Bài viết

22 Th3 2021

4 bước Đánh giá Nhu cầu Đào tạo của Nhân viên

Nếu bạn bắt một con cá học cách trèo cây, thì liệu nó có chết chỉ sau vài phút khi rời khỏi mặt nước?

Trong việc quản lý nhân sự, một nhân viên IT có cần phải đào tạo cách thuyết trình trước đám đông? Một nhân viên kế toán có cần phải dạy cách viết code? Một nhân viên kinh doanh có cần phải dạy cách đào tạo nhân viên?

Chúng ta hãy cùng đi vào ví dụ sau đây.

Phương là trưởng phòng Sale & Marketing. Gần đây do sự thay đổi chóng mặt của công nghệ, đặc biệt từ sự ảnh hưởng của cuộc cách mạng công nghệ lần thứ 4 nên Sếp đã yêu cầu Phương tổ chức chương trình đào tạo cho nhân viên về các kỹ năng mới cần có để bắt kịp với xu thế này nếu không muốn bị tụt hậu. Cuộc họp đã kéo dài suốt cả buổi chiều, và kết quả là cô ấy yêu cầu tất cả mọi người trong phòng ban của mình phải tham gia.

Tuy nhiên, khi bắt đầu chương trình đào tạo, Phương nhận ra rằng không phải ai cũng cần ở đó để học về những kỹ năng mà chắc họ không bao giờ động tới.

Tại sao lại như vậy?

Bởi vì Phương không suy nghĩ xem nên đào tạo những ai, ai là người cần nắm chắc các kiến thức và kỹ thuật công nghệ mới này. Vì thế nên cô đã lãng phí quá nhiều thời gian và nguồn lực của bản thân cũng như đội nhóm cho việc đào tạo này. Chưa dừng lại ở đó, vì phải bỏ dở nửa ngày làm việc để tham gia chương trình đào tạo nên phòng ban của cô bắt đầu đi lệch hướng so với mục đích ban đầu.

Kết quả bán hàng bắt đầu sụt giảm. Phương vô tình đã kéo những thành viên quan trọng ra khỏi những dự án quan trọng để tham gia một chương trình không có giá trị đối với những người đó. Điều này chẳng phải quá lãng phí?

Nếu Phương đánh giá nhu cầu đào tạo (hay phân tích nhu cầu đào tạo – Training Needs Analysis (TNA)) ngay từ đầu thì cô ấy đã tránh được vấn đề trên. Nếu bạn không muốn rơi vào tình huống như trên hãy đọc hết bài viết này và bạn sẽ tìm ra cách “gãi đúng chỗ ngứa”.

Ghi chú: nếu bạn muốn xây dựng một chiến lược nhân sự hiệu quả, thì đánh giá nhu cầu đào tạo chính là hoạt động then chốt.

1. Đánh giá nhu cầu đào tạo là gì?

Trong khi bạn đang nghĩ về cách phát triển kỹ năng của đội nhóm, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

  • Ai là người cần đào tạo?
  • Họ cần đào tạo gì?
  • Tại sao nó lại quan trọng?
  • Bạn sẽ đào tạo như thế nào?

Đánh giá nhu cầu đào tạo là một cách hiệu quả để trả lời những câu hỏi này. Bằng cách so sánh các kỹ năng và năng lực hiện tại với các kỹ năng mà bạn muốn mọi người có. Bạn có thể đưa ra quyết định chuẩn xác về loại hình đào tạo mà mỗi cá nhân hoặc đội nhóm cần. Sau đó bạn sẽ phát triển ra được một chương trình đào tạo nhằm giải quyết những nhu cầu này. Bạn có thấy rằng như thế chất lượng đào tạo sẽ tốt hơn không?

2. Tại sao cần đánh giá nhu cầu đào tạo?

Sử dụng TNA giúp bạn xác định khoảng trống kỹ năng trong đội nhóm, từ đó phát triển giải pháp để lấp đầy các khoảng trống này sao cho phù hợp với mục tiêu của phòng ban và tổ chức.

Một ưu điểm khác của việc thực hiện đánh giá nhu cầu đào tạo là giúp bạn xây dựng một Business Case cho chương trình đào tạo.

Bằng cách đào tạo người đúng cách, bạn có thể cải thiện năng suất, hiệu quả của đội nhóm, cũng như đẩy mạnh động lực và tinh thần của mỗi cá nhân.

