Bài viết

khảo sát sự hài lòng của nhân viên
16 Th5 2018

3 bước để khảo sát sự hài lòng của nhân viên hiệu quả

Bạn có biết tác động phổ biến nhất đằng sau kết quả làm việc tích cực như năng suất cao, giữ chân được nhân tài, và tỷ lệ bỏ việc thấp là gì?

Câu trả lời chính là sự hài lòng trong công việc cao. Những người hài lòng có xu hướng làm việc chăm chỉ hơn. Bởi họ đang có động lực làm việc tốt nhất. Và hơn hết là cho thấy mức độ cam kết cực kỳ cao với tổ chức của họ.

Thực tế, có một mối quan hệ cực kỳ quan trọng giữa mức độ hài lòng trong công việc với tỷ lệ thành công của tổ chức. Vậy nên sẽ là một việc rất đáng làm nếu bạn đo lường được mức độ hài lòng trong công việc của nhân viên. Từ đó bạn sẽ có cơ sở để tiến xa hơn. Nhưng làm thế nào bạn có thể làm được việc đó? Tiếp tục khám phá bạn sẽ tìm ra câu trả lời.

Là một nhà quản lý bạn biết rằng sẽ rất tốn thời gian để nói chuyện với từng người về những yếu tố khiến họ hài lòng. Trong khi bạn có thể hiểu cảm giác của nhân viên về một vài chỉ số hài lòng nhất định như: lương thưởng, phúc lợi, các chương trình đào tạo & phát triển, và cách giải quyết các tranh chấp/vấn đề.

Mặt khác, một cuộc khảo sát là một cách tuyệt vời để xác định sự hài lòng tổng thể của nhân viên. Bằng cách thực hiện một cuộc khảo sát, bạn cho phép nhân viên của mình lên tiếng về những lo lắng, thất vọng, cũng như những phản hồi tích cực. Từ đó bạn có được điểm mấu chốt để xây dựng các cuộc trò chuyện có ý nghĩa và tập trung hơn vào sự hài lòng của nhân viên. Hơn nữa, bạn có thể xác định liệu mức độ hài lòng hiện tại của nhân viên cần duy trì hay tăng lên – và LÀM THẾ NÀO?

Áp dụng khảo sát sự hài lòng của nhân viên

Để có được lợi ích tối đa từ việc khảo sát sự hài lòng của nhân viên, bạn hãy làm việc này thường xuyên. Bởi khi môi trường thay đổi, thì thái độ của nhân viên cũng sẽ thay đổi theo. Rất nhiều tổ chức thường rất hào hứng ở những cuộc khảo sát đầu tiên vì những sự thay đổi đáng kể hay họ phát hiện ra một vấn đề về tinh thần hoặc tỷ lệ giữ chân nhân tài. Nhưng chìa khóa cho sự thành công dài hạn ở đây lại chính là theo sát và theo dõi sự hài lòng thường xuyên.

Thực hiện các cuộc khảo sát cho bạn một cái nhìn bao quát về cách mọi người đang cảm thấy ở một thời điểm cụ thể. Việc tương tác hàng ngày thay đổi các mọi người cảm nhận, cũng như thực hiện những hành động bạn làm để thay đổi tình hình. Để cho biết mọi thứ đã được cải thiện, và khi nào hành động của bạn đem lại hiệu quả, bạn cần phải khảo sát lại. Cứ như vậy, bạn sẽ nâng cao được mức độ hài lòng của mọi người.

Tất nhiên, mỗi lần bạn thu thập được một núi thông tin, bạn cần phải làm việc thực sự với nó. Điều này đảm bảo rằng bạn không lãng phí nguồn lực, và cho nhân viên của bạn thấy rằng các câu trả lời của họ có giá trị và sẽ thực sự được sử dụng để thay đổi một điều gì đó.

Lưu ý: Nếu bạn chỉ tiến hành kháo sát cho vui và sau đó không làm bất cứ điều gì? Bạn sẽ biến thành một điều phiền phức, đồng thời tăng thêm sự hoài nghi của nhân viên về năng lực của bạn. Điều này chẳng phải rất tệ?

