Blog

4 bước Triển khai Đào tạo Tập trung trong Doanh nghiệp

Tạo ra một trải nghiệm học tập hiệu quả.

Tưởng tượng doanh nghiệp của bạn vừa cập nhật hệ thống kế toán nội bộ mới, và bạn vừa được tóm cổ làm người thiết kế chương trình đào tạo cho nhân viên.

Sếp yêu cầu bạn set up chương trình đào tạo trực tiếp cho họ, nhưng bạn lại không biết bắt đầu từ đâu…Ví dụ, làm sao bạn đảm bảo mỗi phiên đào tạo đem lại hiệu quả lại không lãng phí thời gian của mọi người? Và đâu là cách tốt nhất để tổ chức chương trình đào tạo tập trung?

Có khá nhiều chi tiết bạn cần chú ý khi tổ chức một chương trình đào tạo tập trung cho đội nhóm của mình. Và bài viết này giúp bạn thực hiện điều đó.

Mục lục

Đào tạo Tập trung là gì?

Đơn giản, đào tạo tập trung là gom một nhóm người lại một căn phòng và xử lý. Kiểu đào tạo này cần từ 1 đến 2 giảng viên trở lên; và họ đào tạo các kỹ năng thông qua các bài giảng, slide trình chiếu, demo và thảo luận.

Ngoài ưu điểm về tiết kiệm thời gian thì nhìn chung phương thức đào tạo tập trung này hơi tốn kém.

Đào tạo tập trung đem lại lợi ích tốt nhất đối với các tài liệu hoặc kỹ năng phức tạp. Tại đây, giảng viên có thể trả lời trực tiếp các câu hỏi cũng như thực hành mẫu để học viên dễ hình dung. Từ đó gia tăng trải nghiệm học tập.

Ưu điểm của phương pháp Đào tạo Tập trung

Đầu tiên, không giống như phương pháp đào tạo cầm tay chỉ việc (đào tạo 1 – 1), đào tạo tập trung cho phép bạn hướng dẫn nhiều người cùng lúc. Điều này có nghĩa bạn có thể áp dụng các kỹ thuật đa dạng như role-playing, và bài tập cũng như các trò chơi để tăng trải nghiệm học tập.

Đội nhóm sẽ học tập tốt hơn với chương trình đào tạo tập trung, bởi họ có thể chia sẻ ý tưởng, làm việc theo nhóm và kết hợp với đồng nghiệp của mình. Điều này rất có ý nghĩa với việc hoạt động nhómgiải quyết vấn đề.

Điều này có nghĩa rằng đào tạo tập trung sẽ có lợi ích dài hạn lớn hơn đào tạo 1 – 1 hoặc đào tạo online.

Và, bởi học viên được kiểm soát trong một khoảng thời gian và không gian cố định, nên bạn sẽ có nhiều cơ hội để đào tạo họ mà không sợ bị xao nhãng bởi các yếu tố ngoại cảnh.

Đào tạo tập trung cũng có tác dụng khi bạn cố gắng giảm thiểu chi phí đào tạo – cho các nhóm trung bình, đào tạo tập trung có thể ít tốn kém hơn các phương thức đào tạo khác.

Nhược điểm của phương pháp Đào tạo Tập trung

Nhiều người đồng nghĩa với nhiều phong cách học tập khác nhau. Người này thích hợp với phong cách này nhưng người khác lại phù hợp với phương thức khác.

Thêm nữa, học viên có thể cảm thấy khá khó khăn để bắt kịp các thành viên khác trong quá trình đào tạo. Những thành viên này có thể phù hợp hơn với phương pháp đào tạo cầm tay chỉ việc, hay coaching. Trong khi đó, những người nắm bắt nhanh lại nhanh chán và tụt hứng.

Các nhược điểm khác như cần thời gian chờ đợi để đào tạo, và chi phí tỷ lệ thuận với số người tham gia (trong khi đào tạo Online lại rẻ hơn).

4 bước triển khai một chương trình Đào tạo Tập trung

Bước 1: Tạo một danh sách các mục tiêu

Khi lên kế hoạch cho chương trình đào tạo, bạn cần bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu của nó. Những kỹ năng nào bạn muốn học viên của mình làm chủ khi chương trình kết thúc? Và họ cần phải làm được gì sau mỗi phiên đào tạo?

