Có câu: “Nếu muốn đi nhanh bạn hãy đi một mình, còn nếu muốn đi xa hãy đi cùng với đội nhóm”.

Cho dù kiến thức có uyên bác, kỹ năng có thành thạo đến mấy đi nữa, thì bạn cũng chẳng thể tự mình làm hết mọi thứ. Bạn chỉ có thể hoàn thành một số lượng công việc nhất định (trong một ngày làm việc). Cho dù có chăm chỉ tới đâu. Đây chính là lý do tại sao bạn cần thành thạo kỹ năng giao việc.

Vậy làm thế nào để giao việc hiệu quả? Chúng ta hãy cùng bắt đầu:

Tại sao bạn không giao việc?

Để tìm hiểu cách giao việc hiệu quả, trước tiên bạn cần hiểu tại sao các nhà quản lý lại không muốn thực hiện nó?

Thử nghĩ xem điều gì sẽ dễ dàng hơn:

Tự thiết kế và viết nội dung cho một tờ rơi để quảng cáo, hoặc nhân viên sẽ giúp bạn làm điều đó? Bạn biết chi tiết về sản phẩm, biết lợi ích và điểm khác biệt, và sẽ thật đơn giản nếu bạn ngồi xuống và viết nó. Nhưng câu hỏi đặt ra là “liệu bạn có thực sự cần tự xắn tay áo lên và làm?“

Thực tế thì tự tay bạn làm điều mình hiểu rõ sẽ nhanh và dễ hơn là giải thích cho nhân viên (mất thời gian), nhưng có 2 lý do chính bạn nên giao việc:

1. Thứ nhất, bạn có nhiều việc quan trọng phải làm. Thay vì mất quá nhiều thời gian cho những công việc đơn giản, hãy giao nó cho nhân viên.
2. Thứ hai, giao việc của bạn cho nhân viên, giúp họ phát triển kỹ năng. Lần sau, họ sẽ có khả năng tự thực hiện mà không cần sự hỗ trợ của bạn nữa. Điều này chẳng phải rất tuyệt?

Giao việc hiệu quả giúp bạn:

• Tận dụng tối đa quỹ thời gian và nguồn lực,
• Đồng thời, giúp nhân viên phát huy tối đa kỹ năng của họ.

Khi nào bạn cần giao việc cho nhân viên?

Giao việc hiệu quả là quá trình đem lại lợi ích cho cả bạn và nhân viên. Tuy nhiên, cần biết cách lựa chọn công việc nào phù hợp để giao cho nhân viên. Hãy trả lời 5 câu hỏi dưới đây:

1. Ai là người có đủ chuyên môn để hoàn thành nhiệm vụ? Đây là một nhiệm vụ mà nhân viên có thể thực hiện, hay bạn phải tự tay hoàn thành nó?

2. Nhiệm vụ này có giúp nhân viên phát triển kỹ năng của họ? Đây có phải là một nhiệm vụ thường xuyên xảy ra không? Hay nó là một nhiệm vụ thách thức đòi hỏi kỹ năng mới?

3. Bạn có đủ thời gian để giao việc hiệu quả? Thời gian của bạn phải đủ cho việc hướng dẫn, kiểm tra tiến độ và điều chỉnh nếu cần thiết.

4. Đây có phải nhiệm vụ bạn nên giao cho nhân viên không? Các nhiệm vụ quan trọng cho sự thành công lâu dài (như tuyển dụng đúng người) thực sự cần sự chú ý của bạn.

5. Nếu câu trả lời là “Có” cho ít nhất 1 trong 4 câu hỏi trên, thì bạn có thể giao công việc này cho nhân viên.

Mẹo:

Các yếu tố khác đóng góp vào quá trình giao việc hiệu quả bao gồm:

#1. Thời hạn của nhiệm vụ:

• Cần bao nhiêu thời gian để thực hiện công việc này?
• Có thời gian để làm lại nếu như sự cố xảy ra?
• Hậu quả của việc không hoàn thành đúng thời hạn là gì?

#2. Kết quả cần đạt được hoặc mục đích của nhiệm vụ, bao gồm:

• Tầm quan trọng của việc đạt kết quả cao nhất là gì?
• Tỷ lệ thất bại có cao không?
• Thất bại sẽ ảnh hưởng tới những thứ khác như thế nào?

Bạn giao việc cho ai và giao như thế nào?

Sau khi giao việc, bạn có thể sử dụng Mẫu biểu Giao việc hiệu quả để ghi lại các nhiệm vụ đã giao để theo dõi.

Bạn nên giao việc cho ai?

Các yếu tố cần xem xét ở đây:

1. Những kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng của cá nhân áp dụng trong nhiệm vụ họ được giao phó.

• Những kiến thức, kỹ năng và thái độ của nhân viên có khả năng đáp ứng hay không?
• Bạn có thời gian và nguồn lực để đào tạo khi cần thiết?

2. Phong cách làm việc ưa thích của nhân viên.

• Người đó có làm việc độc lập không?
• Những gì nhân viên mong muốn từ công việc của mình?
• Mục tiêu dài hạn và quyền lợi của nhân viên nhận công việc được giao là gì, và làm thế nào để sắp xếp các công việc phù hợp với các đề xuất?

3. Khối lượng công việc hiện tại của người này.

• Người đó có thời gian để nhận thêm công việc?
• Ủy thác nhiệm vụ này có gây xáo trộn về trách nhiệm và khối lượng công việc của họ?