Bước 1: Tạo ra các câu hỏi khảo sát

Bạn có thể bắt đầu với một tập hợp các câu hỏi thông thường, hoặc chung chung, nhưng hãy lưu ý việc thiết kế câu hỏi sao cho phù hợp với còn người, văn hóa, cũng như sự kỳ vọng của bạn.

Chắc bạn cũng biết, các cuộc khảo sát thái độ của nhân viên điển hình được cấu trúc xung quanh 4 phạm vi chính:

  • Giao tiếp – Lãnh đạo của tổ chức bạn giao tiếp với nhân viên tốt như thế nào? Có những hệ thống thích hợp nào để cung cấp thông tin không?
  • Phát triển và hỗ trợ – Tổ chức của bạn cam kết trong việc cung cấp các chương trình đào tạo, cơ hội tiến bộ và phát triển như thế nào?
  • Văn hóa – Làm thế nào để nhân viên mô tả cảm nhận về môi trường làm việc của họ?
  • Lương thưởng – Nhân viên của bạn có nghĩ rằng tiền lương, lợi ích và các đặc quyền khác của họ là đủ?

Đối với mỗi phần, hãy xây dựng các câu hỏi cụ thể dựa trên loại thông tin bạn muốn thu thập. Để bạn dễ hình dung hơn, dưới đây là biểu mẫu một cuộc khảo sát thông thường mà bạn có thể tải về máy. Trong đó có các ví dụ cụ thể của câu hỏi có liên quan đến 4 phạm vi chính được quan tâm.

Trong quá trình tạo ra bản khảo sát, hãy dựa vào những thông tin mà bạn đã thu thập và phân tích. Ngoài ra, hãy suy nghĩ về khoảng thời gian cũng như nguồn lực bạn cần để phân tích dữ liệu. Chỉ hỏi các câu hỏi mở khi bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để sắp xếp các câu trả lời. Các câu hỏi về sự lựa chọn hạn chế có thể không mang lại nhiều chi tiết, tuy nhiên chúng lại rất đơn giản để phân tích. Bằng cách sử dụng phương pháp “lập kế hoạch ngược” bạn sẽ sẵn sàng hơn để giải quyết các vấn đề liên quan tới khảo sát như “tại sao” và “làm thế nào”.

Một khi bạn hiểu tại sao mình lại thực hiện cuộc khảo sát này, bạn sẽ giao tiếp hiệu quả hơn với nhân viên của mình. Bạn có thể giúp họ hiểu rằng tại sao các câu trả lời của họ lại quan trọng tới vậy. Và bạn có thể lên kế hoạch để chia sẻ kết quả của khảo sát đó. Những người hiểu được quá trình này sẽ có xu hướng tham gia nhiệt tình hơn. Càng nhiều người hoàn thành khảo sát, bạn càng có đủ dữ liệu để phân tích chính xác hơn.

Tỷ lệ hoàn thành khảo sát cực kỳ quan trọng tới kết quả phân tích của bạn. Hãy lưu ý những điều sau trước khi bạn tạo ra các câu hỏi khảo sát:

  • Thiết kế các loại câu hỏi kết hợp – Bao gồm có/không, nhiều lựa chọn, tần suất (ví dụ, không bao giờ, đôi khi, thường), và điền vào chỗ trống câu hỏi.
  • Hạn chế các câu hỏi mở – Sử dụng các câu hỏi mở chỉ khi bạn thực sự cần phải biết một cái gì đó và bạn đã sẵn sàng để đọc các câu trả lời. Hãy nhớ rằng, việc đó rất tốn thời gian để biên dịch và phân tích. Ngoài ra, những người không hài lòng với một cái gì đó có nhiều khả năng sẽ trả lời một cách chi tiết hơn so với những người có trải nghiệm tích cực.
  • Bao gồm cả các câu hỏi tích cực và tiêu cực – Thay vì hỏi xem mọi người đồng ý với một loạt các câu hỏi tích cực, bạn hãy trộn chúng lên và hỏi một số câu hỏi ngược lại. Tạo một chút khó khăn để người trả lời cần suy nghĩ về câu trả lời của họ, bạn sẽ có đánh giá trung thực hơn. Tuy nhiên, hãy cẩn thận khi dùng những câu hỏi tiêu cực: hãy chắc chắn rằng bạn không “vô tình” chỉ trích những thứ cụ thể hoặc người cụ thể!
  • Đặt câu hỏi ngắn gọn và chính xác.
  • Hỏi về các hành vi có thể quan sát thấy.
  • Không đưa ra một câu hỏi có quá nhiều biến – Điều này khiến cho câu trả khó chính xác.
  • Tránh câu hỏi với câu trả lời quá rõ ràng – Khi bạn hỏi rằng mọi người có muốn lịch trình làm việc linh hoạt hơn không? Thì sẽ có rất ít người trả lời. Thay vào đó hãy hỏi xem có bao nhiêu nhân viên cần sự linh hoạt trong lịch làm việc của họ? Việc này sẽ cho bạn những thông tin có thể sử dụng.

