Làm thế nào để điều hành cuộc họp hiệu quả?
Có những cuộc họp thành công và cũng có cả những cuộc họp thất bại.
Các cuộc họp thất bại thường kéo dài nhiều giờ, không đạt được kết quả gì và bạn tự hỏi tại sao bạn lại có mặt ở đó. Còn những cuộc họp hiệu quả có thể khiến bạn tràn đầy sinh lực và cảm thấy rằng bạn đã làm được một điều gì đó.
Vậy những yếu tố nào làm cho một cuộc họp trở nên hiệu quả? Câu trả lời cho câu hỏi trên đó là 3 nhân tố:
- Đạt được mục đích của cuộc họp.
- Mất ít thời gian nhất có thể.
- Khiến cho những người tham gia cảm thấy quá trình thảo luận diễn ra hợp lý.
Nếu bạn lập kế hoạch cho một cuộc họp, hãy chuẩn bị, hãy thực hiện và làm theo 3 tiêu chí trên, cuộc họp sẽ trở nên hiệu quả.
- Mục tiêu của cuộc họp
Một cuộc họp hiệu quả sẽ phục vụ cho một mục đích hữu ích. Điều này có nghĩa là bạn đạt được những kết quả mong muốn. Đối với một cuộc họp, để đáp ứng các yêu cầu hoặc các mục tiêu, bạn phải liệt kê rõ ràng chúng.
Thông thường, mọi người tham gia một cuộc họp để thảo luận về một cái gì đó mà không thực sự xem xét đến những kết quả đạt được.
- Bạn muốn có được một quyết định?
- Bạn muốn tạo ra các ý tưởng?
- Bạn đang nhận được các báo cáo định kỳ?
- Bạn đang lập kế hoạch?
Bất kỳ những điều trên hoặc vô số những điều khác, là ví dụ về mục tiêu của một cuộc họp. Trước khi bạn lên kế hoạch cho cuộc họp, bạn cần phải tập trung vào mục tiêu của bạn.
Để giúp bạn xác định những mục tiêu cuộc họp, hãy hoàn thành câu sau:
Kết thúc cuộc họp, tôi muốn chúng ta …
Với kết quả cuối cùng được xác định rõ ràng, bạn có thể lập kế hoạch các nội dung của cuộc họp, và xác định những người cần phải có mặt.
- Sử dụng thời gian một cách khôn ngoan
Thời gian là một tài nguyên quý giá, và không ai muốn lãng phí nó. Với lượng thời gian nhất định giành cho các cuộc họp, bạn và nhóm của bạn phải sử dụng nó một cách hợp lý. Hơn nữa, lãng phí thời gian trong một cuộc họp là lãng phí thời gian của tất cả những người tham dự. Ví dụ, nếu một người muộn 15 phút trong một cuộc họp tám người, người đó khiến cho tổ chức mất hai giờ làm việc.
Hãy bắt đầu bằng mục tiêu của cuộc họp, mọi thứ xảy ra trong cuộc họp đều dẫn tới mục tiêu đó. Nếu không, việc tổ chức cuộc họp là không cần thiết.
Để đảm bảo bạn chỉ thảo luận những gì cần thiết và có những hoạt động liên quan, bạn cần phải tạo ra một chương trình nghị sự, chương trình nghị sự là những gì bạn cần hướng tới để giữ cho cuộc họp đáp ứng được các mục tiêu và thời gian.
Để chuẩn bị một chương trình nghị sự, hãy xem xét các yếu tố sau:
- Ưu tiên – những gì phải được đưa ra?
- Kết quả – những gì cần được tiến hành tại cuộc họp?
- Những người tham gia – những người cần tham dự cuộc họp?
- Trình tự – thứ tự của các chủ đề là gì?
- Thời gian – thời gian dành cho mỗi chủ đề là bao nhiêu?
- Ngày giờ – cuộc họp diễn ra khi nào?
- Địa điểm- nơi nào cuộc họp sẽ diễn ra?
Với một ý tưởng về những gì cần được đề cập và trong khoảng thời gian bao lâu, bạn có thể xem các thông tin được chuẩn bị trước. Những người tham gia cần biết phải làm gì trong phần lớn thời gian cuộc họp và vai trò của họ trong cuộc họp để họ có được sử chuẩn bị tốt.
Nếu đó là một cuộc họp để giải quyết một vấn đề, hãy yêu cầu những người tham gia chuẩn bị một số giải pháp khả thi. Nếu bạn đang thảo luận về một dự án đang diễn ra, hãy yêu cầu mỗi người tham gia tóm tắt tiến trình của mình để cập nhật và lắng nghe báo cáo của các thành viên khác.
Phân công chủ đề cụ thể của cuộc thảo luận cho những người khác nhau là một cách tuyệt vời để gia tăng sự tham gia và quan tâm của họ. Trong chương trình, hãy cho biết người sẽ dẫn dắt cuộc thảo luận và trình bày mỗi phần.