Lưu ý:

Lần đầu giao việc cho một người nào đó, chắc chắn nhân viên cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ. Bởi bạn là một chuyên gia trong lĩnh vực đó trong khi nhân viên chỉ mới bắt đầu thực hiện nó. Hãy kiên nhẫn: nếu đã chọn đúng người để giao việc, và đang giao phó một cách chính xác, bạn sẽ thấy rằng cá nhân này mau chóng trở nên tài giỏi và đáng tin cậy.

Bạn nên giao việc như thế nào?

Sử dụng các nguyên tắc sau đây để giao việc thành công:

Bước 1. Trình bày rõ ràng nhiệm vụ và kết quả mà bạn mong muốn. 

Bước 2. Xác định mức độ tự chủ của nhân viên khi thực hiện nhiệm vụ.

• Cần hỏi bạn trước khi hành động?
• Hành động, và sau đó báo cáo kết quả ngay lập tức?
• Hành động, và sau đó báo cáo định kỳ?
• Hành động và chỉ cần báo cáo kết quả cuối cùng?

Bước 3. Thống nhất thời hạn (deadline) hoàn thành.

Bước 4. Xác định quyền hạn nhân viên cần có để thực hiện nhiệm vụ.

Ví dụ: được đề xuất ngân sách, được huy động người hỗ trợ…

Bước 5. Giao việc từ cấp độ thấp nhất của tổ chức.

Những người gần gũi nhất với nhiệm vụ, chính là người có kiến thức cụ thể nhất và chi tiết nhất với thực tế hằng ngày. Giao việc cho các cấp này giúp tăng hiệu quả và phát triển kỹ năng của họ.

Bước 6. Cung cấp sự hỗ trợ đầy đủ.

Sẵn sàng trả lời các câu hỏi. Đảm bảo sự thành công của nhiệm vụ qua việc hỗ trợ, cung cấp các nguồn lực và sự tin tưởng.

Bước 7. Tập trung vào kết quả.

Mối quan tâm chính là kết quả cần đạt được, chứ không phải là chi tiết về việc làm thế nào: Cách làm của bạn không phải là cách duy nhất hay là cách tốt nhất! Cho phép nhân viên có quyền tìm kiếm các phương án và quy trình riêng của họ. Điều này tạo điều kiện cho sự thành công và xây dựng niềm tin trong đội nhóm.

Bước 8. Tránh giao việc ngược.

Nếu có một vấn đề, ​​không cho phép nhân viên đùn đẩy trách nhiệm trở lại tay bạn: hãy gợi ý các giải pháp nhưng không cho câu trả lời cụ thể.

Bước 9. Xây dựng động lực và cam kết.

Thảo luận về cách nhiệm vụ này (nếu nó thành công) sẽ tác động đến thành công chung của đội nhóm như thế nào? Và được lợi gì về phần thưởng hoặc sự phát triển của bản thân họ. Ghi nhận kết quả xứng đáng.

Bước 10. Thiết lập và duy trì kiểm soát.

• Thảo luận về các mốc thời gian và thời hạn cuối.
• Thiết lập một lịch trình báo cáo để xem xét tiến độ.
• Thực hiện điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
• Dành thời gian để xem xét lại tất cả các công việc nhân viên đã báo cáo.

Khi xem xét kỹ lưỡng những điểm quan trọng trước và trong quá trình giao việc, bạn sẽ nhận thấy rằng, mình đang giao việc ngày một hiệu quả hơn.

Chấp nhận kết quả công việc như thế nào?

Khi nhân viên bàn giao lại nhiệm vụ đã hoàn thành, hãy dành thời gian xem xét kỹ lưỡng. Nếu có thể, chỉ chấp nhận chất lượng tốt, hoàn thành đầy đủ. Nếu bạn chấp nhận kết quả không đạt yêu cầu, nhân viên sẽ không học được cách thực hiện công việc đúng đắn. Tệ hơn, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian và kết quả là không hoàn thành được mục tiêu chung.

Đương nhiên, khi công việc được thực hiện tốt, hãy công nhận và khen thưởng nhân viên. Là một nhà lãnh đạo hãy khen ngợi bất cứ khi nào nhân viên tạo ra một kết quả ấn tượng. Điều này giúp bạn xây dựng sự tin tưởng trong đội nhóm và giúp đội nhóm của bạn thực hiện những nhiệm vụ tiếp theo tự tin và thành công hơn.

Tới cuối cùng thì cả đôi bên đều có lợi.

Những điểm chính

Tới đây, bạn đã nắm rõ các bước để giao việc hiệu quả, từ việc giải thích tại sao họ được lựa chọn, và những kỳ vọng của bạn với họ trong nhiệm vụ là gì? Thời gian, nguồn lực mà họ có thể sử dụng. Cũng như, thống nhất về lịch trình báo cáo và cập nhật tiến độ.

Cuối cùng, hãy cho nhân viên biết rằng bạn luôn sẵn sàng trợ giúp đưa ra giải pháp nếu trong quá trình triển khai có bất cứ sự cố nào xảy ra.

Chúng ta đều biết rằng, là một nhà quản lý cần tránh quản lý vi mô. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là từ bỏ quyền kiểm soát hoàn toàn: Bạn cần tìm ra sự cân bằng giữa việc tạo đủ không gian để nhân viên phát triển, nhưng cũng đủ chặt chẽ khi giám sát và đưa ra sự hỗ trợ phù hợp, để nhiệm vụ thực hiện đúng tiến độ và hiệu quả.