Lưu ý: Một số tổ chức muốn thu thập dữ liệu về nhân khẩu học trong cuộc khảo sát của họ. Điều này có thể giúp cung cấp thông tin về xu hướng. Tuy nhiên, không nên đặt những câu hỏi mà từ đó có thể biết được người trả lời bởi hầu hết mọi người đều muốn câu trả lời của mình được giữ bí mật.

Bước 2: Giao tiếp

Ngoài việc tập trung vào phát triển các cuộc khảo sát. Bạn cần phải tập trung vào giao tiếp. Hãy thảo luận và quảng bá cuộc khảo sát của bạn ở mọi nơi có thể. Sau đó, khi cuộc khảo sát hoàn tất, hãy dành thời gian công khai kết quả và những gì bạn định làm với chúng. Tổ chức các cuộc thảo luận để truyền đạt thông tin và theo dõi các vấn đề chính bạn phát hiện ra.

Bằng cách thực hiện các cuộc khảo sát về thái độ của nhân viên viên trong tổ chức, bạn sẽ gửi một thông điệp rõ ràng rằng bạn muốn biết cảm giác của mọi người và bạn rất quan tâm tới các xu hướng – tích cực và tiêu cực đã được hé lộ.

Bước 3: Theo sát

Bước cuối cùng, cũng là bước quan trọng nhất. Cuộc khảo sát nhân viên của bạn sẽ xác nhận những gì bạn đang làm tốt và làm lộ ra các vấn đề cần phải giải quyết. Hơn nữa, bạn có thể phải tiến hành các cuộc khảo sát khác tập trung vào một phạm vi hoặc mối quan tâm cụ thể. Từ đó tìm ra được những vấn đề cụ thể giữa những nhóm nhân viên cụ thể.

Cho dù kết quả có ra sao đi nữa, bạn vẫn phải đạt được sự rõ ràng hơn trong việc lập kế hoạch hành động. Việc này sẽ dễ dàng hơn khi bạn hoàn thành một vài cuộc khảo sát. Sau đó, bạn có thể xác định xem mọi thứ có được cải thiện theo thời gian. Và bằng việc theo sát thường xuyên bạn sẽ biết được vấn đề nào được phát hiện, giải quyết và giải quyết triệt để. Khi đó bạn nâng cao được tinh thần chung của nhân viên cũng như xây dựng được sự tin tưởng từ họ. Điều đó sẽ có thể khiến họ trao đổi về các vấn đề một cách cởi mở hơn.

Tóm tắt

Thực hiện các cuộc khảo sát sự hài lòng của nhân viên là một cách hiệu quả để biết được nhân viên của bạn đang cảm thấy thế nào. Khi bạn hiểu được các vấn đề mà họ phải đối mặt, bạn sẽ biết cách hành động. Các cuộc khảo sát sẽ giúp bạn biết chính xác điều gì đang xảy ra trong tổ chức của mình. Và bằng cách thường xuyên theo dõi thái độ cũng như nhận thức của nhân viên, bạn sẽ có thể thay đổi một cách chủ động – thay vì chờ đợi một vấn đề phát sinh và trở nên nghiêm trọng.

Nói tóm lại, “phòng bệnh vẫn hơn chữa bệnh” đúng không?

Chia sẻ cho Đồng nghiệp, nếu bạn thấy hữu ích!

hướng dẫn okr cho ceo
shares