Là một nhà quản lý, bạn phải hoàn thành nhiều vai trò khác nhau mỗi ngày:

Ví dụ, khi dẫn dắt đội nhóm, bạn có thể thấy mình đang giải quyết xung đột, đàm phán hợp đồng mới, đại diện cho bộ phận của bạn tại cuộc họp hội đồng quản trị, hoặc phê duyệt yêu cầu cho một hệ thống máy tính mới…

Nói một cách đơn giản:

Vai trò của bạn sẽ thay đổi khi nhiệm vụ, tình huống và kỳ vọng thay đổi. Chuyên gia quản lý và Giáo sư Henry Mintzberg đã nhận ra điều này, và ông lập luận rằng có 10 vai trò chính để phân loại các nhiệm vụ khác nhau của nhà quản lý.

Đọc xong bài viết này, bạn sẽ nâng cao kỹ năng quản lý của mình bằng khả năng ứng biến giữa các vai trò một cách linh hoạt:

10 vai trò của nhà quản lý:

Mintzberg đã xuất bản 10 Vai trò của nhà Quản lý trong cuốn sách của ông: “Mintzberg on Management: Inside our Strange World of Organizations,” vào năm 1990. Các vai trò của quản lý đó là:

1. Tấm gương.
2. Lãnh đạo.
3. Liên lạc.
4. Giám sát.
5. Thông báo.
6. Người phát ngôn.
7. Doanh nhân.
8. Giải quyết xung đột.
9. Phân bổ nguồn lực.
10. Đàm phán.

(Bản quyền © 1989 bởi Henry Mintzberg)

10 vai trò của quản lý được phân chia thành ba nhóm như sau:

Nhóm	Vai trò
Giao tiếp	Tấm gương Lãnh đạo Liên lạc
Thông tin	Giám sát Thông báo Người phát ngôn
Ra quyết định	Doanh nhân Giải quyết xung đột Phân bổ nguồn lực Đàm phán

Bây giờ, chúng ta hãy xem xét từng phần về 10 vai trò của nhà quản lý một cách chi tiết hơn:

Nhóm #1: Giao tiếp

Vai trò của quản lý ở nhóm này bao gồm cung cấp thông tin và ý tưởng:

1. Tấm gương: Là một nhà quản lý, bạn có các trách nhiệm xã hội, nghi lễ và pháp lý. Bạn được mong đợi là nguồn cảm hứng. Mọi người nhìn bạn như một người có thẩm quyền, và như một tấm gương sáng.

2. Lãnh đạo: Đây là nơi bạn lãnh đạo đội nhóm, phòng ban hay thậm chí toàn bộ tổ chức của mình; cũng như quản lý hiệu suất và trách nhiệm của mọi người trong đội nhóm.

3. Liên lạc: Người quản lý phải liên lạc với các yếu tố bên ngoài và bên trong. Bạn cần có khả năng liên kết mạng lưới thay mặt cho tổ chức một cách hiệu quả.

Nhóm #2: Thông tin

Vai trò của quản lý ở nhóm này liên quan tới việc xử lý thông tin:

4. Giám sát: Trong vai trò này, bạn thường xuyên tìm kiếm thông tin liên quan tới tổ chức và ngành công của mình, tìm kiếm những thay đổi liên quan đến môi trường. Đồng thời, theo dõi đội nhóm của bạn về năng suất và phúc lợi của họ.

5. Thông báo: Đây là nơi bạn giao tiếp, truyền tải những thông tin hữu ích cho đồng nghiệp và đội nhóm.

6. Người phát ngôn: Người quản lý đại diện và nói chuyện cho tổ chức của họ. Trong vai trò này, bạn chịu trách nhiệm truyền tải thông tin về tổ chức của bạn và mục tiếp của nó tới những người ở bên ngoài.

Nhóm #3: Ra quyết định

Vai trò của quản lý ở nhóm này liên quan đến việc sử dụng thông tin:

7. Doanh nhân: Là người quản lý, bạn tạo và kiểm soát thay đổi trong tổ chức. Điều này có nghĩa là giải quyết các vấn đề, tạo ra các ý tưởng mới, và thực hiện chúng.

8. Giải quyết xung đột: Khi tổ chức hoặc đội nhóm va chạm vào một rào chắn bất ngờ, người quản lý cần phải đứng ra chịu trách nhiệm. Bạn cũng cần phải hòa giải những tranh chấp, xung đột có thể xảy ra trong đó.

9. Phân bổ nguồn lực: Bạn cũng cần xác định cách sử dụng các nguồn lực của tổ chức sao cho hiệu quả nhất. Điều này bao gồm việc phân bổ ngân sách, cũng như chỉ định nhân viên và các nguồn lực khác.

10. Người đàm phán: Có thể bạn cần phải tham gia trực tiếp các cuộc đàm phán quan trọng trong đội nhóm, phòng bạn hoặc tổ chức của bạn.

