4 bước Phân tích Nguyên nhân và Tác động

Xác định nguyên nhân gây ra vấn đề

(Còn được gọi là sơ đồ nguyên nhân và kết quả, biểu đồ hình xương cá, biểu đồ Ishikawa, biểu đồ hình xương sống và biểu đồ Fishikawa)

Khi gặp phải vấn đề nghiêm trọng, việc khám phá ra tất cả nguyên nhân gây ra nó trước khi bắt đầu suy nghĩ về giải pháp là rất quan trọng.

Bằng cách đó bạn có thể giải quyết vấn đề triệt để chứ không chỉ giải quyết một phần và vấn đề vẫn tiếp tục xảy ra.

Phân tích nguyên nhân và tác động cung cấp cho bạn một cách hữu ích để làm điều này. Kỹ thuật này dựa trên sơ đồ, kết hợp Brainstorming với một loại sơ đồ tư duy, thúc đẩy bạn xem xét tất cả những nguyên nhân có thể gây ra vấn đề chứ không chỉ những nguyên nhân rõ ràng nhất.

Giới thiệu về công cụ

Phân tích nguyên nhân và tác động được phát minh bởi giáo sư Kaoru Ishikawa, người tiên phong về quản lý chất lượng vào những năm 1960. Kỹ thuật này sau đó đã được xuất bản trong cuốn sách năm 1990 của ông, “Introduction to Quality Control”

Những biểu đồ mà bạn tạo ra được gọi là Sơ đồ Ishikawa hoặc Biểu đồ hình xương cá (Fishbone Diagrams) (vì sơ đồ hoàn chỉnh có thể trông giống bộ xương của một con cá).

Mặc dù ban đầu nó được phát triển để trở thành công cụ kiểm soát chất lượng nhưng bạn cũng có thể sử dụng kỹ thuật này theo những cách khác. Ví dụ, bạn có thể sử dụng nó để:

• Khám phá nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
• Khám phá nút thắt trong quy trình.
• Xác định quá trình không hoạt động tại đâu và vì sao.

Làm thế nào để sử dụng công cụ?

Làm theo những bước sau để giải quyết vấn đề bằng phương pháp Phân tích nguyên nhân và tác động:

Bước 1: Xác định vấn đề

Trước tiên, hãy viết ra giấy chính xác vấn đề mà bạn phải đối mặt. Khi thích hợp, xác định xem ai có liên quan, vấn đề là gì, xảy ra khi nào và ở đâu.

Sau đó, đóng khung vấn đề đã viết ở bên trái của một tờ giấy lớn và vẽ một đường gạch ngang theo chiều ngang của khung. Sắp xếp như thế này nhìn giống như đầu và cột sống của một con cá, tạo cho bạn không gian để phát triển ý tưởng.

Ví dụ:

Trong ví dụ đơn giản này, người quản lý đang gặp vấn đề vì văn phòng chi nhánh không hợp tác.

Hình 1: Bước 1 về phân tích nguyên nhân và tác động.

Mẹo 1:

Một số người thích đặt vấn đề ở phía bên tay phải của tờ giấy và phát triển ý tưởng trong không gian bên trái. Hãy sử dụng cách tiếp cận mà bạn cảm thấy thoải mái nhất.

Mẹo 2:

Xác định đúng vấn đề rất quan trọng. CATWOE có thể giúp bạn làm điều này – phương pháp này yêu cầu bạn xem xét vấn đề từ quan điểm của khách hàng, các bên liên quan, quá trình chuyển đổi, góc nhìn thế giới tổng quan, chủ sở hữu quy trình và những ràng buộc về môi trường.

Bằng cách xem xét tất cả những điều này, bạn có thể phát triển sự hiểu biết toàn diện về vấn đề.

Bước 2: Tìm hiểu những yếu tố chính có liên quan

Tiếp theo, xác định xem yếu tố nào có thể là một phần của vấn đề. Đó có thể là hệ thống, thiết bị, vật liệu, lực lượng bên ngoài, những người liên quan đến vấn đề,…

Hãy thử đưa ra càng nhiều càng tốt. Khởi đầu, bạn có thể sử dụng những mô hình như Khuôn khổ 7S của McKinsey (cung cấp cho bạn chiến lược, cấu trúc, hệ thống, chia sẻ giá trị, kỹ năng, phong cách và nhân viên – những yếu tố mà bạn có thể xem xét) hoặc 4P trongMarketing (cung cấp sản phẩm, địa điểm, giá cả và khuyến mãi).