Suy cho cùng thì “Ai cũng là thiên tài. Nhưng nếu bạn đánh giá một con cá qua khả năng trèo cây của nó, nó sẽ sống suốt đời và tin rằng nó thật đần độn.” Đúng không?

3. Xác định phạm vi đánh giá nhu cầu đào tạo

Trước khi bắt đầu, bạn cần phải xác định phạm vi của chương trình Đánh giá nhu cầu đào tạo.

Nói cách khác, bạn sẽ xác định nhu cầu đào tạo cho các cá nhân, nhóm người cụ thể hoặc cho cả đội nhóm của bạn? Hay mục đích của bạn là cải thiện hiệu suất của một quy trình hay công việc cụ thể nào đó?

Khi quyết định về phạm vi đánh giá nhu cầu đào tạo, bạn nên cân nhắc những điều nào sau đây đang thúc đẩy nhu cầu đào tạo mà bạn đang dự định:

1. Tổ chức/đội nhóm – Bạn phải làm gì để giúp tổ chức/đội nhóm hoạt động hiệu quả?

  • Tổ chức/đội nhóm của bạn có đạt được các mục tiêu về hiệu quả hoạt động?
  • Có luật hay quy định mới mà các thành viên của đội nhóm cần biết không?
  • Mọi người cần phải làm việc với công nghệ mới không?
  • Bạn có phải học cách làm việc trong các ràng buộc về nguồn lực khác nhau không?
  • Bạn có cần phải giải quyết các vấn đề về nguồn nhân lực cũng như doanh thu, và các vấn đề tuyển dụng không?

2. Nhiệm vụ và công việc – Bạn phải làm gì để đào tạo mọi người đạt được tiêu chuẩn hiệu suất cho một công việc hay nhiệm vụ cụ thể?

  • Mọi người có các kỹ năng, kiến thức và năng lực để thực hiện các công việc yêu cầu của họ không?
  • Mức độ kỹ năng cần phải được tăng lên để đạt được mục đích thực hiện?
  • Có thể có vấn đề về sức khỏe và an toàn, pháp lý, thẩm quyền, hoặc tuân thủ quy định nếu mọi người không được đào tạo đầy đủ không?
  • Tổ chức có sử dụng các phương pháp hay nhất để hoàn thành mỗi nhiệm vụ không?

3. Cá nhân – Thành viên nào cần đào tạo? Trong lĩnh vực nào, để thực hiện công việc hiệu quả hơn?

  • Có ai có điểm yếu trong kỹ năng, kiến thức và năng lực chuyên môn? (Khoảng trống này được thể hiện bởi năng suất thấp, khiếu nại của khách hàng, tần suất vắng mặt hoặc tình trạng căng thẳng kéo dài).
  • Bạn có hỏi về kỹ năng mà các thành viên trong đội nhóm muốn được đào tạo?
  • Mọi người có thể phát triển sự nghiệp hay cá nhân của họ sau khi tham gia chương trình đào tạo không?

Một khi bạn đã quyết định về phạm vi của việc đánh giá nhu cầu đào tạo, hãy viết nó xuống, như vậy bạn sẽ tập trung để phát triển chương trình đào tạo của mình hiệu quả hơn.

4. Quy trình đánh giá nhu cầu đào tạo

Bước 1: Xác định kiến thức, hành vi và kỹ năng cần thiết

Một khi bạn đã xác định phạm vi đánh giá nhu cầu đào tạo, hãy tải biểu mẫu sau, và làm theo các bước dưới đây.

Bước đầu tiên, hãy thu thập dữ liệu để xác định về kỹ năng cần thiết. Loại thông tin này phụ thuộc vào phạm vi mà bạn vừa xác định ở trên. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện khoảng trống giữa:

  • Kỹ năng hoặc năng lực hiện tại với mong muốn.
  • Hiệu suất hiện tại và mong muốn.

Dưới đây, là một bảng phân tích 3 phân khúc chính (tổ chức/đội nhóm, nhiệm vụ/công việc và cá nhân) và với mỗi loại thông tin này bạn cần phải xác định nhu cầu về kỹ năng cho từng nhóm.

Mặc dù bạn cần phải xem xét thông tin ở mọi cấp độ, nhưng trọng tâm chính của nhà quản lý nằm ở phân khúc nhiệm vụ/công việc và cấp độ nhu cầu cá nhân.

