc thuyết trình hiệu quả

  1. Hiểu khán giả.
  2. Chuẩn bị nội dung.
  3. Trình bày tự tin.
  4. Kiểm soát môi trường xung quanh.

1. Hiểu khán giả 

Để truyền tải một bài trình bày tuyệt vời, hãy xem xét các đặc điểm dưới đây của người nghe:

  • Lý lịch – Họ là ai? Họ có điểm chung phổ biến gì?
  • Nhu cầu – Tại sao họ đến tham dự buổi thuyết trình? Họ muốn biết điều gì sau khi buổi thuyết trình kết thúc?
  • Mong muốn – Họ muốn gì từ bài trình bày? Nâng cao kiến ​​thức, tìm hiểu điều gì đó hay đơn giản chỉ là giải trí? Làm thế nào để kết nối mong muốn của họ với thông điệp của bạn?

Khi biết rõ người nghe là ai, bạn có thể chuẩn bị nội dung phù hợp. Nếu làm tốt bước đầu tiên này, quan trọng này, bạn sẽ có bài thuyết trình phong phú.

2. Chuẩn bị nội dung 

Tiếp theo, xây dựng nội dung phù hợp với đặc điểm và mong muốn của người nghe. Dưới đây là một số mẹo:

Đừng trình bày mọi thứ. Bài thuyết trình tuyệt vời tập trung vào việc kích thích suy nghĩ, đưa ra câu hỏi và thảo luận. Lựa chọn các nội dung chính sao cho khán giả có thể áp dụng vào tình huống của họ.

Khởi đầu tốt – bạn chỉ có vài phút đầu tiên để thu hút sự chú ý của khán giả. Vì vậy, không sử dụng khoảng thời gian bắt đầu để trình bày thông tin cơ bản; mà hãy cung cấp các thông tin có khả năng thu hút sự háo hức của người nghe, để tạo ra mối liên kết ngay từ đầu.

Ngoài ra, hãy bắt đầu bằng cách trình bày mục tiêu của bạn. Đừng khiến họ phải chờ đến cuối cùng khi bạn đưa ra kết luận, đơn giản là hãy nói trước mục đích của bạn là gì? Điều này giúp khán giả tập trung. Người nghe có thể có hoặc không đồng ý với bạn ngay từ đầu, nhưng họ sẽ nhanh chóng nhận ra các lập luận trong suốt quá trình sau đó.

Bài thuyết trình của bạn nên được chia thành 5-7 điểm chính. Áp dụng theo nguyên tắc chunking.

Kể chuyện, so sánh dữ liệu và sử dụng nhiều ví dụ. Đôi khi, hãy trộn lẫn các nội dung với nhau để kích thích sự tò mò của người nghe. Và đặt ra các câu hỏi để thảo luận.

Cung cấp thêm các bằng chứng cho quan điểm của bạn (nếu cần).

Cuối cùng, kết luận một cách mạnh mẽ và tóm tắt lại ý chính. Lưu ý: phần kết luận nên trở lại với nhu cầu của khán giả và tình huống bạn đã tạo ra. 

Mẹo:

Bài viết về Tam giác hùng biện là một cách tiếp cận tương tự nhưng vẫn có những khác biệt tinh tế.

3. Trình bày tự tin

Hai khía cạnh chính ảnh hưởng đến cách truyền đạt đó là: công cụ hỗ trợ trực quan và phong cách trình bày của bạn. Chúng ta sẽ xem xét chúng một cách riêng biệt.

Trang trình bày Slides

Trừ khi bài thuyết trình của bạn rất ngắn, nếu dài thì bạn nên sử dụng công cụ hỗ trợ trực quan (như Slide) để thu hút sự chú ý của khán giả. Tuy nhiên, giữa việc thu hút sự chú ý của khán giả và làm họ sao nhãng có khoảng cách rất mong manh. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi thiết kế slides:

Trình bày slides đơn giản và dễ hiểu (Ít chữ). Khi giải thích, hãy bắt đầu với khái niệm tổng quát rồi mới chuyển sang chi tiết.

Đưa vào slides các biểu đồ, đồ thị hoặc bảng biểu đơn giản và dễ đọc. Nhớ sử dụng chúng một cách hạn chế, quá nhiều bảng biểu với các con số chi chít sẽ khiến người nghe rối bời. Hạn chế sử dụng ảnh và clip, chỉ khi chúng có ý nghĩa và liên kết với nội dung.

Sử dụng phông màu dễ chịu, có độ tương phản cao, phông chữ đơn giản, in đậm và nằm nghiêng để nhấn mạnh những từ cần chú ý.

