Tránh những cạm bẫy thường gặp trong bài thuyết trình của bạn.
Hầu hết chúng ta đều trải qua những bài thuyết trình buồn tẻ, không liên quan và khó hiểu. Nhưng hãy nghĩ về những bài thuyết trình tuyệt vời mà ban từng tham gia – rất hữu ích, đầy động lực và truyền cảm hứng. Bạn có muốn thuyết trình được như thế không?
Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra 10 sai lầm phổ biến nhất mà người nói có thể mắc phải khi thuyết trình. Bằng cách tránh những điều này, bạn sẽ có thể làm cho bài thuyết trình của mình trở nên nổi bật.
Sai lầm thứ 1: Không chuẩn bị đầy đủ
Steve Jobs là một diễn giả truyền cảm hứng rất nổi tiếng. Bài phát biểu của ông có vẻ như không cần nỗ lực nhiều, nhưng trong thực tế cần phải mất nhiều ngày hoặc nhiều tuần để chuẩn bị. Chuẩn bị một cách cẩn thận là vô cùng cần thiết. Lượng thời gian bạn dành cho việc lập kế hoạch phụ thuộc vào tình hình của bạn, nhưng tốt nhất là hãy chuẩn bị sớm.
Chuẩn bị một cách thích hợp cũng giúp bạn kiểm soát tâm trạng của mình khi trình bày. Khi bạn hiểu rõ bài thuyết trình, bạn sẽ cảm thấy ít lo lắng hơn.
Sai lầm thứ 2: Không quen với địa điểm và công cụ thuyết trình
Hãy tưởng tượng rằng bài diễn thuyết của bạn bắt đầu trong một giờ nữa. Bạn đến nơi và phát hiện máy chiếu không kết nối được với máy tính xách tay của bạn. Các slide mà bạn đã mất nhiều giờ chuẩn bị trở nên vô ích. Đây là một thảm họa!
Bạn có thể tránh tình huống này bằng cách dành thời gian để làm quen với địa điểm và thiết bị có sẵn ít nhất một lần trước khi thuyết trình.Thông thường, các vấn đề có thể gây nguy hiểm cho bài thuyết trình của bạn thường là những tình huống nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn, nhưng điều này không có nghĩa rằng bạn không thể xử lý nó.
Hãy tiến hành phân tích rủi ro để xác định các vấn đề có thể xay ra, và lập “Kế hoạch B” cho mỗi vấn đề.
Sai lầm thứ 3: Không chú ý đến khán giả
Đôi khi, người nói có thể quá chú ý đến việc cung cấp thông tin trong bài thuyết trình của họ mà họ quên đi những nhu cầu của khán giả.
Hãy bắt đầu bài trình bày của bạn bằng cách nói với khán giả họ có thể mong đợi những gì. Hãy cho họ biết bạn sẽ làm gì đầu tiên, khi nào bạn sẽ dừng lại để nghỉ ngơi, hay nhận các câu hỏi trong bài thuyết trình… Cung cấp “sự chỉ dẫn” trước sẽ giúp cho khán giả của bạn có ý tưởng rõ ràng về mọi thứ để mong đợi và để họ có thể thư giãn cũng như tập trung vào bài trình bày của bạn.
Sai lầm thứ 4: Sử dụng nội dung không phù hợp
Mục đích chính của bài thuyết trình là để chia sẻ thông tin với những người khác, vì vậy điều quan trọng là phải xem xét mức độ bạn chia sẻ nó.
Hãy thực hiện một số nghiên cứu về khán giả của bạn. Tại sao họ lại ở đây? Bao nhiêu người đã biết về chủ đề của bạn, và thứ gì mà họ muốn học hỏi được từ bạn nhất? Trong bài thuyết trình, đừng sử dụng quá nhiều các thuật ngữ mà không ai hiểu được.
Hãy thử đặt mình vào vị trí của người nghe để có được một ý tưởng rõ ràng hơn về nhu cầu và động cơ của họ. Bạn cũng có thể chào đón mọi người khi họ đến trước và đặt câu hỏi để hiểu hơn về mức độ kiến thức của họ. Điều này cũng sẽ giúp ích cho bài trình bày của bạn và tạo sự kết nối với mỗi khán giả của bạn, do đó họ sẽ chú ý nhiều hơn đến những gì bạn nói.
