Bài viết

25 Th2 2018

4 bước áp dụng phương pháp Coaching khi cung cấp phản hồi cho nhân viên

Hầu hết các nhà quản lý đều nhận thức được tầm quan trọng của việc huấn luyện nhân viên tới sự thành công của đội nhóm. Tuy nhiên, khi nói đến việc đưa ra phản hồi, nhiều người không biết làm sao để thực hiện?

Nhưng, nếu áp dụng phương pháp tiếp cận bằng việc đặt câu hỏi khéo léo sẽ giúp bạn đưa ra phản hồi hiệu quả hơn. Từ đó hiểu rõ về triển vọng của nhân viên về công việc và sự nghiệp của họ. Cũng như cảm xúc của họ về tổ chức cả hai đang làm việc. Điều này còn giúp bạn tương tác với nhân viên của mình với tư cách là đối tác và các bên liên quan trong tổ chức, giúp bạn cải thiện hiệu suất của từng cá nhân và dự đoán các vấn đề hiệu suất trước khi chúng phát sinh.

Đương nhiên, sẽ mất khá nhiều thời gian để hoàn thiện nghệ thuật huấn luyện, nhưng nó đáng để kiên trì vì một trong những cách giá trị nhất mà bạn có thể khuyến khích những cách làm mới là cung cấp phản hồi cho nhân viên. Nếu bạn làm theo hướng dẫn dưới đây, bạn sẽ sớm đạt được kết quả vượt mong đợi!

Cách áp dụng phương pháp huấn luyện vào việc cung cấp phản hồi

Trong sự nghiệp, chúng ta đều đã trải nghiệm kết quả tích cực của phản hồi mang tính xây dựng và hệ quả tiêu cực của sự phê bình nặng nề. Vì vậy, bạn có thể biết rằng nếu thực hiện đúng cách, phản hồi sẽ là một công cụ truyền cảm hứng cực kỳ hữu hiệu, kích thích mọi người phát triển các kỹ năng và kiến thức mới. Tuy nhiên, đối với các phản hồi tiêu cực, sẽ khiến mất tinh thần làm việc của nhân viên, và thậm chí khiến họ “rũ váy” ra đi.

Nếu bạn muốn cung cấp phản hồi hiệu quả cho nhân viên, từ đó xây dựng được một đội nhóm vô địch thì các bước dưới đây sẽ giúp bạn làm được điều đó.

Bước 1: Xác định rõ kết quả bạn muốn đạt được

Sẽ hoàn toàn phản tác dụng khi bạn thực hiện một buổi huấn luyện và đưa ra một danhsáchdài các lỗ hổng hiệu suất (hay nói cách khác là lỗi lầm) của nhân viên.

Tại sao? Nhân viên của bạn sẽ cảm thấy giống như mình đang bị tấn công, và choáng ngợp bởi khối lượng thông tin khổng lồ.

Bằng cách cụ thể về kết quả mong muốn của buổi huấn luyện, bạn sẽ giúp nhân viên thấy được lợi ích của việc tiếp nhận phản hồi. Ví dụ, nếu bạn muốn nhân viên nhận ra tầm quan trọng của việc cập nhật thông tin thường xuyên trong đội nhóm về dự án đang triển khai, hãy theo sát và chia sẻ cởi mở về mục đích đó với nhân viên có liên quan.

Mẹo:

Hãy nhớ, bạn đang sử dụng phương pháp huấn luyện bằng cách đặt câu hỏi, từ đó giúp nhân viên nhìn ra phương hướng và cách thức cho các hành động tiếp theo. Chứ không phải là người đưa ra đường hướng cho họ thực hiện theo.

Bước 2: Hãy cụ thể về hành vi mà bạn đã quan sát thấy và tác động của chúng

Khi giải quyết một hành vi tiêu cực, hãy thông báo cho cá nhân đó những gì bạn đã thấy họ làm hoặc nghe họ nói. Hãy chính xác và khách quan, nhưng vẫn khéo léo khi nêu rõ sự thật. Bao gồm ngày giờ hoặc trường hợp cụ thể: điều quan trọng là đừng để cho sự hiểu lầm xuất hiện khi đưa ra phản hồi!

Tiếp theo, cung cấp thông tin liên quan đến tác động của hành vi đó lên người khác. Không đánh giá thấp hoặc nghiêm trọng hóa vấn đề.

Phản hồi sẽ là một món quà ý nghĩa nếu được giao theo cách trung thực và cởi mở này. Đối với giải pháp của nhân viên, có thể liên quan đến việc đào tạo kỹ năng, hoặc có thể dễ dàng liên quan đến việc điều chỉnh cách họ làm việc hoặc giao tiếp. Ví dụ, một nhân viên liên tục đến muộn vào các buổi họp sáng sớm có thể không nhận thức được sự khó chịu mà hành vi này có thể gây ra. Khi nhận thức được vấn đề, nhân viên sẽ thay đổi hành vi của họ, cũng như giải thích về nguyên nhân xảy ra hành vi của họ với người khác.

