Bài viết

18 Th2 2019

3 mẹo để viết Báo cáo trong 1 trang giấy

Khi việc kinh doanh trở nên phức tạp hơn, tôi ngày càng có ít thời gian để đọc báo cáo, email dài dòng và các tài liệu thường xuyên xuất hiện trên bàn làm việc.

Vì vậy, tôi đánh giá cao khi mọi người gửi cho tôi một báo cáo ngắn gọn súc tích (có trọng điểm). Nói cho tôi biết:

  • Điều gì quan trọng?
  • Tại sao tôi nên quan tâm? Và
  • Liệu tôi có phải làm gì không?

Đơn giản vậy thôi!

Còn nếu muốn biết thêm chi tiết, tôi có thể tự đi sâu vào, hoặc hỏi thông tin sau.

Bạn đã từng thử? Thì “ngắn gọn súc tích” (có trọng điểm) là một thách thức thực sự, không phải ai cũng làm được. Tuy nhiên, nếu có phương pháp và thực hành tốt, việc này có thể trở nên dễ dàng hơn với bạn.

Dưới đây là 4 mẹo nhỏ khi viết một báo cáo ngắn, bạn có thể áp dụng, để đưa mọi thứ cần thiết vào 1 trang giấy. Vâng! Chỉ 1 trang giấy thôi!

1. Bắt đầu với thông điệp chính

Rất nhiều báo cáo và các cuộc họp giao ban được tổ chức giống như một cuốn tiểu thuyết bí ẩn với mục “kết luận” đặt ở cuối cùng. Báo cáo quản lý nên ngược lại.

Đầu tiên, đặt các thông điệp chính lên phía trước. Ví dụ:

  • Chúng ta cần cải tiến sản phẩm X.
  • Có một đối thủ cạnh tranh mới trên thị trường.

Khi đã xác định được vấn đề trọng điểm, bước tiếp theo, bạn trình bầy về các bằng chứng và/hoặc tác động-hậu quả của vấn đề – thường là trong một hoặc hai câu đầu tiên. Ví dụ:

  • “Khiếu nại của khách hàng đã tăng trong tháng này…”
  • “Chúng tôi đang bán hàng thì gặp phải…”

Cuối cùng, nêu bật những hành động cần thực hiện.

Với cấu trúc 3 phần này, bạn hoàn toàn có thể viết một báo cáo quản lý chỉ trong 1 trang giấy – ngắn gọn súc tích – và có trọng điểm.

2. Trực quan hóa

Để ép mọi thứ lên một trang giấy, bạn cần suy nghĩ về cách sắp xếp và trình bầy thông tin thật khoa học.

Mắt người đọc thường bắt đầu từ góc “trên cùng bên trái” của trang giấy. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng thông tin quan trọng nhất của bạn (thường là thông điệp chính) xuất hiện ở đó.

Tiếp đến, mắt thường quét sang bên phải của trang và từ đó đi xuống dưới. Đây chính là lúc thông tin bắt đầu bị nhiễu loạn.

Vì vậy,

  • Bạn cần cung cấp thông tin – một cách trực quan – bằng màu sắc, biểu đồ, hoặc hình ảnh… Để người đọc có thể hấp thụ theo thứ tự hợp lý.
  • Ngoài ra, thử sử dụng kích thước chữ (lớn – nhỏ) khác nhau, màu sắc, gạch chân hoặc bôi đậm các từ ngữ quan trọng.

Lưu ý: Không lạm dụng quá nhiều, nếu không, trang giấy của bạn sẽ trở thành một bãi rác công cộng.

Một trong những kỹ thuật thành công nhất là

Sử dụng khoảng trắng –

 

Rất nhiều –

 

Khoảng trắng!

 

Cho mắt một cái nhìn trực quan – làm tăng khả năng đọc và hiểu.

3. Vượt qua nỗi sợ thiếu thông tin (phải bỏ đi thứ gì đó)

Mọi người cung cấp quá nhiều thông tin vì sợ rằng họ có thể bỏ qua một cái gì đó quan trọng.

Nhưng nếu mọi thứ đều quan trọng, thì không có gì quan trọng.

Có thể bạn đang nghĩ rằng…

Tôi không thể chọn lọc ra điều gì là quan trọng nhất, thì phải làm thế nào?

Việc đưa báo cáo xuống 1 trang giấy. Buộc chúng ta phải cắt bỏ những thông tin gây nhiễu – để tập trung vào những thông tin quan trọng nhất.

Nhớ

“Ngắn hơn là tốt hơn.”

Chia sẻ nếu bạn thấy hữu ích!

Leave a Reply