Sử dụng chương trình nghị sự theo hướng dẫn thời gian của bạn. Khi bạn nhận thấy thời gian cho một vấn đề sắp hết, hãy đẩy nhanh cuộc thảo luận, đưa ra quyết định, trì hoãn nó đến một thời điểm khác, hoặc thành lập một tiểu ban để thảo luận.
Một khía cạnh quan trọng của việc điều hành các cuộc họp hiệu quả nhấn mạnh rằng tất cả mọi người đều tôn trọng thời gian quy định. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ, không dành thời gian chờ đợi những người đến muộn, và hãy cố gắng hoàn thành cuộc họp đúng thời hạn. Một số thứ có thể tiến hành ngoài thời gian cuộc họp. Điều này bao gồm việc đưa báo cáo cho mọi người đọc trước, và tổ chức cuộc họp nhóm nhỏ để thảo luận về các vấn đề có liên quan đến những người nhất định.
- Làm thỏa mãn những người tham gia về tính hợp lý của quá trình thảo luận
Một khi bạn chuẩn bị một chương trình nghị sự, bạn cần phải truyền tải nó tới những người tham gia và nhận được phản hồi cũng như đóng góp của họ. Điều hành một cuộc họp không phải là một vai trò độc tài: Bạn phải tham gia ngay từ đầu.
Việc thêm các thành viên trong nhóm vào là vô cùng quan trọng. Có lẽ bạn đã phân bổ quá nhiều hoặc quá ít thời gian cho một vấn đề cụ thể. Thậm chí có thể có một số điểm vừa được giải quyết và bạn cần đưa chúng ra khỏi danh sách các vấn đề thảo luận.
Dù lý do gì, điều quan trọng nhất vẫn là việc bạn nhận được thông tin phản hồi từ những người tham gia cuộc họp về những đề xuất của bạn. Để đảm bảo sự hài lòng tối đa cho tất cả mọi người, có một số điều bạn cần lưu ý:
- Nếu người nào đó đang làm chủ cuộc trò chuyện, hãy đưa ra một số vấn đề để hỏi ý kiến những người khác.
- Vào cuối mỗi vấn đề, nhanh chóng tóm tắt những gì đã đề cập, và yêu cầu mọi người xác nhận tính chính xác của bản tóm tắt. Sau đó ghi chú những gì liên quan.
- Lưu ý những vấn đề cần thảo luận thêm.
- Xem xét ngôn ngữ cơ thể và điều chỉnh khi cần thiết. Có lẽ bạn cần dừng cuộc họp để nghỉ ngơi, hoặc bạn cần ngăn người khác nói quá nhiều.
- Đảm bảo cuộc họp vẫn hướng đến chủ đề.
- Liệt kê tất cả các nhiệm vụ được đề ra tại cuộc họp. Hãy ghi nhớ người nào được phân công nhiệm vụ nào.
- Kết thúc buổi làm việc, nhanh chóng tóm tắt các bước tiếp theo và thông báo cho mọi người rằng bạn sẽ được gửi bản tóm tắt cuộc họp đến cho họ
Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy giành thời gian để tóm tát lại, và xác định những gì đã đạt được và những gì chưa đạt được. Đánh giá hiệu quả của cuộc họp dựa trên mức độ đạt được mục tiêu. Điều này sẽ giúp bạn tiếp tục cải thiện quá trình điều hành những cuộc họp để chúng trở nên hiệu quả.
Bạn có thể muốn nhận được thông tin phản hồi của người tham gia những tùy thuộc vào khung thời gian, cuộc trao đổi này có thể được thực hiện trong cuộc họp hoặc sau đó.
Cuối cùng, hãy chuẩn bị bản tóm tắt cuộc họp và gửi nó cho tất cả những người tham gia và các bên liên quan khác. Đây là bản ghi lại những gì đã được hoàn thành và người chịu trách nhiệm cho việc đưa nhóm phát triển. Đây là phần rất quan trọng mà những cuộc họp hiệu quả chú trọng. Bạn cần lập danh sách những việc cần thực hiện và tên người đồng ý thực hiện nó. Hãy phân công cho người khác ghi chép những điểm chính của cuộc họp nếu bạn nghĩ rằng bạn quá bận rộn để làm việc đó.
Những điểm chính
Điều hành một cuộc họp hiệu quả không phải là gửi một thông báo cho mọi người rằng nhóm của bạn sẽ gặp nhau tại một thời gian và địa điểm cụ thể. Các cuộc họp hiệu quả cần phải được xây dựng và chuẩn bị trước. Nếu không cuộc họp sẽ diễn ra mãi mà không hoàn thành được gì hết.
Bạn đang làm tốt việc chủ trì những cuộc họp lớn nếu có mục tiêu vững chắc, chương trình chặt chẽ và liên quan đến những người tham gia cuộc họp trong cả quá trình lên kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện cuộc họp.
Với việc mọi người có thể thấy thất vọng nếu thấy thời gian của họ bị lãng phí thì việc giữ gìn và phát huy danh tiếng trong việc điều hành các cuộc họp hiệu quả là thành công rất tốt cho bạn và cả sự nghiệp của bạn.