Phong cách trình bày

Phòng cách của bạn có thể phá vỡ hoặc thúc đẩy bài thuyết trình. Dưới đây là một số gợi ý:

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể có chủ đích. Mỗi ngôn ngữ cơ thể nên là biểu hiện trực quan của nội dung, để thu hút sự chú ý của khán giả. Nếu có bục, hãy bước ra khỏi bục và kết nối với khán giả – để làm điều này bạn cần chuẩn bị thiết bị điều khiển từ xa để chuyển đổi slides.

Nói đủ lớn để mọi người ở phía sau nghe rõ, hoặc dùng micro.

Chọn 1 vài người nghe, ngồi ở các khu vực khác nhau, giao tiếp bằng mắt với họ và giữ liên kết đó trong 3 đến 5 giây. Nếu ít hơn sẽ giống như bạn chỉ đang quét mắt qua đám đông.

Say mê – thể hiện cho khán giả biết rằng bạn thực sự quan tâm đến những gì bạn đang nói. Đôi khi tắt slide hoặc sử dụng khoảng trống hoặc những trang slides có ít nội dung – để người nghe chuyển sự sự chú ý đến bạn!

Thay đổi âm lượng và tốc độ nói. Đừng oang oang hoặc the thé suốt buổi trình bày, nghe bạn sẽ như loa phường.

Kết thúc bài thuyết trình sớm tốt hơn muộn. Cuối cùng: Hãy tự nhiên – đừng cố gắng trở thành diễn viên – đó không phải là nghề của bạn.

Khi trình bày với phong thái tự tin, quyết đoán, khán giả sẽ chú ý và phản ứng lại với bạn như một người đáng được lắng nghe. Hãy chuyển sự lo lắng của mình vào năng lượng sáng tạo và nhiệt tình.

4. Kiểm soát môi trường xung quanh

Bạn không thể kiểm soát được tất cả vấn đề phát sinh, tuy nhiên lập kế hoạch và chuẩn bị chu đáo có thể giúp bạn giảm thiểu rủi ro.

Luyện tập, thực hành liên tục: Mục đích cuối cùng là trình bày bài thuyết trình đến khán giả. Bạn muốn quen với thiết bị và không gặp trở ngại bất ngờ nào. Hãy luyện tập trước gương và ghi lại, hoặc sử dụng máy quay và xem lại. Không được cắt ngắn bài thuyết trình khi luyện tập. Mục đích chính là giúp bạn trình bày dễ dàng hơn – khán giả tập trung vào bạn chứ không phải những gì bạn đang nói.

Bật đèn sáng: Khi phòng trình bày tối đi, màn hình trình chiếu sẽ trở nên nổi bật chứ không phải bạn. Và nó khiến mọi người buồn ngủ – hãy tránh điều đó bằng mọi giá!

Luôn chuẩn bị kế hoạch dự phòng. Nếu bạn quên tài liệu thì phải làm sao? Bạn sẽ làm gì nếu video không chạy? Lên kế hoạch dự phòng cho càng nhiều sự cố càng tốt.

Dành thời gian trả lời câu hỏi – dự đoán các câu hỏi có thể phát sinh và chuẩn bị câu trả lời.

Ăn mặc phù hợp với hoàn cảnh – tìm hiểu trước trang phục nên mặc. Hoàn thành đúng thời gian. Ấn tượng cuối cùng cũng quan trọng như ấn tượng đầu tiên.

Cuối cùng, chuẩn bị tốt nhất có thể, nhưng cũng đừng kỳ vọng sự hoàn hảo, điều này sẽ khiến bạn lo lắng. Một khi đã bước lên bục, bỏ qua tất cả, lúc này hãy cứ là chính mình!

Những điểm chính

Thuyết trình không phải là một hoạt động tự nhiên mà đòi hỏi phải suy nghĩ cẩn thận và thực hành thường xuyên. 

Bạn hoàn toàn có khả năng truyền tải cho khán giả một thông điệp mạnh mẽ và đáng nhớ, đồng thời giữ sự chú ý và kết nối với người nghe từ đầu đến cuối. 

Để làm được điều này, bạn cần chú ý đến việc phân tích khán giả, chuẩn bị nội dung, phong cách trình bày và môi trường bên ngoài. Khi kiểm soát được những vấn đề liên quan đến sự chú ý và sự tham gia của khán giả, bạn đã sẵn sàng trình bày một bài thuyết trình tuyệt vời.

Yếu tố cuối cùng là phải thực hành liên tục và để mọi thứ đến với bạn một cách tự nhiên.

Chia sẻ cho Đồng nghiệp, nếu bạn thấy hữu ích!

hướng dẫn okr cho ceo
shares