Sai lầm thứ 5: Quá rườm rà
Bài thuyết trình ngắn gọn thường có tác động mạnh hơn so với những bài rườm rà. Hãy cố gắng để giới hạn một vài điểm chính. Nếu bạn mất nhiều thời gian để trình bày luận điểm của bạn, bạn sẽ có nguy cơ mất đi sự chú ý của khán giả.
Trung bình một người lớn thường duy trì sụ chú ý trong khoảng từ 15 đến 20 phút, vì vậy, nếu bạn muốn giữ sự chú ý của khán giả hãy chú ý điểm này. Trong giai đoạn lập kế hoạch, hãy thực hiện một vài ghi chú về các chủ đề bạn muốn đề cập và cách truyền tải chúng. Sau đó, khi bạn bắt đầu điền vào các chi tiết, hãy tự hỏi: “Liệu khán giả của mình có thực sự cần phải biết điều này không?”. Bài viết của chúng tôi về 7 tiêu chí trong giao tiếp và Kế hoạch truyền thông sẽ cho bạn thêm lời khuyên để giao tiếp một cách súc tích rõ ràng.
Sai lầm 6: Sử dụng các công cụ trực quan không hiệu quả
Slide kém có thể làm hỏng một bài thuyết trình tốt, vì vậy bạn cần phải giành thời gian cho nó.
Tất cả chúng ta đều đã nhìn thấy những slide có màu sắc sặc sỡ, những hình ảnh động không cần thiết, hoặc có phông chữ quá nhỏ. Các hình ảnh trình bày hiệu quả nhất không cần hào nhoáng, chúng chỉ cần ngắn gọn và phù hợp.
Khi chọn màu sắc, hãy suy nghĩ về nơi mà bài thuyết trình sẽ diễn ra. Phông nền tối sẽ hợp với chữ màu sáng hoặc trắng trong phòng tối, trong khi phông trắng với chữ màu tối lại hợp với một căn phòng sáng. Hãy chọn hình ảnh của bạn một cách cẩn thận. Hình ảnh chất lượng cao có thể làm rõ thông tin phức tạp nhưng những hình ảnh chất lượng thấp có thể làm cho bài thuyết trình của bạn trở nên không chuyên nghiệp. Hãy sử dụng hình ảnh động một cách hạn chế bởi một biểu tượng nhảy múa hoặc biểu tượng cảm xúc có thể sẽ đánh lạc hướng khán giả của bạn.
Sai lầm thứ 7: Văn bản quá dài
Quy tắc tốt nhất cho việc sử dụng văn bản là giữ cho nó đơn giản nhất có thể. Đừng cố nhồi nhét quá nhiều thông tin vào slide của bạn. Sử dụng tối đa là 3-4 từ cho mỗi gạch đầu dòng, và không quá ba gạch đầu dòng mỗi slide.
Điều này không có nghĩa là bạn nên phân tán các nội dung của bạn qua hàng chục slide. Chỉ nên giới hạn trong 10 trang trình bày hoặc ít hơn cho một bài thuyết trình 30 phút. Hãy chú ý vào mỗi slide, mỗi câu chuyện, hoặc biểu đồ một cách cẩn thận. Hãy tự hỏi chúng có thể giúp ích gì cho bài thuyết trình, và loại bỏ nếu chúng không quan trọng.
Sai lầm thứ 8: Thuyết trình rời rạc
Mặc dù chúng ta dành phần lớn thời gian trong ngày nói chuyện với nhau nhưng nói chuyện với khán giả là một kỹ năng thực sự khó, và chúng ta cần phải thực hành thường xuyên. Nếu sự lo lắng làm cho bạn trình bày thuyết trình một cách vội vàng, khán giả có thể bỏ lỡ những điểm quan trọng. Hãy sử dụng các kỹ thuật ổn định tâm trí hoặc hít thở sâu để ngăn chặn sự vội vàng. Nếu bạn bắt đầu lảm nhảm, bạn phải mất một chút thời gian mới ổn định lại bản thân. Hãy hít thở sâu, và phát âm từng từ rõ ràng khi bạn tập trung vào việc nói chậm lại.