Áp dụng mô hình vào thực tế:

Bạn có thể sử dụng 10 vai trò của nhà quản lý để làm một khung tham khảo khi phát triển các kỹ năng và kiến thức của chính mình:

Trước tiên, hãy kiểm tra xem:

• Hiện tại bạn đang dành bao nhiêu thời gian cho mỗi vai trò quản lý?
• Bạn có dành phần lớn thời gian của mình để dẫn dắt? Quản lý xung đột? Thông báo thông tin?
• Trả lời các câu hỏi này giúp bạn quyết định nên tập trung vào kỹ năng nào đầu tiên.

Tiếp theo, hãy viết tất cả 10 vai trò ra một mảnh giấy. Sau đó chấm điểm từ 1-5 cho từng vai trò:

• 1 điểm là bạn “Không biết gì cả”.
• Đến 5 điểm là bạn “Rất thành thạo”.

Sau khi bạn đã xác định được các vùng yếu của mình, hãy sử dụng các nguồn lực dưới đây để phát triển năng lực của mình:

1. Tấm gương:

Để trở thành tấm gương sáng cho đội nhóm của bạn. Bạn cần phải cải thiện hoặc xây dựng sự tự tin, hãy bắt đầu với việc xây dựng hình ảnh, hành vi và danh tiếng của bạn. Hãy nuôi dưỡng sự khiêm tốn và đồng cảm, và học cách để trở thành một hình mẫu tốt cho đội nhóm.

2. Lãnh đạo:

Học cách để trở thành một nhà lãnh đạo đích thực, vì vậy đội nhóm của bạn sẽ tôn trọng bạn. Ngoài ra, hãy tập trung vào việc cải thiện trí thông minh xúc cảm của bạn – đây là một kỹ năng quan trọng để trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả.

3. Liên lạc:

Để cải thiện kỹ năng liên lạc của bạn, hãy đọc bài viết 5 bước để xây dựng mạng lưới chuyên gia của bạn.

4. Giám sát:

Để cải thiện ở đây, hãy học cách thu thập thông tin hiệu quả và vượt qua tình trạng quá tải thông tin. Ngoài ra, hãy sử dụng các chiến lược đọc hiệu quả để bạn có thể xử lý tài liệu nhanh chóng và triệt để, cũng như tìm hiểu cách cập nhật thông tin mới về ngành của mình.

5. Người Thông báo:

Để trở thành một người thông báo tốt, bạn cần biết làm thế nào để chia sẻ thông tin và quan điểm bên ngoài một cách hiệu quả, có nghĩa là các kỹ năng giao tiếp tốt là rất quan trọng.

Tìm hiểu về cách chia sẻ thông tin về tổ chức với 06 bước chia sẻ thông tin quan trọng tới từng người trong tổ chức của bạn. Tiếp theo, tập trung vào việc cải thiện kỹ năng viết của bạn.

6. Người Phát ngôn:

Để có hiệu quả trong vai trò này, hãy đảm bảo bạn biết cách đại diện cho tổ chức của mình tại một cuộc họp. Các kỹ năng về thuyết trình hiệu quả và làm việc với các phương tiện truyền thông cũng quan trọng không kém.

7. Doanh nhân:

Để cải thiện ở đây, hãy xây dựng các kỹ năng quản lý sự thay đổi và tìm hiểu những gì không nên làm khi thực hiện chuyển đổi trong tổ chức của bạn. Bạn cũng cần phải nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề và kỹ năng sáng tạo của mình, để có thể đưa ra những ý tưởng mới và thực hiện nó thành công.

8. Giải quyết xung đột:

Trong vai trò này, bạn cần phải vượt trội về giải pháp cũng như cách thức giải quyết xung đột trong đội nhóm. Sẽ tuyệt vời hơn nếu như bạn có thể quản lý cảm xúc trong đội nhóm của mình nữa.

9. Phân bổ nguồn lực:

Để cải thiện trong việc phân bổ nguồn lực, hãy học cách quản lý ngân sách, cắt giảm chi phí và ưu tiên, để bạn có thể sử dụng tối ưu các nguồn lực của mình. Bạn cũng có thể sử dụng phân tích VRIO để tìm hiểu làm sao để có kết quả tốt nhất từ các nguồn lực sẵn có.

10. Nhà đàm phán:

• Nâng cao kỹ năng đàm phán của bạn bằng cách tìm hiểu về đàm phán Win-Win và thương lượng phân tán.
• Bạn cũng có thể muốn đọc bài viết về “role-playing” – kỹ thuật này giúp bạn chuẩn bị cho các cuộc đàm phán khó nhằn.

Chúc bạn thành công dù ở bất cứ vai trò nào khi thực hiện nghiệp vụ quản lý của mình!