Mẹo:

Để kiểm tra xem phản hồi của bạn có mang tính khách quan và không bị cảm xúc lấn át hay không, hãy tưởng tượng ai đó đang cung cấp phản hồi tương tự cho bạn.

Nó nghe như thế nào? Bạn phản ứng thế nào với phản hồi này? Liệu những thông tin đó sẽ nhắc bạn thay đổi cách làm việc?

Nên nhớ, mỗi chúng ta là một cá thể độc nhất tồn tại trong vũ trụ này, những gì hiệu quả với bạn chưa chắc đã có tác dụng với người khác.

Bước 3: Sử dụng câu hỏi

Với thông tin cụ thể, rõ ràng và kịp thời về hành vi của họ, hầu hết nhân viên đều có thể thay đổi hành động của họ qua việc huấn luyện. Nhưng trước tiên, họ cần phải “chấp nhận” vấn đề đó.

Chìa khóa để biến một cuộc trò chuyện định hướng thành một cuộc trò chuyện huấn luyện là việc sử dụng các câu hỏi. Các câu hỏi được sử dụng để đưa ra các giải pháp, tiếp lộ cảm xúc hoặc tạo ra các ý tưởng mới. Đặt câu hỏi mở để cho phép nhân viên khám phá hiệu suất của riêng họ và thêm thông tin từ góc nhìn của riêng bạn khi thích hợp.

Bạn có thể áp dụng mô hình GROW và tập trung đặc biệt vào việc thiết lập “ý chí” để thay đổi. Điều gì thúc đẩy nhân viên này? Và cái gì khiến họ thích nghi và phát triển?

Bước 4: Hãy phản hồi kịp thời

Hầu hết mọi người đánh giá cao thông tin phản hồi nhanh chóng, bởi vì nó cho phép họ thay đổi hành vi ngay lập tức.

Là nhà quản lý, bạn không nhất thiết phải chờ đến cuộc họp hay cuộc trao đổi chính thức mới bắt đầu một cuộc trò chuyện huấn luyện.

Huấn luyện tự phát và không chính thức là một cách hiệu quả giúp nhân viên cải thiện hiệu suất của họ ngay và luôn.

Ví dụ

Sơn là nhà quản lý và vừa tham dự một cuộc họp khách hàng với Giang, một nhân viên trong đội. Hội nghị đã thành công trên một quy mô lớn, Sơn quan sát thấy Giang nói chuyện với người đại diện của khách hàng về chủ đề theo đuổi chương trình bán hàng bổ sung.

Kịch bản này mang tính ví dụ, để bạn có thể so sánh cuộc trò chuyện thông thường và cuộc trò chuyện huấn luyện:

Trò chuyện thông thường

Sơn: Bạn nói khá nhiều và rất có thể cô ấy sẽ nghĩ có gì đó “quanh co, uẩn khúc” trong chương trình của chúng ta.
Giang: Tôi không thấy vậy, cô ấy muốn biết thêm về các sản phẩm mới và tôi đã nói với cô ấy một cách nhiệt tình.
Sơn: Đúng. bạn đã sai lầm khi làm vậy và tôi hi vọng sẽ không thấy hành vi đó lần nữa trong bất kỳ một cuộc họp nào với khách hàng!
Giang: Tôi đã cố gắng hết sức mình để bán sản phẩm để đạt mục tiêu được giao.
Sơn: Điều đó là chưa đủ.
Giang: Nó có vẻ như không bao giờ là đủ với anh. Tôi không biết những gì tôi cần phải làm nữa.
Sơn: Anh chỉ cần làm theo chỉ dẫn của tôi.