Bài viết của chúng tôi về cách cải thiện kỹ năng nói trước đám đông sẽ cung cấp cho bạn một số chiến lược và lời khuyên có thể sử dụng để trở thành một diễn giả hấp dẫn hơn. Một kỹ thuật hữu ích là kể chuyện – câu chuyện có thể là công cụ mạnh mẽ để tạo cảm hứng cho những người khác.
Sai lầm thứ 9: Thể hiện sự thiếu năng động
Một sai lầm phổ biến khác là đứng một chỗ quá lâu trong suốt thời gian trình bày của bạn.
Một số diễn giả cảm thấy thoải mái hơn khi đứng sau bục phát biểu. Nhưng hãy cố gắng làm theo Steve Jobs, người luôn di chuyển quanh sân khấu trong khi thuyết trình.
Cũng như di chuyển trên sân khấu, ông thường sử dụng những cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể để truyền sự phấn khích và niềm đam mê của mình đến khán giả. Hãy chú ý đến những cử chỉ của bạn bởi nó rất quan trọng trong việc thể hiện cảm xúc khi giao tiếp với người khác. Chỉ nên sử dụng những cử chỉ nếu họ cảm thấy tự nhiên, và tránh việc sử dụng cánh tay của bạn, trừ khi bạn muốn làm cho khán giả cười.
Xem bài phỏng vấn của chúng tôi về “Chiến thắng ngôn ngữ cơ thể” để tìm hiểu thêm về ngôn ngữ cơ thể và tác động của nó tới khán giả của bạn.
Sai lầm thứ 10: Tránh giao tiếp bằng mắt
Bạn đã từng chứng kiến một bài thuyết trình mà người nói dành tất cả thời gian chỉ để nhìn vào bản ghi chép, màn hình, sàn nhà, hoặc thậm chí lên trần nhà chưa? Điều này khiến bạn cảm thấy thế nào?
Nhìn vào ánh mắt của người khác giúp thiết lập một sự kết nối cá nhân, và thậm chí một cái nhìn nhanh chóng cũng có thể thu hút mọi người. Nếu phạm vi đối tượng của bạn khá nhỏ, hãy cố gắng giao tiếp bằng mắt với mỗi cá nhân ít nhất một lần.
Nếu lượng khán giả quá lớn thì hãy hãy thử nhìn vào trán của mọi người. Mỗi cá nhân có thể không nghĩ là bạn đang giao tiếp bằng mắt, nhưng những người ngồi xung quanh họ sẽ cảm thấy bạn đang làm vậy.
Những điểm chính
Phải thực hành và nỗ lực rất nhiều bạn mới có thể có được một bài thuyết trình tốt. Nhưng, nếu bạn biết làm thế nào để tránh khỏi những cạm bẫy thường mắc phải, bài thuyết trình của bạn sẽ tốt hơn nhiều.
Sai lầm thường gặp khi thuyết trình bao gồm không chuẩn bị đúng cách, cung cấp nội dung không phù hợp, và nói kém.
Thời gian dành cho việc lập kế hoạch cẩn thận luôn luôn mang lại lợi ích. Hãy kiểm tra địa điểm và làm quen với thiết bị trước để tránh những vấn đề có thể xảy ra.
Hãy giữ nội dung thuyết trình rõ ràng và súc tích và sử dụng phương tiện trực quan phù hợp. Và chắc chắn rằng bạn đề cập đến những thuật ngữ phù hợp với sự hiểu biết của khán giả để bài trình bày của bạn tránh gặp phải sự bối rối.
Hãy nhớ rằng, nói trước mọi người là một màn biểu diễn. Hãy tập nói rõ ràng với tốc độ chậm hơn so với nói chuyện bình thường để tránh nói quá nhanh. Sử dụng giao tiếp bằng mắt, ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ để bổ sung cho thông điệp của bạn và giữ sự chú ý của khán giả.
Trong những bài thuyết trình tiếp theo hãy tránh những sai lầm nêu trong bài viết này – bạn sẽ thấy bạn có thể thuyết trình một cách tự tin với một mục đích rõ ràng.
Chúc bạn có những bài thuyết trình thành công!
