Đội nhóm của Liên vừa mới bắt đầu một phiên động não quan trọng. Minh trình bày ý tưởng về một sản phẩm mới. Ngay lập tức cô nhận được sự đồng tình của các thành viên, duy chỉ có Văn, một nhân viên bi quan dội một gáo nước lạnh vào ý tưởng đó.
“Nó sẽ không bao giờ thành công đâu,” anh ta nói. “Chúng ta không có đủ thời gian để nghiên cứu sản phẩm, và phòng tài chính sẽ không chấp nhận yêu cầu. Chúng ta cần tập trung vào điều gì đó thiết thực hơn và có khả năng nhận được tài trợ.”
Trong chớp mắt, Liên cảm thấy được năng lượng và sự hứng thú trong phòng lắng xuống. Trong suốt phần còn lại của buổi họp, cả nhóm mất đi động lực chỉ bởi vì bình luận của Đông.
Kịch bản này có vẻ quen thuộc với bạn? Nhân viên bi quan khiến cho tinh thần của đội nhóm thui chột, vùi dập ý tưởng mới và làm chậm bước đi của tập thể. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, sự bi quan của người này lại đem đến cho đội nhóm một vài lợi ích và góc nhìn khác biệt.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá cách bạn quản lý nhân viên bi quan hiệu quả, cũng như cách bạn khai thác những lợi ích đôi khi không được đánh giá cao của loại tính cách này.
Mục lục
Bi quan là gì?
Cụm từ “bi quan” xuất phát từ tiếng Latin “pessimus,” có nghĩa là “tệ nhất.”
Bi quan là niềm tin trong tiềm thức rằng những kết quả không mong muốn là không tránh khỏi, và những khó khăn và thất bại vượt xa những sự kiện tích cực trong cuộc sống.
Những người bi quan tin rằng bất hạnh, thất vọng và thất bại là bình thường. Và những sự kiện tốt, cảm giác tích cực là kết quả của sự may mắn, cơ hội hoặc sự kiện nằm ngoài tầm kiểm soát của họ.
Martin Seligman, cựu chủ tịch của Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ, cho biết trong cuốn sách Learned Optimism rằng những người bi quan có một cách giải thích nghịch cảnh nhất định với chính họ ảnh hưởng đến suy nghĩ của họ. Seligman gọi đây là “phong cách giải thích” của họ, và ông nói rằng điều này ảnh hưởng đến toàn bộ quan điểm của họ về cuộc sống.
Phong cách đầu tiên là “sự trường tồn.” Những người bi quan vô thức cho rằng nguyên nhân của các sự kiện xấu là vĩnh viễn, trong khi những người lạc quan tin rằng chúng chỉ là tạm thời.
Ví dụ, tưởng tượng bạn có một ngày tồi tệ và không có thời gian để giúp đỡ những đồng nghiệm đang kêu gào trợ giúp. Một người bi quan sẽ nghĩ, “Tôi sẽ chẳng bao giờ trở thành bạn với những người mình cùng làm việc bởi tôi là một người bạn tồi tệ.” Một người lạc quan sẽ nghĩ, “Hôm nay, Tôi là một người bạn tồi tệ.” Bạn có thấy sự khác biệt ở đây?
Phong cách thứ hai đó là “tính phổ biến.” Những người bi quan đưa ra những tuyên bố phổ quát về cuộc sống của họ khi có điều gì đó tồi tệ, trong khi những người lạc quan đưa ra những tuyên bố cụ thể.
Ví dụ, người bi quan sẽ nghĩ, “Tất cả những bản báo cáo tôi làm đều vô dụng.” Người lạc quan sẽ nghĩ, “Bản báo cáo đó thật vô dụng.” Một lần nữa, bạn có thấy sự khác biệt?
Người bi quan chấp nhận một sự kiện tiêu cực và cho phép nó biến toàn bộ cuộc sống của họ thành một thảm họa. Người lạc quan nhận ra rằng họ có thể thất bại trong một lĩnh vực, nhưng họ không cho phép thất bại đó lấn át những phần khác trong cuộc sống.
Phong cách thứ ba theo Seligman là “cá nhân hóa.” Khi trải nghiệm một sự kiện tiêu cực, chúng ta có thể nghĩ về nó theo một trong hai cách:
- Tự trách bản thân (tiếp thu nó).
- Đổ lỗi cho một cái gì đó ngoài bản thân (rũ bỏ nó).
Người bi quan thường tự đổ lỗi trong nội tâm. Họ nghĩ, “Đây tất cả là nỗi của tôi” hoặc “Tôi quá ngu ngốc để làm công việc này.” Người lạc quan có lòng tự trọng cao hơn bởi họ có xu hướng hướng ngoại, đổ lỗi, “Đây là lỗi của Nam” hoặc “Tôi chưa học đủ kỹ năng này; đó là lý do tại sao tôi không làm tốt nhiệm vụ.”