Hãy Brainstorming tìm hiểu những yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến tình hình.

Sau đó vẽ một đường thẳng ra khỏi “cột sống” thể hiện cho mỗi yếu tố và đặt tên yếu tố vào mỗi đường.

Ví dụ:

Người quản lý xác định những yếu tố sau và bổ sung chúng vào sơ đồ của mình:

• Trang web.
• Nhiệm vụ.
• Con người.
• Trang thiết bị.
• Hệ thống điều khiển.

Hình 2: Bước 2 về phân tích nguyên nhân và tác động

Bước 3: Xác định nguyên nhân có thể

Bây giờ, với mỗi yếu tố bạn đã xem xét ở bước 2, hãy suy nghĩ những nguyên nhân có thể gây ra vấn đề liên quan đến yếu tố này.

Chỉ ra những nguyên nhân có thể xảy ra dọc theo những đường ngắn hơn đi từ “xương” của sơ đồ. Trường hợp nguyên nhân lớn hoặc phức tạp, tốt nhất nên chia nhỏ thành những nguyên nhân phụ. Thể hiện chúng dọc theo những dòng xuất phát từ mỗi dòng nguyên nhân.

Ví dụ:

Đối với mỗi yếu tố đã xác định ở bước 2, người quản lý sẽ tìm ra nguyên nhân có thể có của vấn đề và bổ sung thêm vào sơ đồ, như thể hiện trong hình 3.

Hình 2: Bước 3 về phân tích nguyên nhân và tác động

Bước 4: Phân tích sơ đồ

Giai đoạn này, bạn nên có một sơ đồ mô tả tất cả các nguyên nhân gây ra vấn đề có thể nghĩ đến.

Tùy thuộc vào sự phức tạp và tầm quan trọng của vấn đề, bây giờ bạn có thể điều tra thêm những nguyên nhân có thể xảy ra. Việc này có thể liên quan đến quá trình tiến hành điều tra, khảo sát, … Chúng được thiết kế để xem xét những nguyên nhân có thể gây ra vấn đề.

Ví dụ:

Người quản lý đã hoàn thành phân tích của mình. Nếu anh ta không nhìn vấn đề theo cách này, anh ta có thể giải quyết nó bằng cách giả định rằng những người trong văn phòng chi nhánh “khó tính”.

Thay vào đó, ông nghĩ rằng cách tiếp cận tốt nhất là sắp xếp cuộc họp với quản lý chi nhánh. Việc này cho phép anh ta trình bày ngắn gọn người quản lý chi nhánh về chiến lược mới và nói chuyện về bất kỳ vấn đề nào mà cô ấy có thể gặp phải.

Mẹo:

Cách hữu ích để sử dụng kỹ thuật này với nhóm là viết ra tất cả những nguyên nhân gây ra vấn đề vào giấy ghi chú. Bạn có thể nhóm những yếu tố tương tự nhau trên sơ đồ.

Cách tiếp cận này được gọi là CEDAC (Cause and Effect Diagram with Additional Cards) do tiến sĩ Ryuji Fukuda phát triển.

Những điểm chính

Giáo sư Kaoru Ishikawa tạo ra mô hình Phân tích nguyên nhân và tác động năm 1960. Kỹ thuật này sử dụng cách tiếp cận dựa trên sơ đồ để xem xét tất cả những nguyên nhân có thể gây ra một vấn đề. Điều này giúp bạn phân tích tình hình kỹ lưỡng.

Có bốn bước để sử dụng công cụ.

1. Xác định vấn đề.
2. Nghiên cứu những yếu tố chính liên quan.
3. Xác định những nguyên nhân có thể.
4. Phân tích sơ đồ của bạn.

Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi bạn cố gắng giải quyết những vấn đề phức tạp.