Bảng phân tích đánh giá nhu cầu đào tạo

Tổ chức / nhóm Nhiệm vụ và công việc Cá nhân
  1. Kế hoạch chiến lược.
  2. Báo cáo hàng năm.
  3. Tuyên bố sứ mệnh và tầm nhìn.
  4. Điều lệ đội
  5. Các chỉ số hiệu suất chính KPI
  6. Thông tin về sự thay đổi kế hoạch và sáng kiến.
  1. Hiệu suất cho các quá trình hoặc các bộ phận cụ thể.
  2. Mô tả công việc
  3. Kiến thức, kỹ năng hay khả năng cần thiết cho mỗi công việc.
  4. Mẫu công việc.
  5. Đầu vào để vận hành công việc
  1. Đánh giá hiệu suất
  2. Phỏng vấn cá nhân
  3. Kế hoạch phát triển cá nhân.
  4. Phẩm chất và kỹ năng công việc liên quan.
  5. Thái độ hoặc đánh giá hành vi để đo động lực, tinh thần, sự hài lòng, hoặc sư gắn bó.

Nếu bạn không có quyền truy cập vào bất kỳ thông tin nào được nêu ở trên, hãy cố gắng để có được một cái nhìn tổng quan, hoặc yêu cầu các nhà quản lý hoặc đồng nghiệp cho bạn thông tin đầu vào.

Một khi bạn đã thu thập được những thông tin chính xác, hãy điền chúng vào cột “Kiến thức, Kỹ năng hoặc Hành vi cần thiết” trong biểu mẫu bạn vừa tải ở trên. (Nếu chưa bạn có thể tải lại ở đây)

Bước 2: Phân tích khoảng trống về kỹ năng và hiệu suất

Giai đoạn tiếp theo trong việc đánh giá nhu cầu đào tạo là xác định các khoảng trống hiệu suất bạn cần giải quyết.

Đến thời điểm này, bạn cần phải phân tích dữ liệu đã thu thập được. Thông tin thu thập được trong bước này phải được ghi vào cột “Điểm yếu hay Khoảng trống kỹ năng” trong bảng biểu Đánh giá nhu cầu đào tạo.

1. Phân tích kỹ năng ở cấp độ tổ chức

Khi đánh giá nhu cầu đào tạo từ góc độ tổ chức, bạn hãy gặp gỡ với các lãnh đạo và các bên liên quan chính, để trả lời các câu hỏi sau:

  • Sắp tới có sự thay đổi nào về chiến lược tổ chức ảnh hưởng tới đội nhóm của bạn không? Kiểu đào tạo nào sẽ giúp được nhân viên của bạn thích nghi với sự thay đổi này?
  • Doanh nghiệp có thay đổi cách tiếp cận hoặc quy trình của mình để cạnh tranh với các đối thủ hoặc môi trường kinh doanh đang thay đổi? Nếu vậy, điều này ảnh hưởng như thế nào đến đội nhóm của bạn và nhu cầu đào tạo của họ?
  • Có sự khác biệt nào giữa mong đợi của tổ chức và kết quả do phòng ban của bạn tạo ra không?
  • Những chủ đề nào thường xuất hiện trong kế hoạch phát triển và đánh giá các thành viên trong đội nhóm của bạn?

2. Phân tích kỹ năng ở cấp độ nhiệm vụ hoặc công việc

Khi đánh giá nhu cầu đào tạo từ góc độ nhiệm vụ/công việc, hãy gặp gỡ với các thành viên chủ chốt của nhóm của bạn và xem xét những câu hỏi này:

  • Nhiệm vụ trọng tâm của nhóm là gì?
  • Chương trình đào tạo nào đã diễn ra, và nó có thành công?
  • Các vấn đề cấp bách nhất là gì?
  • Đào tạo những gì sẽ cải thiện hiệu suất của nhóm?

Bạn có thể xem xét đến những người cần đào tạo, và yêu cầu phản hồi từ họ. Bạn có thể tiến hành khảo sát, phỏng vấn từng thành viên trong đội nhóm, hoặc tại các phòng ban lớn, tham khảo ý kiến nhân viên bằng cách tập trung vào các nhóm trọng tâm.

Khảo sát là một cách làm hay để thu hút sự tham gia của nhiều người, trong khi các cuộc phỏng vấn và các nhóm tập trung giúp bạn thu thập thông tin tốt hơn để đánh giá.