Cách phát hiện người bi quan trong đội nhóm
Với những điều này trong tâm trí, làm sao bạn phát hiện ra nhân viên bi quan trong đội nhóm của mình?
- Những người bi quan là những người tiêu cực.
- Họ không đánh giá cao người khác và hiếm khi cảm thấy biết ơn hoặc nói “cảm ơn.”
- Người bi quan thường xuyên cảm thấy người khác đã nghĩ sai về họ.
- Họ có thể tìm thấy lỗi lầm trong hầu hết các tính huống, và mọi thứ hiếm khi đủ tốt.
- Thường giữ các mối hận thù, và họ rất khó để mọi thứ trôi qua.
- Sợ thay đổi, coi điều đó là “quá rủi ro.”
Ban đầu, bi quan có vẻ như trầm cảm, nhưng lại khác biệt rõ rệt. Người trầm cẩm thưởng thấy nản lòng hoặc bị đánh bại và không thể giải thích cảm giác buồn bã và vô vọng của họ. Mặt khác, người bi quan thường có những lý lẽ để giải thích và biện minh cho những quan điểm tiêu cực của họ.
Hạn chế và lợi ích của bi quan
Là một nhà quản lý, bạn sẽ thấy khá bực bội khi có một nhân viên bi quan trong đội nhóm của mình vì một vài lý do.
Họ thường bắn hạ các sáng kiến, dự đoán số phận cho các dự án mới và dập tắt năng lượng của đội nhóm. Họ có thể gây ra xung đột với các thành viên khác, những người phòng thủ khi ý tưởng hoặc dự án của họ bị “tấn công.”
Người bi quan xem mình là nạn nhân của các sự kiện. Họ tin rằng mọi thứ xảy ra với họ, vượt quá tầm kiểm soát của họ, hơn là kết quả của hành vi, sự chăm chỉ hoặc kỹ năng của chính họ. Vì niềm tin này, người bi quan thường thiếu tự tin và không sẵn sàng chủ động trong các dự án mới.
Tuy nhiên, người bi quan cũng có thể đem lại một số lợi ích đáng nói.
Họ nổi trội trong việc lường trước các vấn đề và họ thường là những người đầu tiên chuẩn bị kế hoạch dự phòng để quản lý và kiểm soát rủi ro. Như vậy, họ có thể đưa ra các quan điểm mà những thành viên lạc quan có thể bỏ lỡ hoặc né tránh.
Một lợi ích khác là đôi khi bi quan thực sự giúp họ làm việc tốt hơn. Điều này được gọi là “bi quan phòng thủ.”
Người bi quan phòng thủ tận dụng những suy nghĩ tiêu cực để giúp bản thân thích nghi với các tình huống mới, đặc biệt khi họ phải đối mặt với căng thẳng và lo lắng. Họ thường đặt ra các mục tiêu chắc chắn và xem xét một tình huống hoặc dự án từ mọi góc độ, liệt kê cách rủi ro và thất bại có thể xảy ra.
Những kỳ vọng thấp và kế hoạch chi tiết khiến họ có cảm giác kiểm soát, sức mạnh và động lực họ cần để làm việc tốt hơn. Điều này khiến họ kiên cường hơn trong các tình huống khó khăn.
Nghiên cứu cho thấy, khi những người bi quan phòng thủ được cho thời gian để phân tích rủi ro trước khi triển khai, họ có thể hướng năng lượng tiêu cực của mình theo cách hữu ích để đạt được kết quả tích cực. Các nghiên cứu khác kết luận rằng người bi quan phòng thủ cũng trải nghiệm sự chủ động tốt như những người lạc quan.
Lưu ý:
Người bi quan, đặc biệt là bi quan phòng thủ, cũng có thể thành công như người lạc quan trong đội nhóm của bạn. Nếu họ mang tính xây dựng và không ảnh hưởng tiêu cực đến phần còn lại, thì tốt nhất nên áp dụng phương pháp “thực hành” và chỉ đơn giản là đánh giá cao những lợi ích họ có thể mang lại cho đội nhóm.
Quản lý Người bi quan trong đội nhóm của bạn
Người bi quan có thể rút cạn năng lượng của đồng nghiệp, gây ra xung đột và làm chậm bước đi của đội nhóm, nếu hành vi của họ không được xử lý phù hợp.
Sử dụng các chiến lược dưới đây để khai thác điểm mạnh cũng như hạn chế tác động tiêu cực của họ.