Trò chuyện huấn luyện

Sơn: Sau cuộc nói chuyện, anh nghĩ mọi thứ đã tiến triển như thế nào?
Giang: Ổn, nhưng tôi không chắc là cô ấy sẽ mua nó.
Sơn: Điều gì khiến anh nghĩ vậy?
Giang: Tôi đã chỉ ra các điểm nổi bật của sản phẩm, nhưng cuối cùng thì cô ấy có vẻ hơi lạnh lùng.
Sơn: Có phiền không nếu tôi chia sẻ một vài ý kiến giúp anh cho những lần sau?
Giang: Vâng, nếu anh có thể.
Sơn: À, tôi muốn hỏi anh trước. Những điểm đặc biệt về chương trình – theo ý kiến của cô ấy – mà anh quan sát và thu thập được là gì?
Giang: Tôi đoán đó là khi cô ấy nói với chúng ta về kế hoạch nhà máy điện mới của họ.
Sơn: Dấu hiệu nào giúp anh khẳng định điều này?
Giang: Bởi vì cô ấy đã rất vui mừng, và muốn nói với tôi nhiều hơn về dự án này.
Sơn: Điểm nổi bật nhất trong cuộc nói chuyện vừa rồi diễn ra là gì?
Giang: Khi tôi vừa nói với cô ấy về sản phẩm mới của chúng ta, cô ấy dường như khá chú tâm để lắng nghe, nhưng tôi chắc chắn rằng tôi đã nói tất cả những điểm chính, nhưng sau đó chỉ là một sự im lặng.
Sơn: Có nghĩa là?
Giang: Cô ấy không quan tâm, cô ấy không hiểu. Tôi không biết. Anh đã nghe và thấy có gì khác thường không?
Sơn: Tôi đồng ý cô ấy có vẻ vui mừng về các nhà máy điện mới và có vẻ như cô ấy muốn nói chuyện về một số chi tiết, nhưng sau đó bạn bắt đầu nói về sản phẩm bổ sung và tiếp tục trong năm phút.
Giang: Nó quá dài?
Sơn: Có thể, nhưng quan trọng hơn là tại sao bạn bắt đầu giới thiệu về sản phẩm?
Giang: Tôi nghĩ đó là thời điểm thích hợp. Hoặc đó là cơ hội. Chúng ta chỉ có một giờ và tôi nghĩ rằng chúng ta có thể không còn thời gian. Tôi đã thực sự nói chuyện cắt ngang khi cô ấy còn đang nói ư?
Sơn: Đúng vậy. Tại sao bây giờ bạn lại tự hỏi như vậy?
Giang: Tôi đã hơi phấn khích vì tôi đã không nhớ nguyên tắc của chúng ta. Tôi nên đợi cô ấy nói cho thỏa thích.
Sơn: Bạn đã có thể làm những gì khác?
Giang: Tôi nên lắng nghe và tìm ra một liên kết trực tiếp giữa nhà máy điện của họ với chương trình của chúng ta. Trở lại vấn đề cơ bản – người mua sẽ mua khi họ có nhu cầu và lợi ích rõ ràng.
Sơn: Làm thế nào bạn có thể tập trung vào nó ở các cuộc họp tương lai?
Giang: Thứ nhất, tôi cần rõ ràng hơn để hiểu về mục đích của cuộc họp. Nếu tôi nghĩ rằng có thể có một cơ hội để nói về sản phẩm, tôi nên nói như vậy ngay từ đầu chứ không phải tại một thời điểm ngẫu nhiên trong cuộc trò chuyện. Tôi cũng cần danh sách rõ ràng để “lên cò” cho các sản phẩm tiếp theo, vì vậy khi bắt đầu những cuộc trò chuyện tôi sẵn sàng nhận ra chúng, và sau đó xem lại danh sách này khi khách hàng đã nói xong.
Sơn: Đó là những ý tưởng tốt. Có điều gì khác mà bạn có thể sẽ lưu ý?
Giang: Có lẽ vậy là đủ.
Sơn: ĐƯỢC. Nếu bạn cần thêm gì, cứ cho tôi biết.

Chắc chắn, phương pháp thứ hai có thể kéo dài cuộc trao đổi, tuy nhiên, kết quả tích cực hơn, và thúc đẩy sự phát triển cá nhân của nhân viên hơn.

Kết luận

Kết hợp huấn luyện và phản hồi là một cách thức cực kỳ mạnh mẽ giúp bạn thúc đẩy nhân viên cải thiện hiệu suất. Sử dụng một cách khôn ngoan sẽ giúp nhân viên của bạn phát huy được tối đa tiềm năng của họ.

Áp dụng trong công việc của bạn

Sẽ ra sao nếu bạn, một nhà quản lý, cũng nhận được những phản hồi theo cách mà chúng ta đã khám phá xuyên suốt bài viết này?

Ngay cả những người quản ý có kinh nghiệm nhất cũng có thể cải thiện hiệu suất của họ và thấu hiểu về cách mọi người cảm nhận về những hành vi của họ.

Vì vậy, hãy cân nhắc hỏi sếp của bạn – hoặc thậm chí là nhân viên (miễn là họ đủ tự tin để đưa ra phản hồi khách quan) giúp bạn cải thiện hiệu suất.

Bạn có thể yêu cầu phản hồi chung hoặc cụ thể hơn sau một cuộc họp hoặc khi hoàn thành một giai đoạn trong dự án.

Chia sẻ nếu bạn thấy hữu ích!

hướng dẫn okr cho ceo