Tuy nhiên, hãy cẩn thận. Nếu bạn không muốn rơi vào tình trạng đầu voi đuôi chuột thì đừng kỳ vọng quá lớn vào nhân viên của mình. Hãy ưu tiên một chương trình đào tạo phù hợp với các nguồn lực có sẵn để mang lại hiệu quả cao nhất.

3. Phân tích kỹ năng ở cấp độ cá nhân hoặc đội nhóm

Khi đánh giá nhu cầu đào tạo từ mức độ cá nhân hoặc đội nhóm, bạn hãy xem xét việc trả lời các câu hỏi sau:

  • Khoảng trống về hiệu suất có tồn tại?
  • Bạn nghĩ các cá nhân cần đào tạo gì?
  • Họ nghĩ họ cần được đào tạo gì?
  • Họ quan tâm tới chương trình đào tạo nào?
  • Những kỹ năng và năng lực đa dạng có ảnh hưởng quan trọng tới hiệu suất của họ như thế nào?
  • Họ thích loại hình đào tạo nào?
  • Làm thế nào để nhu cầu đào tạo của họ được đáp ứng tốt nhất?

Đừng quên, bạn cũng có thể tiến hành Phân tích SWOT để hiểu rõ hơn về điểm yếu của mọi người, từ đó tìm hiểu xem chúng có ảnh hưởng như thế nào tới vai trò của họ. Sau đó, hãy xét đến điểm mạnh, và xem chúng có thể giúp họ như thế nào trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.

Bước 3: Xác định nhu cầu đào tạo cụ thể

Bây giờ là thời điểm để xác định chương trình đào tạo cần thiết cho đội nhóm của bạn. Trong giai đoạn bày, bạn quyết định xem những khoảng trống về kỹ năng hay hiệu suất nào sẽ được ưu tiên trong kế hoạch phát triển. Hãy viết những thông tin này vào cột phù hợp trong biểu mẫu Đánh giá nhu cầu đào tạo. (Nếu chưa tải biểu mẫu, bạn có thể bấm vào đây.)

Hãy nhớ rằng không phải tất cả khoảng trống về hiệu suất hoạt động đều cần được đào tạo. Một số chúng có thể được giải quyết tốt hơn bằng cách cải thiện giao tiếp, đưa ra các kỳ vọng rõ ràng hơn, hay bằng cách thay đổi các thông số kỹ thuật của công việc. Các khoảng trống khác có thể được lấp đầy bằng cách tổ chức các hoạt động không cốt lõi, hoặc bằng cách sử dụng chiến lược Job Crafting, để những người có kỹ năng quan trọng hoặc đặc biệt chỉ tập trung vào loại công việc đó.

Tiếp theo, hãy xem xét các loại hình đào tạo phù hợp và tham khảo ý kiến với người khác nếu cần. Bạn có thể tham khảo các loại hình đào tạo như: đào tạo 1 – 1, cầm tay chỉ việc, đào tạo trực tuyến hoặc đào tạo chéo.

Bước 4: Ưu tiên và thiết lập thời hạn

Cuối cùng, chỉ định một mức ưu tiên cho từng nhu cầu đào tạo bạn đã xác định, và thiết lập một thời hạn hoàn thành, nếu bạn quyết định thực hiện nó.

Những điểm chính

Đánh giá nhu cầu đào tạo (còn gọi là Phân tích nhu cầu đào tạo) là cách tiếp cận hiệu quả để hiểu được ai, cái gì, tại sao và sự hiệu quả của chương trình đào tạo của bạn.

Nó giúp bạn xác định việc đào tạo sẽ giải quyết được các khoảng trống về kỹ năng cũng như kiến thức mà nhân viên của mình cần.

Đọc tới đây, thì bạn cũng đã đi hết 04 bước đánh giá nhu cầu đào tạo của nhân viên. Từ đây, hãy bắt tay áp dụng vào chính đội nhóm của mình giúp họ bù đắp cũng như phát huy tối đa tiềm năng. Từng người một cho tới khi cả đội nhóm của bạn trở thành một đội nhóm hiệu suất cao có thể chinh phục mọi mục tiêu thách thức giúp đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Tải biểu mẫu Đánh giá nhu cầu đào tạo: Bấm để tải!

Chia sẻ cho Đồng nghiệp, nếu bạn thấy hữu ích!

hướng dẫn okr cho ceo
shares