Hãy đảm bảo rằng bạn đưa ra các mục tiêu cụ thể. Ví dụ như “Đội nhóm của tôi cần thấu hiểu hệ thống kế toán mới” không cung cấp đủ thông tin chi tiết. Làm sao bạn có thể biết được đội nhóm của mình đã hiểu hệ thống mới?

Một mục tiêu rõ ràng hơn sẽ là “Đội nhóm của tôi cần hiểu cách đăng nhập vào hệ thống mới, gửi báo cáo thanh toán, gửi biên bản hoàn trả, và in ngân sách hàng tháng của phòng ban.” Điều này vừa làm rõ những gì đội nhóm của bạn cần học tập, mà còn cung cấp các chỉ số cụ thể bạn có thể đo lường trong quá trình đào tạo.

Sau đó, nhìn vào khoảng trống kiến thức của học viên. Liệu có ai đó đến với chương trình đào tạo với trình độ cao hơn người khác? Hay liệu bạn có cần chia nhỏ thành cách nhóm khác nhau để phù hợp với các cấp độ kinh nghiệm khác nhau?

Cũng nên cân nhắc ngân sách của bạn, và tác động của chương trình đào tạo lên các hoạt động hàng ngày. Điều này tính toán khoảng thời gian và số phiên đào tạo bạn cần, cũng như công nghệ và các yếu tố trực quan bạn có thể sử dụng.

Bước đầu tiên này khuyến khích bạn phân tích mức độ cần thiết cũng như xác định những kiến thức bạn quyết định đào tạo.

Bước 2: Đảm bảo tính liên quan

Một khi có được khung chương trình, bạn cần xác định tại sao những thông tin này lại liên quan đến học viên của mình. Nếu học viên không hiệu tại sao họ cần và học được gì từ thông tin đó thì chương trình đào tạo của bạn sẽ thất bại.

Đảm bảo rằng bạn “kết nối các dấu chấm”, để khi gặp gỡ học viên bạn có thể giải thích rõ ràng rằng tại sao họ cần tham gia chương trình đào tạo này.

Bước 3: Thiết kế và phát triển trải nghiệm học tập

Bạn cần xác định cách truyền tải những thông tin này. Có rất nhiều chi tiết bạn cần xem xét để thiết kế trải nghiệm học tập tối ưu cho đội nhóm của mình.

Dưới đây là một số câu hỏi bạn cần cân nhắc:

  • Bạn có phải là giảng viên duy nhất? Bạn có đủ chuyên môn để đảm nhiệm tất cả các chủ đề. hay bạn cần một người hướng dẫn khác để hỗ trợ?
  • Kỹ năng đặc biệt quan trọng nào bạn muốn học viên làm chủ? Làm sao bạn biết được học viên đã thành công với kỹ năng đó?
  • Chương trình đào tạo sẽ diễn ra ở đâu? Khi nào?
  • Bạn trình bày như thế nào? Phương tiện truyền thông hay cách yếu tố hỗ trợ trực quan nào bạn sẽ sử dụng?
  • Học viên thực hành và sử dụng những thông tin mới này thế nào?
  • Bạn có cần míc hay các thiết bị hỗ trợ âm thành khác, hay đây chỉ là một nhóm nhỏ bạn chỉ cần nói bình thường?
  • Phòng hay địa điểm có được setup cho việc học nhóm?

Để tránh việc nhàm chán cho học viên, bạn có thể áp dụng các kỹ thuật đa dạng như thi đua, nhập vai, hay jigsaw để khiến học viên hứng thú.

Bước 4: Lập kế hoạch

Tới đây, bạn cần tạo một kế hoạch chi tiết cho từng phiên đào tạo.

Tùy thuộc vào chương trình đào tạo, bạn có thể tham khảo những yếu tố dưới đây:

  • Mục đích và mục tiêu chung của mỗi phiên.
  • Chuẩn bị mỗi phiên.
  • Tài liệu và nguồn lực cần có.
  • Thiết bị cần có.
  • Thông tin bạn truyền tải, như thế nào, thứ tự ra sao?
  • Cách đánh giá học viên trong quá trình đào tạo.
  • Bạn nhận phản hồi về chương trình như thế nào?

Trên đây là 4 bước giúp bạn triển khai một chương trình đào tạo tập trung cho đội nhóm của mình. Hãy thử áp dụng và tối ưu.

Chúc bạn thành công.

Hpo Banner