Công nhận quan điểm của họ
Hãy nhớ rằng, người bi quan có thể phát hiện ra những rủi ro hoặc trở ngại mà phần còn lại của đội nhóm bỏ lỡ trong sự phấn khích của họ để triển khai dự án. Phân tích của người bi quan giúp bạn tiếp kiệm thời gian, tiền bạc và tài nguyên.
Lắng nghe tích cực, cho những người bi quan thời gian để giải thích những suy nghĩ của họ. Giữ một tâm trí cởi mở, và cố gắng khách quan về những gì họ nói.
Nếu thấy một bình luận tiêu cực thiếu nền tảng, hãy yêu cầu người đó giải thích tại sao họ nghĩ theo cách này. Ví dụ, một tuyên bố tiêu cực như “dự án này sẽ không bao giờ được hội đồng quản trị phê duyệt” có thể đúng, nhưng chỉ khi họ giải thích rõ lý do.
Bạn cũng có thể hỏi họ những gì bạn và đội nhóm có thể làm để tránh những vấn đề này. Ví dụ: bạn có thể hỏi “Chúng tôi có thể làm gì để đảm bảo rằng hội đồng quản trị phê duyệt dự án này?”
Nói “cảm ơn” với người bi quan về đầu vào và phân tích của họ, để họ cảm thấy được đánh giá cao.
Đưa tác động của chủ nghĩa bi quan đến sự chú ý của họ
Một số người có thể không nhận ra rằng họ luôn bi quan. Không biết rằng thái độ và hành vi của họ ảnh hưởng đến phần còn lại của đội nhóm như thế nào.
Ngồi xuống với người bi quan và giải thích thái độ tiêu cực của họ ảnh hưởng đến người khác như thế nào. Trích dẫn các ví dụ cụ thể, để họ hiểu được ảnh hưởng rõ ràng nhất.
Chuyển hướng cuộc hội thoại
Người bi quan thiếu tự tin, vì vậy họ nhanh chóng nói “Tôi không thể”.
Thay đổi thái độ bi quan bằng cách thúc đẩy họ làm điều gì đó. Ví dụ, họ cần những nguồn lực hoặc hỗ trợ nào để hoàn thành một nhiệm vụ? Làm thế nào bạn có thể giúp họ?
Những câu hỏi này buộc người bi quan phải tìm cách tiến về phía trước.
Tăng sự tự tin của họ
Người bi quan sợ thất bại. Họ bắn hạ các ý tưởng và sáng kiến bởi họ sợ rằng nếu tham gia họ sẽ không thành công.
Hãy tập trung vào việc xây dựng sự tự tin cho họ. Ví dụ, giúp họ đạt được một số chiến thắng nhanh chóng trong một dự án mới hoặc thiết lập những cơ hội phát triển kỹ năng bằng cách phát triển sáng kiến cho dự án sắp tới. Thể hiện sự tự tin của bạn về khả năng của họ có thể thực hiện mục tiêu này.
Khi người bi quan đạt được mục tiêu, hãy chúc mừng họ, và nếu thích hợp hãy chia sẻ tin tốt với những người còn lại trong đội nhóm.
Tiếp theo, yêu cầu họ viết ra những suy nghĩ tiêu cực trong suốt cả ngày. Khi họ xác định những suy nghĩ như “Tôi không thể làm điều này” hoặc “điều này sẽ không bao giờ hết”, họ có thể bắt đầu thay thế những suy nghĩ tiêu cực đó bằng những suy nghĩ tích cực hơn.
Cuối cùng, huấn luyện họ chống lại những suy nghĩ này bằng những lời khẳng định tích cực như “Tôi có thể làm điều này!” hoặc “Tôi biết tôi có khả năng và kỹ năng để thực hiện dự án này.”
Những điểm chính
Bi quan là niềm tin rằng những kết quả không mong muốn là không thể tránh, và những khó khăn/thất bại trong cuộc sống vượt xa những sự kiện tích cực. Trong khi người bi quan có thể rút cạn năng lượng và sự phấn khích từ đội nhóm, họ cũng có thể cung cấp những quan điểm quan trọng.
Để quản lý người bi quan trong đội nhóm của bạn một cách hiệu quả, hãy lắng nghe và thừa nhận quan điểm của họ.
Nhớ rằng, họ có thể cung cấp một viễn cảnh có giá trị cho đội nhóm, vì vậy hãy cảm ơn vì những suy nghĩ và ý tưởng của họ.
Khi họ bắn hạ một lời đề nghị, hãy yêu cầu họ đưa ra những cách có thể giúp nó thành công. Điều này thay đổi suy nghĩ và buộc họ phải tìm ra một cách sáng tạo về phía trước.
